试论秘书职业的沟通艺术

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2015）10-000-01

摘 要 秘书，作为为各级领导和决策者提供辅助管理和决策参谋的人员，只有有效的沟通，才能获得有价值的情报、信息，在此基础上，才能更好的为领导决策提供参谋意见。可以毫不夸张的说，秘书决策、参谋、管理作用能否得到实现，最终取决于秘书沟通能力的强弱。基于这样的认识，本文以秘书沟通为话题，探讨了秘书职业的沟通艺术及其价值与技巧。

关键词 秘书 沟通 原则 技巧 层次

秘书对于领导或领导集体而言，其最大的作用之一就是沟通。通过有效的沟通，秘书才能获得有价值的情报、信息，在此基础上，才能更好的为领导决策提供参谋意见。因此笔者以秘书职业的沟通艺术为题，从沟通的重要性强调秘书必须具有良好的沟通能力。然后，以培养沟通能力为中心，阐述了沟通原则、沟通技巧，最后就沟通的层次进行了分析。希望能为21世纪高素质秘书培养提供有益的意见和建议。

一、秘书沟通作用与意义

作为秘书，处于领导机关和中心枢纽的位置，必须拥有极强的沟通能力，才能更好的实现岗位目标，实现秘书的根本价值。第一，秘书部门作为一个信息枢纽，要求尽可能的掌握各种各样的信息。信息，不是凭空到来的，只有通过沟通、交流才能获得。如果没有良好的沟通能力，连基本的信息收集都做不好，如何为领导决策提供参谋意见？第二，秘书部门作为管理部门，在为领导做好参谋决策的同时，还承担上通领导决策下连执行基层的使命。如果缺乏很好的沟通能力，上不能准确领会领导意图和精神，下不能将基层意见及时有效地反应给领导，岂不耽误工作？第三，秘书部门负责与其他相关部门的联系。社会本身就是由一个个相互联系的有机体组成，缺乏沟通能力，不能与有关单位保持良好关系，又怎么帮助本单位、本部门发展呢？

二、掌握沟通原则，培养沟通能力

由于秘书沟通作用的重要性，培养秘书沟通能力，极为迫切。从秘书实际地位出发，沟通中应坚持以下原则：第一，沟通的平易性。秘书虽然在处理沟通协调事务时，往往代表着领导机关，但是，秘书本人毕竟不是领导，不能凭着领导机关的权威和权力惯性，进行强制沟通。要坚持平易近人，让大家乐于坦诚自己的想法，促进沟通的有效性。第二，沟通的全范围性。由于秘书具有建议、参谋、协助管理等职能作用，这一系列作用的发挥，依赖于秘书对本单位、本组织熟悉程度。因此，沟通必须全方位、广范围，不能有好恶，对某事某人有好感，就多沟通、了解；不喜欢的事情或者不喜欢的人、部门，就不去了解和交流，造成信息的片面性，不利于最后做出正确参谋和决策。第三，要坚持尊重原则。尊重自己独立的人格；尊重领导，但不一味附和，逢迎拍马；尊重同事，坚决杜绝社会上认为秘书也是“官”的错误思想，将自己当着一个普通的人，以平等的态度与同事交往。

三、熟练沟通技巧，实现有效沟通

作为秘书，有哪些沟通技巧必须熟悉呢？一要认真的聆听。作为秘书，沟通的主要目的就是去了解和熟悉自己不清楚的有关情况。这种时候，听比说好。认真的聆听会让对方感受到满足和尊重，有助于获得有价值的信息。二要求同存异。基层同事看问题主要是从自身实际出发，强调个人或小集体的利益，这有可能与秘书的观念、意见相抵触甚至矛盾。这个时候，要坚持求同存异的交往方式，在认真倾听的过程中，仔细分析双方认识差异的原因，并做好解释工作。对于个别人的恶意挑衅，一定要合理的忍让和忍耐，尽量避免矛盾的激化。第三对自己的错误要勇于承认。对于自己的错误，尤其是因为自己的原因而给大家的工作带来了极大麻烦，要勇于认错，并恳求大家的原谅。认错，并不丢脸，相反勇于认错，更容易得到同事的信任和尊敬。

四、多层次沟通，提升沟通能力

沟通，对于一个秘书而言，异常重要。作为一个秘书，要培养自己的沟通能力，切实履行自己的岗位职责，五个方面的沟通训练必须加强。第一，要加强与书本的沟通。简单一点，就是不断学习。既要学习秘书专业知识，又要学习心理学、交际学、社会学、管理学等多方面的知识，不断提升自己的知识水平和业务技能。第二，要加强与自己的沟通，经常性的剖析自我、分析自我。通过自我沟通，肯定自己优点和长处的同时，还要找出自己存在的缺点和不足，加以改正，最终不断实现自我的提升。第三，是与领导的沟通。秘书，作为为领导或领导机构提供参谋、协助管理的人员，与领导打交道的时间多。在与领导沟通的过程中，要做到不卑不亢，有礼有节。第四，加强与同事的沟通。要为领导提供准确有效的参谋决策，缺乏与同事的沟通是不行的。与同事沟通，要尊重同事，关心同事，积极赢得同事的信赖和支持。第五，加强与相关部门的沟通。从广义上说，其实就是加强与社会的沟通。积极了解社会、熟悉社会，通过社会这个大舞台提供的沟通平台，不断提升自己的沟通能力。

参考文献：

[1] 陈英奉.秘书的沟通协调的特点及方法.秘书之友，1998，第一期

[2] 陆瑜芳.秘书的口语沟通技巧.秘书，2008，第十期

[3] 李丽.沟通.企业秘书的核心能力.职业时空，2005，第五期

[4] 纪秀卿.浅议秘书和秘书学.大连大学学报，1992，第四期

[5] 马大抗.秘书在现代企业中的作用.秘书之友，1987，第五期