改变传统采购模式 推进物资库存管理

长期以来，中国的企业普遍存在重生产、轻物流的现象，物流管理水平长期滞后。作为大型国有企业的石油公司，由于受传统运营模式的影响，也存在类似问题。中国石油行业的三大巨头――中石油、中石化、中海油，由于他们的行业特性所决定，其年产值能达到几百亿元到上千亿元，每年物资采购量可达到数十亿，一个油田的库存物资金额就可能达到几个亿。如此数量的库存物资，不仅占用大量资金，造成物流成本的增加，而且，部分库存物资长期积压一段时间后。由于贬值或其他不可控因素造成报废，增加了公司物资库存风险。在目前国际石油公司中，桶油成本是石油公司成本核算的主要指标，也是石油公司竞争力的重要标志。降低物资库存，控制物流环节中的库存成本，也是提高公司竞争力的一个重要组成部分。库存成本的控制，不仅需要物资管理部门的努力工作，也需要采购部门的大力支持和配合，有效的采购模式和策略将推动物资库存管理水平的提高。

影响库存管理的传统采购特点

在传统的物资采购活动中，采购部门通常把主要焦点都集中在与供应商进行商业交易的活动中，对库存控制等物资管理方面的问题关注较少，而且，采购部门的工作也常常是被动地为满足生产部门需要而展开。传统的采购模式，对库存管理水平的提高存在一定影响，主要特点表现如下：

1．物资采购周期长。

对于传统的物资采购工作，特别是在大型国有企业中，物资采购通常是以职能为中心逐级审批进行。从物资需求部门提出采购需求到供应商供货，一般需经过较长时间，采购物资才可能到达需求部门。以渤海石油公司物资采购为例，传统的物资采购流程和供货周期如图1所示。

从图中可以看出，通常情况，大约在2至3个月后，需求部门才能得到他们所申请采购的物资。面对漫长而不确定的供货时间，需求部门在提出采购申请时，往往也随之缺乏计划性，而且，根据该供货时间提出的物资采购需求，在两三个月的供货期中，如出现一些不可控因素使生产计划发生改变，可能导致新采购物资成为库存物资暂存库房，如长期得不到利用，库存物资就会变成长期积压呆滞物资，造成库存量增加，影响物资库存管理。

2．存在重复采购现象。

通常情况，采购部门接到采购申请后，采购人员一般不会去查询物资库存，况且，面对大量的库存物资，如仅靠采购人员依据物资库存报表逐项查询落实。既耗时，在实际工作中也难以实现。因此，如果物资需求人员在提采购申请前不做库存物资查询或查询工作不仔细，极有可能造成重复采购现象，使库存的同类物资得不到及时利用，造成库存物资积压，增加库存成本。

3．采购部门被动响应生产需求。

在传统的采购活动中，由于采购部门很少关心公司生产作业状况，对生产作业进度和需求变化了解不多，不能有效根据生产需要组织采购，采购活动以采购申请单驱动方式进行，使采购工作缺乏主动性，同时，被动满足一线生产需求，使采购工作响应生产需求的能力迟钝，降低了采购工作效率。采购的不及时性和供货周期的不确定性，可能会导致生产需求人员在提采购需求时，为了提高使用物资的安全系数，经常会在正常需求量的基础上增加一定的附加量，这在一定程度上造成了库存物资增加。

4．与供应商缺乏合作基础。

在传统采购模式中，需求与供应之间的关系是临时性的，或者是暂时性的合作。通常，供应商不会考虑需求方的利益，双方缺乏合作与协调，更谈不上互利双赢。采购人员在与供应商谈判过程中，采购人员也单纯从本公司利益的角度出发，对供应商的一些合理要求置之不理，从而挤占供应商合理利润空间。在某些情况下，供应商为了进入或占有这个市场，即使在某种负利润条件下，也可能接受采购人员提出的某些不合理要求，而在履行合同时，供应商为了减少损失，可能会通过一些非正常手段来完成这个合同，如以次充好、或拖延交货期等方式应付，结果使双方利益受损。供应商提供的次品或不合格品一旦验收不严或未被及时发现，生产一线使用后将给公司带来更大的潜在风险，即使在使用时就已发现问题，最终也只能成为积压库存物资。

因此，为了满足公司低成本发展战略的需要，对拥有大量库存物资的石油公司而言，除了物资管理部门做好库存管理工作外，采购部门改变传统物资采购模式，对合理控制和利用物资库存，也具有非常重要的现实意义。

