以科学为指导 加强地铁运营档案、资料的管理与应用

摘要： 随着南京地铁二号线和一号南延线的开通，网络化格局形成。我们现在拥有了85公里的线路。到2014年青奥会在南京举行，我们又将开通五条线路接近300公里的里程。公司提出了BT模式（Build-Transfer）即一种新型的投融资建设模式。如何推进信息化管理，加强对日积月累的工程技术档案的应用和管理。

关键词：资料收集；整理；移交；归档

档案材料的收集、整理工作是档案管理工作的一个起始环节，与其他管理环节相比，它有其特殊性和重要性，是档案工作的首要内容。巧妇难为无米之炊，没有详尽、齐全的资料来源，就谈不上档案管理。因为不具备查考价值，其他环节就不再具有意义。特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。

地铁运营档案室的基本任务是集中统一管理本公司各部门形成的各种门类和载体的全部档案、资料，为本公司各项工作服务，为南京地铁积累档案史料。档案收集工作是整个档案工作的基础和起点。为保证我们接收到和收集到档案资料真实性和有价值性，收集工作就是档案工作的一个重要环节。我们南京地铁2005年9月开始运营至今已经从单线向多线发展，从最初的21.72公里已经增加到现在的85.154公里.特别是 2010年是南京地铁发展的一个里程碑，5月28日一号线南延线、二号线的一次性成功开通，标志着南京地铁从此迈进了网络化运营的新时代。这是一个质的飞跃。从一号线开通后的四年时间里，我们陆陆续续接受了工程竣工档案6000多卷、施工设计土建和监理图纸800多份、所有小行基地、沿线23个车站的设施设备原始资料1800多套。这些完整的工程资料为一号线的运营发挥了无法估量的作用。

在网络化运营开通的前期，技术资料管理工作十分繁重，特别是临近新线开通运营时，各部门、中心对相关技术资料、档案的需求十分迫切，资料室一方面积极配合新线设备接管做好资料移交对接；另一方面将接收的资料、档案及时进行整理、归档、分类、统计，并将所有的文件与资料目录公布上网，便于查阅，方便各专业使用。与此同时，还深入现场，主动了解一线需求，全力做好专业技术服务工作。在新线开通前，根据专业需要，及时复印了二号线门禁系统、环境与设备系统、一号南延线给排水及消防系统等文件资料、车站工程的资料，为一线的运营生产提供了有力支持。

同时大量的资料和档案又给我们的管理和利用提出了高标准、严要求。作为奋战在档案和资料工作一线上的员工，每年对公司各部门档案、资料整理收集，我总结了以下几点：

一、对档案收集工作的重视程度不够。我们没有站在档案为公司服务的角度去认识档案、资料的收集。部门采购设备原始资料收集不上来，有些部门、中心太重视资料的作用了，为了自己用着方便，或者怕交给档案人员保存不放心而自己收藏。这样的情况下还影响了其他部门，同样效法。形成恶性循环从而使档案难以收集齐全。

二、对档案收集工作的认识不正确。有些部门、中心的兼职人员，或者换得太快不熟悉业务，或者不知道收集什么，或者不负责任收集等。尽管上级档案业务部门将档案、资料的齐全、完整情况列为档案工作认定的重要依据，但是具体到部门中心，要做到系统地、具体地收集材料，还是有一定的难度。以及造成了运营资料室的资料不完整性，各专业技术人员的技术需求有时得不到支持。

三、档案收集工作权责不清。各部门自成一体，是造成收集困难的重要因素。由于各部门中心分工职责明确，“各人自扫门前雪、不管他人瓦上霜”的现象令人堪忧，各部门之间缺乏沟通，导致技术资料分散保存。往往重要的、反映部门技术重点的材料收集不上来，从而影响了档案的价值和后续工作。

资料收集、整理是我们工作的组成部分，是提高公司档案工作效率和工作质量的必要条件，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。资料收集又是一项最基础、最关键的工作。如何加强档案、资料室的收集工作，确保档案的齐全和完整呢？我认为，一方面是各部门要自身加强对资料收集、归档的重视程度。另一方面档案资料室也要加强业务指导，确保归档文件材料不散失。主要体现在：

一、制定科学完善的收集标准与范围。为了完整、系统地保存公司在日常生产活动中形成的各种门类和载体的工程技术资料，提高归档材料的质量，以适应领导决策科学化和各项生产工作的需要，为我们南京地铁积累门类齐全、结构合理的档案史料，我们在2011年9月份重新修订下发了《南京地铁运营分公司档案管理规定》。明确了档案管理的职责、要求、工作规范以及流程。。为我们的日常收集、资料整理提供了标准和规范。

二、领导重视和支持。因为档案资料的收集涉及到各部门各中心，没有部门领导的重视和支持，收集和整理工作就遇到阻力。一方面，将档案的收集工作纳入部门工作职责范围，在完成一个项目之后，经办人员必须把一整套相关的材料收集归档，或交予负责人员一同归档，否则视同该工作未完成。另一方面，档案工作人员也要采取多种形式，争取领导的重视和支持。广泛宣传档案法律、法规、规章，进一步提高全公司工员贯彻执行档案法律、法规的自觉性，提高对档案工作的支持度和参与度，营造有利于档案工作发展的良好氛围。

三、增强档案专职人员的业务水平。档案专职人员首先要熟悉机关业务和流程，其次要熟悉本公司文件材料的收集归档范围，否则，档案员不知道收什么，各部门不知道交什么。另外，档案人员要有强烈的责任心和高度的责任感，要不厌其烦地开展收集工作，直到完整齐全为止。

总之，档案、资料收集是贮存档案信息资源的重要途径；是实现档案集中统一管理的基本手段；是档案管理其他业务环节的基础；是决定档案存在和发展的前提条件。收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。因此，要做好档案工作必须从源头抓起，档案人员要严格按章办事，加大收集工作力度。档案行政管理人员要严格执法，共同将档案收集工作做好，为国家、为我们南京地铁留下宝贵的历史资料。

参考文献：

【1】 王向明 《档案管理学原理》 上海大学出版社 2009年

【2】 陈琳 《档案管理技能训练》 机械工业出版社2009年

【3】 国家行业标准 《城建档案业务管理规范》 中国建筑工业出版社 2011年