管好文件保安全

以图存档文件防改保安全

出于某种需要，也许我们不希望自己的Word文档被他人修改，但是该文档又必须被他人所浏览，这时除了采用系统提供的文档保护功能外，我们可以尝试使用图片格式的文档。

文档编辑完毕后，选取全文进行复制，然后新建一个Word文档，在新文件中执行“编辑”菜单上的“选择性粘贴”命令，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“图片”，然后单击“确定”按钮。这样，整个文档就被保存成为图片格式了。

温馨提示：既不加密码，又不用设置什么，只是一个保存方法就达到文档防修改效果，也不失为一种既大方又有效的文档保护办法。

文档恢复系统提供此功能

Office XP能够在出现故障时保存并恢复用户的文档。如果你对Word文档的前一次操作出现错误，那么下一次的程序运行时将自动出现一个“文档恢复”任务窗格。

如果用户要使用“文档恢复”任务窗格来恢复文档，可以选择“恢复此文档”，单击“关闭”，然后从“文档恢复”任务窗格打开恢复的文档。

如果Office XP程序没有响应，用户可以使用“Office应用程序恢复”实用程序来保存数据。方法是，单击“开始”菜单，指向“程序”，指向“Microsoft Office工具”，然后执行“Microsoft Office应用程序恢复”命令即可。

接下来选中没有响应的程序。单击“重新启动应用程序”或“结束应用程序”按钮来执行相应的操作。

温馨提示：知道Office XP为你提供了这一功能，你就不用在下次文档出现错误后前功尽弃了，抓住这根救命稻草，从死亡的边缘把你的文档尽可能地拉回来吧。

版本保存 存盘文档能还原

保存了文档却发现存在问题，想回到保存以前的状态，这样的后悔药有没有卖？答案是：有！而且要找到它也很简单，跟我来吧，打开“文件”菜单下的“版本”，将复选框“关闭时自动保存版本”打上钩，单击“关闭”按钮，OK。以后每保存一次，Word将为你自动保存一个版本。并有时间记录，你可以根据需要选择打开或删除相应的版本。怎么样，后悔药吃起来也很美吧。

温馨提示：有的朋友以为Word没有这样的功能，其实这样的功能在Word 6.0就有了，只是大家不注意罢了。

Microsoft Word的撤销（undo）和恢复（redo）功能，相信大家非常熟悉。但在实际工作中，某些重要文件需要进行长期和反复的修改，而撤销（undo）和恢复（redo）只对一次修订有效。虽然可以采用另存为新文件的方法，但不便管理。

其实，使用Word的“版本”功能就能很好解决这个问题。点击“文件”菜单下的“版本”功能，你就会看到上面一一记录了对文档编辑的所有保存的版本，虽然只有一个Word文档。备注栏在手动保存时是可以自己填写的，以便以后使用时方便查找。选中相应的版本，以前的文档又出现了。

温馨提示：要使这个“版本”功能生效，最省事的办法就是将 “关闭时自动保存版本”选中，这样每当关闭文件并存盘时，就会自动创建一个版本。

版本功能可以记录文档编辑的历史，可以查看和比较不同版本的文档。同时自动保存版本的功能可避免覆盖重要文档版本。所以，如果你编辑重要文档，最好还是将“关闭时自动保存版本”这个选项选上。

使用保密 工具选项设密钥

当用户的Word文档不想让其他用户读取时，可以使用Word的加密功能为文档加密。单击“工具选项安全性”，输入打开权限或修改权限的密码即可。

温馨提示：这是最常用、最普通的Word文档加密法，但因设置埋藏得比较深，又没有显眼的按钮或命令可用，所以一般初级用户自己不容易琢磨出来。不过看完本技巧，大家一定都明白了。

只读属性 病毒来吃闭门羹

因为宏病毒在Word中寄居的文件就是Normal.dot，所以预防宏病毒的方法其实也很简单，只要把没有感染宏病毒的Normal.dot文件的属性设置为只读，这样宏病毒就不能寄居到Normal.dot中，这样能起到预防宏病毒的效果了。

温馨提示：把一些内容固定的文件设置为具有只读属性，往往也是防止病毒侵入的通用方法之一。但这也不是万能的，如果病毒制造者注意到这一点，在侵入前先修改你的文件属性，去掉只读属性，那对他们来说不是小菜一碟吗？因为，比他们“菜”若干倍的你还能想到，难道他们就会傻到如此地步？也许“大侠”们总是容易被不起眼的小石头绊倒？

彻底剿杀统统赶走宏病毒

宏病毒是通过Word中的宏语言（一种类似VB的语言）编写的，易于传播而且危害巨大，常常能将用户花了很多时间编写的文档瞬间“吃掉”，下面介绍使用手工的方法杀掉和预防宏病毒。

单击“工具”菜单栏，选择“宏”，单击“宏”命令，或者使用组合键Alt＋F8调出宏对话框，如果在弹出的对话框中有已经记录的宏的话，那就极有可能是宏病毒，删除所有的宏就可以了；比较复杂的宏病毒会将宏对话框屏蔽掉，这时就需要采用其他方法。

温馨提示：Word环境中的宏病毒一般是存放在Microsoft Office目录下Templates子目录中的Normal.dot文件中，这时需要重新启动计算机，找到这个文件，并把它删除，再运行Word就可以了。有些宏病毒“知道”用户会找到Normal.dot并删除掉，所以它会在硬盘的多个目录中放上同样的Normal.dot，如果只删除Templates下的一个，Word会按照Windows缺省的搜索路径进行搜索，这样会加载其他有毒的Normal.dot，并把删除掉的再重新恢复。这时，用户只要使用Windows中的查找文件的方法把硬盘中所有的Normal.dot全部删除就可以了。

保存类型 巧妙鉴别宏病毒

在病毒横行的今天，用户可能会非常担心自己的Word文档感染了电脑病毒特别是宏病毒，如何检查Word是否感染了宏病毒？其实检查的方法很简单：

打开需要检查的文档，单击“文件”菜单栏，选择“另存为”命令，如果对话框中的保存类型固定为“文档模板”，则表示这个文件已经感染了宏病毒，需要用杀毒软件进行清理了。

温馨提示：当然，你直接用杀毒软件来扫描一下这个文档也未尝不可，毕竟现在不装杀毒软件的用户还是少数啊。