财务分析信息化设计

【前言】财务分析信息化设计由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。第二层，整理层。Sheet可起名为“基础数据”，可以对财务分析用数据进行汇总整理，是撰写分析的基础数据池，涵盖了所有相关数据及其比较结果。表样设计如图3。（注：数据指标从B列开始罗列）因为无论报告怎么写，都可以把可能需要计算的比较都先予计算，并存于“基础...

在目前一体化管理软件尚不普及的环境下，会计软件仍以独立的系统存在，财会人员很难做到完全依靠企业级信息处理方案来完成分析所需各类报表。对月度经营分析报告求同存异是较为实用的办法。若财务自身拥有一套能随机应变的方法来处理数据，就可以腾出更多的精力去处理异的地方。因此报告模板化是提高效率的前提。报告模板化是指把相同的部分进行固化，包括：一是固化报告内容，即通过与业务部门的磨合和沟通，确认业务部门的需求，减少财务人员不必要的数据处理。分析财务分析报告的常用数据，发现数据有四大特征：数据来源稳定，主要是三张大表及科目发生数；数据关系稳定，一般来说，也就是本期数、本年累计，上年同期、上年同期累计，本期预算、本年预算累计，期初数，年初数等，这些数据都有相关性；数据比较方法稳定，绝对差异比较有增加额，相对比较有增减率，与预算有关的，有预算执行进度等；数据运算公式恒定。财务分析指标一般都有定义，财务人员不能“自由发挥”。二是固化格式。无论是各期报表数据源还是报告所需的数据格式，都要统一格式。只有各期的报表格式一致，才能高效地运用计算机来自行运算。运用公式的运算，要遵循一贯性原则。虽说财务指标已有定义，但对个别多重定义的指标，要前后一致，否则缺少可比性。因此，可以用Excel自行设计系统，以达到数据分析自动化运算的要求。

一、基本思路

如果把Excel工作薄看作为一个完整的系统，则至少应该包括数据的录入、处理和输出部分。所以可采用三层数据架构的设计思想，把Sheet分为三大块，各块之间的数据传递和运算可通过Excel的引用和宏程序设计来完成。如图1。

二、系统设计

第一层：交接层。主要存放的是企业现行会计软件导出的报表。可以说，这部分的Sheet就是Excel分析系统与现行会计软件进行数据接口用表。要对这些数据进行管理分类必不可少。作为数据源的会计报表有以下特点：一是同期报表数可以固化，即某月的数据源不外乎资产负债表、损益表、现金流量表、科目发生数等有限的几张表格；二是各期报表高度一致，无论是与上期比，还是同期比，一般在会计软件不变的情况下，其取得的表样都是一样的。所以要想把各期的各类表格存于一个Excel工作薄的话，可事先设计一模板工作薄，内容为每期固化的表，有N张表就用N个Sheet。日常管理时每个月都对应一个工作薄文件。分析用系统Excel工作薄中用“本期”、“上期”、“本年预算”、“上年同期”、“本期预算”、“下期预算”等标记作为Sheet名称的分类关键词。因此使用时把各期数据导入到对应的Sheet中即可。这些有关键词的Sheet最终汇总在同一工作薄下，就不必担心各期同表的管理问题。若使用Excel2003以上版本的，还可把同一关键词的Sheet作分色标记，使分类更醒目。如图2。

第二层，整理层。Sheet可起名为“基础数据”，可以对财务分析用数据进行汇总整理，是撰写分析的基础数据池，涵盖了所有相关数据及其比较结果。表样设计如图3。（注：数据指标从B列开始罗列）因为无论报告怎么写，都可以把可能需要计算的比较都先予计算，并存于“基础数据”表中，它的纵向是各项会计基础指标，横向是“本年”、“上期”、“上年”、“本期预算”等各期的“本期数”和“累计数”和比较用增减数和增减率。在整个系统中，“基础数据”表是核心，而对单元格的定义则是系统的灵魂。所以对各单元格内容定义的可靠性设计，是整个系统能否正常运行的关键。定义单元格又可分为两种。一种是对数据进行采集的定义。通常的做法是直接采用单元格的引用，但当被引用表不存在时，会发生#REF引用错误。而数据源表并不稳定，在系统的运用时是动态的，所以很易遭破坏。最好能让Excel“记住”自己的定义，即取值的定义不会因为被取值所在表的存在与否而发生错误。分析Excel单元格的格式会发现，在Excel中，单元格的引用是公式，可显示的是值，而公式是可以看作是一个文本，系统不关心值，关心的是这个定义文本的内容，若把这个文本储存在某个地方，运算时再把定义赋值给对应的单元格，就可以防止定义的丢失。所以解决定义的储存办法就是在“基础数据”表中适当的地方储存同样表样的引用公式。如图4。在定义引用公式时，要用单引号起头，如“'=本期资产负债表！D25”，这样就可以以文本的形式进行储存，而不至于显示答案。另一种是对增减额和增减率的定义。增减额的定义可直接用“=ROUND（ABS（C18-F18），2）”来计算，方向用“=IF（C18>=F18，"增加"，"减少"）”来判断。对于增减率，则应避免诸如“#DIV/0！”等错误信息的产生，所以可用IF语句，如“=IF（ISERROR（A3/B3）*100， "-"，ROUND（A3/B3*100，2））”的方法来解决。定义完定义表后，该“基础数据”表就能充当财务分析所用数据池的作用。在这张大表中，可以涵盖所有可能要用的数据。

