试析房产档案在房产管理信息系统中的作用

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步入了一个信息化的时代，无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。

一、房产管理信息系统建设解决的几个问题

1、登记流程规范化。房产管理信息系统通过计算机网络技术，采用专门的登记软件，建立各类房产登记的规范化流程，实现登记数据从案件受理到审批、登簿、发证、归档等业务的网上传输，建立电子登记簿。工作人员只需做好自己的环节，流水作业，可以极大提高工作效率。

2、测绘产权一体化。为解决房屋座落不规范、编号混乱的情况，按照“以图管房”的总体思想，采用房产测量规范的编号规则，对全市房屋进行统一的分区、分丘、分幢、分户编号，形成树状排列模式，通俗来讲，即是将全市房屋都微缩到计算机中，建立一个虚拟的数字城市，在管理和利用上更加直观、高效。房产测绘是建立这一模式的基础，通过实地的测量、调查、绘图，形成每幢房屋的自然状况信息，通过系统软件导入系统数据库，作为房产登记中房屋的自然状况数据。以笔者所在城市为例，首先取得全市的地籍图，按照道路、河流划分区片，每区内按照土地界址划分丘，基本每丘内为一个住宅小区，按幢测绘分户图，出具测绘成果，同时形成直观的楼盘表。

3、登记数据规范化。房产管理信息系统可以建立规范的电子登记簿，解决了以往登记需要直接查阅房产原始档案的问题。同时，电子登记簿准确反映了房产的权利状况，也可以作为房产原始档案的索引，解决了以往手工登记中漏登、错登造成的一系列问题，保障了房产登记的安全性。

4、数据利用简便化。房产管理信息系统中存储了全市所有房屋的自然状况和权利状况，除了在房屋登记中发挥不可或缺的作用外，在数据统计、数据管理中同样可以做到简便、高效比如在城市规划中，可以统计任意区域内的房屋状况，计算拆迁成本等。而对于授权的网上档案查询等功能也可以轻松实现。

5、合同备案网络化。实现商品房网上备案是房产管理信息系统的又一大亮点。可以通过向房地产开发企业授权，在开发公司签订购房合同时即时将售房数据传入系统数据库，实现房地产市场的实时监控，随时掌握房地产市场动态，有利于市场监管和相应政策的制定。

6、为全国房产管理系统的联网提供可能。全国房产管理系统的联网是房产管理发展的大趋势，尤其是在国家不断加强房地产市场宏观调控的情况下，如限制第二套购房等政策，如何认定购房者家庭主房套数等，如果没有完善的甚至全国联网的房产管理系统，在执行上肯定困难重重。而各地在逐步建立本地区内房产管理系统的情况下，今后只需与全国系统接通，即可实现全国的联网。

二、房产档案在房产管理信息系统中的作用及整理

针对以往可能存在的档案资料不齐、权属不清、档案分散等情况，应该在档案数字化过程中一并规范，仅从技术手段方面讲，主要有以下几个步骤：

1、制定档案编号及存放规则。由于房产档案是房产管理信息系统中的一项，可以按照“以图管房”的编号模式，对应形成树状的存放结构，具体到实际，就是每户档案的位置固定，一幢楼的每户档案集中存放，一个小区每幢楼的档案也是集中存放，每户办理转移、变更等形成的档案资料到其固定位置进行添加。这种存放方式简单明了，结构严谨，利用方便，只是对库房要求比较严格，需要预留足够多的存储空间。

2、制定房产档案的整理标准。首先要确保档案资料的完整性。一套完整的房产档案在结构上主要有房屋的自然状况资料、权利人状况资料，在业务上又必须具备初始登记或总登记资料，更重要的是明确党前的权利状况，包括所有权、他项权、其他限制权利等。其次要制定统一的文本存放规格，如纸张大小、存放顺序、装订方式等，同时录入电子数据建立电子登记簿，并扫描文本资料绑定备查。最后还要制定严格的编号方式和归档方法，如每户档案为一宗，在显著位置打印该户编号，一幢楼建立一份索引，打印该楼编号，存放该楼必要的公用资料，以此类推。

3、合理安排房产档案的整理顺序。如果以往的房产档案管理不规范，进行一次整理类似进行一次总登记，可能需要相应的实地调查、补测、入户询问、由权利人补充材料等，其间还会存在不断有新的登记档案资料形成。因此，可以按照“以图管房”的模式分区分片进行整理，已整理和未整理的划清界限，以免出现混乱。房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。运用现代信息处理技术手段来管理房产档案信息资源，必将使房产档案管理的各个方面发生深刻变化，极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房产档案管理的整体水平明显提高，大大减少房产管理工作人员的投入，缩短大量事务的处理时限，使房产管理人员在有限的时间内得到充足的信息，不仅降低了成本，而且极大地提高了效率，保障了房产登记安全。