办公室接待工作精细化管理论文

一、办公室接待工作中所存在的问题

就目前而言，办公室接待工作中主要存在三个问题，即办公室接待人员的办公效率比较低和管理制度不够完善，工作流程不精细以及办公室工作人员的服务意识淡化，工作主动性比较低，下面就这三个问题进行阐述。

1、办公室接待人员的办公效率比较低

对于办公室接待工作，经常会出现突发性的、紧急性的事件，对于他们的工作时间也没有确定性，这样以来，就会造成办公室接待人员的心情比较的烦躁，这样以来，就会使他们在进行接待工作的时候，处于一种忙乱和无序的状态，从而导致他们进行接待工作的时候，服务态度不好，配合的不够协调。就目前而言，许多的企业的接待工作是由工作人员之间相互的协调和每个人各管一部分，把这些相互串联起来以及在工作中只有少部分的制度管理而进行的。所以，办公室接待工作的工作人员必须要具备很好地专业素质以及丰富的经验和高度的责任感，他们在接待的过程中，不能够粗心大意以及懒散，如果他们不具备这样的工作态度的话，那么办公室接待工作的效率就会大大的降低。

2、管理制度不够完善，工作流程不精细

对于这一问题，主要是办公室里岗位职责不够明确，有的岗位工作内容比较繁多，有的岗位却没有工作内容，这样以来就容易造成工作不明确，工作效率也就比较低。如果工作分工明确，这样不但能够避免有的接待工作不会出现重复与空白，做好相应的工作，还能在繁忙的时候，保证工作的效率和质量。在接待的过程中，如果工作责任不能够落实，不精细或者是粗制滥造，那么就会增加办公室接待工作的难度。

3、办公室工作人员的服务意识淡化，工作主动性比较低

这种情况主要是表现在企业的工作人员在进行接待工作的时候，主动性和创造性比较的低，接待工作做的粗心大意，尤其是在接待工作繁忙的时候，他们只是应付了事，积极性也不高。不管是哪个行业，他们的服务态度的优劣，决定着工作效率的高低，也是接待工作的关键。在招聘接待工作人员的时候，要考察应聘者的服务意识的强弱，但是，就目前而言，许多的工作人员对于接待工作的热情比较的低，服务意识也比较的差，他们只是处理工作中的突发事件。

二、精细化管理的概述及应用

1、精细化管理的内涵

所谓的精细化管理，其实就是一种企业的管理理念，是一种管理方式，把社会分工做到精细化，要以服务的精细化为基础，在常规的管理上进行深入，这样以来就降低了管理中所需要的成本。精细化管理就是把管理的责任要能够落实，并且要将其进行具体化和明确化，能够一次性就将工作做到位，发现问题要及时的处理。

2、精细化管理的原则精细化管理的原则主要有四种，下面就这几种进行阐述。

2.1宏观管理和微观管理相统一的原则

精细化管理是属于微观管理的，是和宏观管理辩证统一的，在企业中，这种管理是为了提高企业的管理目标以及经济效益的。细节是成功地关键，对于企业也是一样的，很多的企业正是遵循了宏观管理和微观管理相统一的原则，精细化管理创造了无数的奇迹，比如：迪尼斯乐园、肯德基。

2.2理论学习和实践相统一的原则

对于这一原则，只有二者相互统一，相辅相成，才能取得好的效果。首先，理论学习是精细化管理的基础，也是十分重要的，如果没有理论化的学习，就没有了解，操作起来就会很盲目，这样以来就很容易走弯路或者是进入误区；其次，在实践的时候，学习理论的目的就是为了更好地时间，如果没有实践，理论就不会成立，也是空谈。

2.3主导性与主体性统一的原则

管理人员是精细化管理的主导，是由管理人员进行操作的。可是，主导性不等于主体性，企业的员工是精细化管理的主体。因此，管理层人员在对自身进行精细化管理的时候，培养自己的积极性和主动性以及创造性的同时，还要培养全体员工对于精细化管理的创造性的能力和积极主动的能力。

