市政工程档案的常见问题及对策

摘要：城市建设档案以城市建设工程档案资料为对象，而城市建设工程档案记录了城市建设发展的真实情况。如何加强城市建设工程档案的管理，保证其完整、准确、系统，并得到妥善保管和有效利用，是城市工程建设和管理单位必须引起关注的重要问题。本文主要介绍市政工程档案管理的作用和存在问题并简单分析其应对措施。

关键词：城市建设，档案管理，市政工程

中图分类号：TU99

市政工程（municipal engineering）是指市政设施建设工程。市政设施是指在城市区、镇（乡）规划建设范围内设置、基于政府责任和义务为居民提供有偿或无偿公共产品和服务的各种建筑物、构筑物、设备等。因此，市政工程档案既是工程建设的实际记录，也是城市发展的历史缩影。

一、市政档案工作在城市建设与管理工作中的核心价值和重要意义

（一）它是城市规划编制和调整的基础资料

在城市建设过程中，规划是城市建设的龙头，也是城市建设思想的重要体现，城市建设的规则和秩序体现在城市规划中。市政档案资料是城市科学规划的重要依据。在没有市政档案的前提下，市政规划编制、调整、完善都只是纸上谈兵。无论从旧城改造，还是从新城建设的角度来说，市政专业规划它作为城市总体规划的重要组成部分，都需要充分了解城市所有的交通道路网络状况、地下管道网络布置情况、供水、供电、供热、供气、给排水及城市防洪抗灾能力等，而它们都是靠市政档案提供的。我们只有做好市政档案管理工作，提供准确的、真实的原始资料，才能确保城乡规划设计、编制和调整的科学性、合理性和前瞻性。

（二）它是市政工程质量保证体系中不可或缺的重要模块

在《城市建设档案管理规定》中规定： “列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前应当请市政档案管理机构对工程进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。”这就明确规定了如果工程档案不规定标准整理，将无法进行竣工验收。这为加强市政档案管理堵塞了管理漏洞和严格控制工程质量提供了有效的依据。由此可见，市政工程档案是市政工程质量保证体系中不可或缺的重要模块。

（三）它是市政工程管理、维修养护的有效依据

市政档案既是市政工程的信息档案，也是市政工程的“保健档案”。它通过科学地分析市政基础设施现状，根据其各项特点，有效地制定出科学合理的养护方案。交通基础设施工程档案为各项道路设施维修或改建提供决策依据，以其确定工程的投资规模及成果。因而只有准确的市政档案才能实现城市的可持续发展！

二、市政工程档案现存的问题

（一）市政工程档案质量问题：

目前市政工程建设存在着重建设，轻档案，对工程档案缺乏足够的重视，使得工程档案资料不规范、齐全，工程难以如期完工，甚至出现造假现象。工程项目建档工作并未按规范标准逐步实施，而是待工程进入竣工验收阶段才匆忙把零乱的文件资料组织建档。这样的做法势必造成建档工作的质量大打折扣。建设单位在档案保管过程中，工程项目文件不设专人专柜管理、资料管理制度松散等问题尤为突出，这样不仅造成工程项目文件缺失，还可能对项目养护造成不可弥补的损失。

同时，档案员并未参加专业培训，管理水平低，服务意识差，令档案管理工作处于被动局面，从而大大影响了工程档案的质量。整个建筑业内，许多资料员都是由施工员身兼多职，他们并未掌握资料归档标准及规范要求，使工程档案与建设脱节，从而导致工程档案资料归档不全、零散、遗漏、丢失等现象。甚至某些初次建设单位对城建档案整理的要求更是一无所知。

（三）市政工程档案管理问题：

由于建设单位对市政档案工作的不重视，造成档案管理机制不健全，同时由于缺乏一套完整的信息管理机制，使得工程档案管理落后，缺乏对工程建设的约束性。

三、市政工程档案工作存在问题的对策

（一）重点加强管理机制

市政工程建设有其自身的特性，一个项目是由多个建设单位共同完成，其档案工作也不例外，从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交整个环节需要采购、建设、设计、施工、监理等多个部门密切协作。因而，理顺管理机制，明确岗位职责，保持各环节的有效衔接，是做好市政工程档案工作的基本保障。通过档案的层级管理，较好地解决管理机制差的问题。每个分项工程管理部设立专职档案员负责该项工程的档案工作，并将工程档案的编制职责交到各分项管理部，以实现档案细分工作与工程项目的建设同步进行。由档案室负责对各分项管理部的档案工作进行指导、督促。

市政工程档案的层级管理体制有其自身的优点：一是档案工作力量加强，管理重心下放，解决了市政工程档案编制工作不到位的问题，确保资料能及时归档；二是进一步落实档案工作责任，通过把工程档案工作列入项目管理部的考核内容，从而令工作得到重视。同时，亦为整个工程项目按时验收提供有效保障。三是专业分工有利于档案员深入了解相关专业知识，促进工程档案资源优化。四是有利于对项目竣工图变更情况的掌握，除保证竣工资料的质量外，还确保项目竣工图能够与市政工程实际状况相符。

（二）紧抓档案管理环节

通过市政工程档案完整、系统的有效利用，发挥市政工程档案的作用，实现其价值的前提。加强管理必须抓住收集齐全，材料系统这二个环节。保持归档文件的完整性是档案系统的前提，也是最重要的工作环节。市政工程档案来源分散，形成周期长，同时内容繁杂、数量庞大，要做好收集工作任务艰巨。档案人员只有全面了解工程项目建设情况，才能合理确定各阶段文件材料归档范围，既不重复也不遗漏，并确认归档材料是否齐全、完整。

把握归档文件的系统性，是实现市政工程档案有效利用的先决条件。市政工程项目归档材料只有在完整、准确的基础上，按照国家相关规范进行系统化整理和编目，科学分类，合理组卷，才能为今后工程管理和运行提供依据。

（三）有效实现市政工程档案信息资源建设与数字化管理

市政工程档案信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着企业信息化、网络化的不断发展，数字信息已经深入企业的各个部门。顺应时展，建立的市政工程档案，使市政工程档案能更快捷、更方便地为城市建设提供一个新的操纵平台。

相信市政工程档案能较好地通过技术与管理并行，推动市政工程档案信息化建设。随着各类电子办公管理系统的研发，CAD图纸归档的规范将形成越来越多的电子文件。电子文件归档与电子档案管理流程显得更加重要，加强电子档案的管理和利用已成为企业档案工作不可或缺的重要环节。只有把纸质载体、模拟信号的档案转化为电子形态的数字化档案，才能有利于档案信息的快速检索、网络流动、实时服务。此外，还需加强档案信息的网络安全保护工作。同时

总之，只有提高个人的思想认识，加强责任意识，建设一套完整的、科学的市政工程档案管理模式和机制，才能顺应时展，使市政工程档案真正列入“城市发展实录”。