改变采购模式，强化库存管理

采购作为现代物流管理中的一个重要环节，采购部门的工作直接影响到采购物资的质量和库存水平，因此，有效的采购模式可以提高库存管理水平，推动公司的发展。

1．建立采购需求预测体系，提高采购工作主动性。

预测是制定采购计划的基础。石油公司生产物资的需求通常具有不规律性，作为物资采购部门，如果对每次物资采购需求，只是简单被动地响应，将很难脱离传统采购模式，使采购工作缺乏主动性。因此，改变传统的物资采购观念，建立物资采购需求预测是非常必要的，这不但可以发挥采购部门的主动性，而且，可提高采购效率，缩短物资采购周期，减少物资库存数量。

根据各石油公司实际生产作业特点，可以有多种需求预测方法，如长期预测、短期预测、定性预测、定量预测等。依据渤海石油公司生产作业计划，下面对定性和定量预测方法的应用进行简单介绍。

(1)定性预测

对于未来需求变化比较大，做出准确采购需求预测比较困难的情况，可以通过主观判断，运用定性测算的方法制定采购计划，定性预测所制定采购计划只是标定了一个大致范围，不能确定出具体采购数量。

表1是2005年X月渤海石油公司可能钻井作业计划表。依据此表，可预知X月作业井总数为21口，在实际生产活动中，由于石油钻井作业计划的可变性较大，作业井数可能随时会调整，采购部门依据该作业计划，可以对未来可能的采购物资做出定性预测，使采购部门有目的地提前开展部分工作，提高采购工作的主动性。由于定性预测的不确定性，采购部门必须随时加强与生产部门的沟通，紧贴生产一线，随时了解生产作业情况，当生产作业计划发生改变时，采购部门可及时做出相应调整，以保证采购部门响应生产需求的及时性。

(2)定量预测

定量预测是依据历史统计资料，运用一定的数学分析计算方法，对未来物资采购情况做出定量测算。在运用此方法时，采购部门需要收集相关历史数据，结合生产部门的作业计划，通过一定的数理分析，从而做出采购需求预测，制定采购计划。

表2是2005年渤海石油公司

生产平台作业计划。依据该作业计划，采购部门可以预知每月各平台的具体工作内容，以A平台10月工作为例：透平发电机大修属于设备定期维护项目，采购部门需要根据以前透平发电机大修所要备件情况拟出采购清单，提前进入预采购程序，当生产部门提出实际采购需求时，只需对原采购计划做出适当修正即可。而A平台和B平台分别计划在11月和12月维修生活污水装置，因此，在与供应商做A平台11月的采购计划时，可以把B平台12月的维修计划考虑在其中(采购量通过历史数据可分析获取)，这不仅可以发挥公司集中采购的优势，而且可提高采购效率。当然，实际的采购活动可能要复杂。这里只是用一个简单事例说明采购预测的重要性。

采购需求预测不但可以提高采购部门的主动性，而且可以缩短采购周期，如果在签订协议时，适当运用一些采购策略，在提高采购工作效率的同时，还可减少一些不必要的库存，推动库存管理水平的提高。

2．与供应商建立合作关系。提高采购效率，降低物资库存。

石油公司属高风险、高投入的行业，为了满足生产作业需要，保证这部“产油机器”的正常运转。每年需要采购大量的物资，如果按照传统采购模式，不仅需要耗费大量人力物力去组织这项工作，而且，大金额的采购必然会造成部分物资的库存积压，这不符合公司低成本发展战略的需要。通过与供应商建立长期合作伙伴关系，签订长期(可以是年度或可变期限的)供货协议，不仅可以与供应商建立长期稳定的合作关系，提高供货物资的质量，缩短供货周期，降低采购成本，而且，利用公司有限资源，可以最大限度发挥采购的作用和效率，实现与供应商的互利共赢。

从2004年开始，公司以提高采购效率、控制成本和降低库存量为目标，分析所采购物资性质和进货渠道，确定需要与资质和信誉良好的供应商建立合作关系。采购部门通过对历史采购数据分析处理，筛选出需签订长期协议的采购物资，然后根据所筛选的物资种类寻找相应的供应商，并与之签订长期稳定的供货协议。

(1)渤海石油公司长期供货协议物资的筛选原理

对前3年所采购物资信息进行统计分析，并按物资种类、金额、重要程度等信息进行分类筛选，筛选原则如下：

①订购数量比较大，如与供应商建立合作关系，签订长期供货协议后，采购成本的降低与采购数量相关性比较大的物资，通过签订长期协议，可降低总采购成本。

②低值易耗、采购频率比较高的物资，签订长期协议可提高采购效率，降低库存。

③对生产一线作业起关键作用的物资，签订长期协议可降低库存且能保障生产一线的急需。

依据上述筛选原则，渤海石油公司共确定出可签订长期协议的物资约3万种，拟签订协议数十个。根据拟签订协议类型，需选择可建立长期合作关系的合格供应商。

(2)合作伙伴的选择、评价与确定

合格供应商的选择是建立在平时供应商管理工作的基础之上．采购部门通过平时对供应商情况的全面掌握，依据与各供应商合作情况，综合供应商所提品质量、价格、供货能力、信誉、服务、交货及时性、稳定性等因素，优选出若干合格供应商，然后通过科学合理的评价选择方法．确定出最优供应商，选择评价程序图2所示。