第三层，目标层。存放的是分析用表样的答案显示。这些表样有固定的格式。同时又不同于常用会计报表，一般是按业务的需求进行分类归集，形式多样，有一定的专项性。如费用比较表，按费用类型，对本期实际与上期实际和预算进行比较。表样如表1。此类表样的每个单元格可事先用Excel单元引用进行定义，所有数据均取自系统的整理层，即“基础数据”表，而不与交接层的数据源发生关系。这样，分析用表的定义就通过整理层得到了“保护”，而且能随“基础数据”表的更新而实时更新。

三、程序执行

一是数据源的导入。对VBA不了解的会计人员，可直接把报表粘贴到各期的Sheet中。对熟悉VBA的会计人员，可设计一个简单的Form通过按钮，或VBA宏代码来完成本任务。

该段程序首先用MAXI计算出“基础数据”表的最大行数，然后用For…Next循环，以列为单位进行自动运算。Cells（J， 1）是“基础数据”被隐藏的A列（这就是为什么图3中数据指标从B列开始罗列的原因），主要用于对定义进行过渡性地“翻译”。如当J=18时，单元格A18的公式就变成“=BC18”，值为 “=本期资产负债表！D25”，通过A列的过渡，可以减少值区与定义区对应列之间的换算，提高程序的可读性。

在各期数据源中，有一个比较特殊的表就是“科目发生数”表，取值不同于其他报表有着相对固定的位置，科目发生数按科目代码排序，且有“借”“贷”之分。所以这里要用到VLOOKUP函数来进行定位。

按VLOOKUP函数的语法，VLOOKUP（lookup_value， table_array， col_index_num， [range_lookup]），其中lookup_value 是指要在表格或区域的第一列中搜索的值；table_array 是指包含数据的单元格区域；col_index_num系table_array 参数中必须返回的匹配值的列号；range_lookup逻辑值用来指定希望 VLOOKUP 查找精确匹配值还是近似匹配值。

以取本期“经营费用-工资”发生数为例，费用类科目的发生数应取其借方发生额，写成类似“'=IF（ISERROR（VLOOKUP（560101，本期科目发生数，3，FALSE）），0，（VLOOKUP（560101，本期科目发生数，3，FALSE）））”的形式。其中：

参数一，“560101”是“经营费用-工资”的科目代码。

参数二，“本期科目发生数”指向的是表，而不是一个区域，并不能被Excel所识别，所以在程序代码中要将其修正。用SUBSTITUTE函数把其中的“本期科目发生数”转换成“本期科目发生数！A3：H377” 区域（其中假设377是I的值）。这就是为什么代码首先要执行Sheets（"本期科目发生数"）.Select，用I来确定本期科目发生数的行数的目的。

参数三，“3”表示在科目发生数表中，对应的第3列是借方发生数，由此类推，“4”表示贷方发生数；“5”表示借方累计，“6”表示贷方累计。当然实际运用时还得按“科目发生数” 表的列示顺序具体情况具体分析。

参数四，“FALSE”表示精确查找，这里不可或缺。

续上，当J=18时，此时Cells（J， 3）就是指单元格C18，Cells（J， 3）.Formula = Cells（J， 1）.Value语句就是将已被翻译过并把系统可识别的正确定义进行填报，C18的公式就用“=本期资产负债表！D25”填列，值显示为本期资产负债表上相应的值。

最后当程序执行完所有填报的代码后，分析用各表中的数值就是所要的答案了。

四、后续开发及完善

仅仅完成分析用各表的计算虽已减少了财务人员不少的工作量，但还不能完全让文字性的分析报告具有说服力。还需要设计一张财务经营分析报告Word模板，并把数据填入到该Word模板中。因此可以打开该Word模板，在需要有取数的地方，用菜单“插入->域”在Word文档中插入DOCVARIABLE类别的域，这些域对文档来说就是文字性变量，可通过Alt+F9进行显示或隐藏。同时在Excel目标层的Sheet中，可加一个“文字性变量”表，设计如图5。其单元格表式按财务经营分析报告Word模板中的文字性变量排序，内容的定义原则同其它Sheet，只引用“基础数据”表中内容。

当Word文档中所有文字性变量与Excel“文字性变量”表中的变量一一对应后（如图6），就可以把Excel中的指标值填写到Word模板中，以完成类似“三项期间费用41.61万元，比上期36.83 增加4.78万元。”的分析性语句。由于该操作的具体方法众多，有兴趣的读者可参阅相关计算机类资料。由于财务分析Word模板在设计时，内容往往是面面俱到，毫无重点，所以财会人员在填毕Word模板后，要加以适当地删减，以达到突出重点，有的放矢。最后，财会人员只要对这样一篇已“预处理”的月度经营分析报告进行修改即可完成这“要求高、时间紧、任务重”的经营分析月报了。

参考文献：

[1]樊斌：《EXCEL会计信息化》，立信会计出版社2006年版。（编辑 余俊娟）