电子表格的救赎

由于操作上的广泛性和易用性，电子表格在相当长的一段时间内仍然不会退出财务部门的视线之外，对症下药的救赎之道才是根本的解决办法。

在我的工作重心转移到大陆以后，我发现目前国内仍有80%以上的公司还在沿用电子表格作为主要的财务预算工具。然而市场调查发现，由于电子表格群组在功能及灵活性上受到多种限制，令会计人员花在使用上的时间与精力形同白费。更严重的是，这些限制往往容易造成错误，有损财务报告或财务预测的精确性。事实上，随着本地企业业务的不断发展，以及组织架构的不断演进，电子表格的很多功能已经不合时宜了。

你的电子表格值得信赖吗？

我们都知道，电子表格在计算机的商业化进程中扮演过类似酶在化学反应中的角色。20多年前，从第一个表格处理软件Visi Calc最初作为财务报表的电子版本出现时，它最初的功能是进行基于行和列的简单的算术运算，从而避免了财务工作依靠纯手工纸笔作业时常出现的因某项错误而推倒重来的弊病，因而迅速在企业财务部门推广开来。

时至今日，因微软在个人电脑操作系统上的绝对领先地位，以Microsoft Excel为标志的电子表格已经成为财务人员最熟悉的工具之一，一方面它具有以自动计算为基础的强大功能，而且微软软件特有的易操作性，一般的会计人员不经过专业的培训就能较快地掌握并操作使用，因此它一经推出就受到财务人员的广泛欢迎。目前，电子表格在财务领域的应用主要有：自动建立财务报表；进行交易记录、商务预测、投资决策和预算编制；对应收、应付账款进行管理；建立管理会计、财务分析模型，进行What-if分析辅助决策；绘制三维的、动态的图表；作为决策支持系统的生成器；辅助审计人员进行审计风险分析和实质性测试等等。

实际上，并不仅仅是国内企业普遍使用电子表格来处理大量财务工作。我看过的一份调查报告显示，在美国CPA中，使用最多的软件为电子表格处理软件（以下简称“电子表格”）：一周平均有11.7个小时使用电子表格，超过在字处理软件、会计账户处理软件、数据库管理软件等其他一些在会计审计工作中经常使用的应用软件的平均周使用时间。与之相对应的是，另外的一份美国调查显示，有67％企业表示，由于除去电子表格他们的公司没有使用任何企业软件或预算软件，这种对电子表格的过度依赖也对财务部门的工作绩效产生了不利影响，平均说来这类企业的CFO们要花1/3的时间来输入、核实和修改计划或预算数据，而那些使用了专业的企业级预算系统的CFO们则只需用1/4的时间来做这些事情。

造成上述问题的根源还是在于电子表格的起源本身。电子表格从出身上说，起初完全是为了个人而设计的，并没有按照企业及应用的群组工作特点而设计。因此，在采用电子表格来管理群组相关数字时，为了确保个人电子表格上的数字，与整个群组内的数字吻合，往往会浪费财务人员的大量时间。此外，由于电子表格并没装置中央分析数据系统，会计人员只好花费大量时间与精力，以手工输入、复核、组织更新或重新安排电子表格之间的资料。这可能令财务管理效率欠佳，难以发挥应有效益。而来自微软的官方意见也认为，企业级用户必须要面对Excel中合并和控制的问题，因为Excel本是一个供个人使用的软件，如今却演变为和ERP系统、总账、收入计划工具等业务程序一起使用的工具。

现实的救赎之道

既然电子表格的问题这么多，我们是否要将它摈弃于财务工作之外呢？

答案是否定的。

由于操作上的广泛性和易用性，电子表格在相当长的一段时间内仍然不会退出财务部门的视线之外，对症下药的救赎之道才是根本的解决办法。

日前，阳溢软件了《加强管理绩效，提升企业表现：切勿过份依赖电子表格》 (“Don’t Outgrow Your Spreadsheets.Managing for Improved Corporate Performance”)的白皮书，在欧美企业的财务领域引发了一场不小的轰动。这一报告主要揭示了使用电子表格存在的九大问题，包括：管理及保存群组相关数据；将资料重复输入到其他电子表格；保持众多电子表格之间的隐藏联系；整理合并众多电子表格；重复核实，以确保众多电子表格上的数字贯彻一致；保持庞大而复杂的电子表格；将主机报告的资料重新输入电子表格内；重新安排电子表格，从不同角度显示数据；重新组织电子表格模式，以反映公司架构的变化。

我遇到过一个现实的案例，某个大型国企从总部到三级单位共有一千多个实体，其复杂可想而知的预算项目竟然全部是采用电子表格来进行的，这样的一个工作量单纯依靠手工已经无法实现，仅仅三级单位到总部汇总一次就需要花掉一个月的时间，这个效率显然是不能让人满意的。

而且，电子表格的“单机版”特点决定了大型预算项目涉及人手的制式越多，就越容易出错，而财务部门恰恰又是不能允许出错的部门。由于“萨班斯法案”出台以来，公司管治及透明度现已成为全球投资和财务界最关注的议题。因此财务报告的准确性如果有所闪失甚至会令公司不合乎法规，后果可能非常严重。为此，阳溢推出了MIS Alea，它能够有效减少用于管理电子表格群组所需的繁琐文书工作，适宜作为财务管理及财务预算和预测工具。凭借中央分析数据库，MIS Alea可以自动处理大部分程序，例如整理合并、重复核实及修订等等，而分析员亦能更有效地将时间运用于数据分析上，而并非管理大堆数字，从而大大提升了工作效率。

当然我们的目的并不是取代Excel这样广泛使用的电子表格，而是采取与Excel互补的策略来现实地解决大部分国内企业在财务和预算方面存在的问题。

我相信，这是现阶段最恰当的解决之道。

（作者为阳溢软件大中国区总经理）