2.4共性与个性统一的原则

精细化管理有很多的特点，但是它的个性特点尤为的突出。在进行管理的时候，要把个性与共性相互统一，这样以来，精细化管理工作才能更好地开展。

3、精细化管理的实施要点

对于精细化管理的实施要点来说，主要表现在八个方面，第一，要是服务为生命，就是要注重服务的质量；第二，以市场为主导，要根据市场的变化而变化；第三，以创新为灵魂，就是要注重创新；第四，以实践为目的，就是要注重实践；第五，以系统为保证，它是精细化管理的重要保证；第六，以标准达细化，就是要对管理实施细化的标准；第七，以数字达精准；第八，以制度做依托。

4、精细化管理在沈阳经纬客运公司的运用

沈阳经纬客运站对于员工进行了多次的培训工作，虽然说取得了一定的效果，但是从总体上看，没有多大的效果。这一问题的出现主要是沈阳经纬客运站培训管理本身就没有达到精细化的要求，培训人员不是专业性的人才，培训的各项工作没有一个好的规划，为了改进这一问题，培训管理人员就要加强精细化管理，确定目标点。

三、如何做好办公室接待工作中的精细化管理

1、工作人员的精细化理念

对于这一点，首先要强化工作人员的责任意识，不管是哪个企业，它的办公室接待工作都比较的繁杂，因此，不管是哪个员工，都要有责任意识，把每项工作都要能够落实，积极地主动工作，并且确保工作的质量，完美的完成工作，如果出现问题，要主动承认，并且及时的解决；次，办公室接待工作人员要具有强烈的服务意识，这是它的关键所在。对于企业的办公室接待工作，工作人员的礼仪是其的一个重要部分，如果接待人员的礼仪做得很到位，那么这个企业的形象就得到了很大的提高。对于接待的工作人员来说，他们不仅要有专业的知识素质，还要能够具备良好的组织能力和协调能力，良好的心理素质也是必不可少的。接待人员在工作任务繁杂的时候，要能冷静的处理，认真的对待；最后就是要培养他们的创新意识，对于接待的对象，要要运用合适的接待方式，要能够灵活，而不是一直处于一个工作模式。

2、将接待工作中的精细化管理转变为一种管理制度

如果想要更好地精细化管理，就要进行管理化建设。对于接待工作的工作内容和工作范围以及协作的关系，要进行具体化和清晰化以及明确化的分工，建立相关的规章制度，把每一个接待的流程要实施落实，让其能够有序的进行，从而提高办公室接待工作的效率。此外，为了不必要的差错和失误出现，就要提高接待人员的协作能力。其次，还要建立相关的惩罚制度，出现错误要有明确的惩罚措施，做得好的地方，要及时的进行奖励，这样以来，就容易营造一个良好的竞争环境，同时还可以提高员工的积极性。总之，将接待工作中的精细化管理转变为一种管理制度，有利于提高办公室接待的工作水平。

3、明确岗位职责，加强沟通

任何一个企业，如果没有明确的岗位职责，那么，办公室接待工作就容易出现混乱的局面。办公室接待工作本来就是一个事务性的工作，不能出现混乱。如果出现混乱，工作人员就会相互抱怨，有的还会推卸责任，这样以来，办公室接待工作的工作效率就会明显的降低，从而影响企业的发展，在这种情况下，就应该每个工作人员的岗位职责，才会使接待工作能够有秩序的进行。此外，办公室工作人员之间还要相互的沟通，下级要能够很好地理解上级的意思，把握住方向，上级要把做出的决定和收集的信息很好的传达给下级，员工之间也要很好地沟通，相互监督，出现问题，及时的进行沟通，同时要及时的改正。本文主要对办公室接待工作中存在的相关问题进行了简单分析，并提出了相应的提升办公室精细化水平的相关措施，由此可见，如果要提高办公室接待能力，精细化管理十分的重要。

作者:周灿 单位:国网四川省电力公司管理培训中心