在与优选出的供应商签订长期供货协议，建立可靠的供应关系后，公司采购流程简化如图3所示。

由于采购方式的改变，使采购活动由采购申请驱动方式转变为由订单驱动方式进行，采购不再需要双方询价和报价的反复协商，降低了交易成本。交货周期的大幅缩减，有的甚至变为零交货期，对部分物资而言，公司不再需要自己保留库存，转由供应商管理库存，降低了物资库存量和物流成本，提高了公司资金利用效率。同时，由于双方稳固的合作关系，提高了供应商生产稳定性，节约了其交易费用，从而达到互利双赢的目的。

至目前，渤海石油公司已与近50家供应商建立了长期合作关系，累计签订长期供货协议57份，协议物资达36大类2万余种，占目前所有总采购物资品种的26％。其中，在2005年通过协议下采购订单2234份，约占全年总采购量的10％，同未签订长期协议时零散采购比较，2005年使用订单采购同比价格平均下降13％，节约采购资金1000多万元。同时，由于采购流程的优化，签约周期由常规的20多天缩短为2天，使采购效率提高90％，加快了采购部门响应生产需求的速度。在长期供货协议的基础上。利用供应商管理部分物资库存，降低了公司物资库存量，同2004年库存量比较，2005年库存降低9．6％。

3．控制重复采购，提高沉淀库存的利用率。

在传统的采购模式中，采购的目的比较简单，只是为了满足生产需要和补充库存，采购部门对库存的不了解，导致许多物资重复采购，使库存物资得不到充分利用。为了提高库存物资管理水平，渤海石油公司建设了物资管理信息系统，并将所有库房进行联网管理，使物资从需求的提出、审批、采购、入库、配送到使用，均通过物资管理系统完成。在该系统中，采购部门已作为库存控制的一个节点，采购需求到达采购部门后，采购人员必须对需求部门提出的采购申请进行审核，以确保库存物资得到充分利用，避免重复采购。库房的联网管理，减少了物资在不同库房间重复储备现象，提高了仓储设施的利用率。物资管理信息系统的应用，提高了采购部门的工作效率。2005年渤海石油公司某生产部门提出采购申请882份，采购部门通过管理系统排除重复采购33份，通过控制重复采购，利用沉淀库存物资100多万，使采购部门发挥了管理和控制库存的作用。

4．优化物资采购策略，推动库存管理水平的提高。

创新是公司发展的灵魂，创新采购模式，可极大提高采购部门的效率，充分发挥采购部门降低库存的职能。如作为生产平台井下关键设备的潜油电泵，在2005年以前，渤海石油公司采购部门采用直接从厂家购买的采购模式。由于井下恶劣的工作条件，使潜油电泵的损坏率比较高，电泵的检修和更换直接影响油井生产时间，增加公司作业成本的控制难度。为了提高潜油电泵运行质量，控制生产作业成本，2005年以后，公司采购部门改变了潜油电泵的采购模式，统一实行“以租代买”形式，即以租赁形式与几家供应商签订租赁协议，公司只拥有潜油电泵使用权，不负责库存和维修。通过这一创新采购模式，一方面提高了潜油电泵质量，引入竞争机制，降低了公司实际生产运营成本，另一方面，实现了公司对潜油电泵的零库存管理，采购周期由常规的40多天缩短为1天，作业费用节省上千万元。对价值高、使用量大的物资如钻井用套管，进行集中统一采购，形成低成本、高质量、稳定的货源渠道，发挥了公司集中采购优势。对附加值低、消耗量大的物资，如钻井中使用的水泥、纯碱、重晶石等材料，公司采用外包方式，由专业物流公司统一采购配送，既提高了专业物流公司的规模效益，又降低了公司作业成本，实现了该类物资零库存管理目标。在实际采购工作中，优化采购策略的方式还有很多，这需要采购人员不断探索和创新，有的采购策略可能从某一方面看不一定占有优势，但从整体上看，最终可实现公司利润最大化。

因此，采购部门的有效工作和合理的采购策略，不仅提高了采购效率，还可以促进和推动库存管理，为公司降低库存、节约成本做出贡献。