开发利用档案为社会发展服务

摘 要：国家对档案工作的发展越来越重视重视，档案人才的发展必将成为未来中国社会经济持续高速发展的关键。档案部门要以人为本，大力提高信息化水平，加强档案资源建设和档案合理利用及高效服务，促进社会和谐健康发展，贡献力量。

关键词：档案；开发；服务

1 拓展档案的服务功能，建设档案利用体系

档案资源建设是主体，档案利用体系建设是归属。人才队伍是一切事业的根基，因此，档案人员工作队伍的建设是三个体系的档案事业发展的关键。如何建设好覆盖人民群众的利用体系，那就是要转变观念，创新服务机制，扩大利用覆盖面，完善档案利用体系。

1.1 创造一个有利于新时期档案管理与利用的社会环境

档案馆提供档案，便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的与归宿。档案的收集、保管等工作都是围绕这个根本目的来进行的。合作市档案馆要在现有档案藏资源情况下做好形势下的档案服务工作，必须拓展档案服务功能。那就是从体制上调整部门综合档案室与档案馆的关系，在我国档案工作“统一领导，分级管理”的体制下，打破档案资源部门分割的局面，将各机关单位档案室作为为档案馆的分室，建立档案目录信息共享平台，提供资源共享服务。

具体做法：以档案馆的目录中心为中心，将各单位暂未进馆档案的目录，特别是机读目录，集中整理到档案馆的目录中心，利用者只需要到档案馆查询目录，摘抄相关目录资料后到文件所在单位查阅即可。这样做一方面能拓展档案馆的服务范围；另一方面也提高了服务的能力和效率，有效的节省档案利用者的时间和精力；又在一定程度上解决档案馆“等米下锅”的工作状态；也全方位地发挥综合档案馆的辐射作用，使区域内的所有档案资源真正成为人民群众的和全社会的共享信息。

1.2 大力推进档案信息化建设

拓展档案利用服务功能，档案信息化建设是手段。档案馆要以档案信息化建设为重点，大力推进档案信息化建设。

具体做法：一是进一步完善档案目录数据库和重要档案全文数据库和局域内档案数据库建设。本着“利用优先、分步实施”的原则，先是各单位档案室建成档案目录中心，再通过局域信息网络建立起区域内、多层次、分布式、规范化的各类档案数据库群，最后实现档案信息资源共享；二是提升档案网站服务功能，建成自己的档案网站，配合已公开现行文件中心的建设，实现已开放档案的微机检索，逐步做到各单位档案室实现电子文件归档，档案馆实现电子档案的接收保管和利用。

1.3 夯实基础业务，开发档案信息资源

做好档案的收集、整理、分类、检索等基础工作，是保证档案资源开发利用的前提，做好挖掘馆藏档案信息资源抢救、加工、编研工作是发展档案事业的根基。随着社会飞速发展，信息的来源和传播渠道更加多样化，综合化，多角度地反映同一问题的信息情况，可能有分析性的、有预测性的、有建议性的，因而高层次信息加工编研成果将会越来越受利用者欢迎。档案馆应根据馆藏档案特点，积极整理加工搞好编研工作，努力写出高层次的档案资料编研成果，以满足党和政府各项工作及广大人民群众对档案信息的需求。

1.4 以需求为导向，建立数字化利用方法

构建档案利用体系的目的，就是最大限度地满足利用者的需求。利用体系的诸环节都要围绕满足需求展开。比如我们开始对数量庞大的馆藏档案进行数字化的时候，首先遇到的就是先对哪些档案进行数字化的问题。若以全宗为单位逐一进行数字化，由于周期很长，势必出现急用的档案没有数字化、已数字化的档案又无人利用的情况。按照各全宗档案的利用目的、利用频率、利用年代、所占比重、基数大小分类排队，选择利用频率高的档案优先进行数字化加工，尽早、尽快地满足利用者需求。

1.5 以方便为切入点，构建合设接待利用大厅

“方便“是档案馆提供利用服务工作的尺子，如果仅是满腔热情接待利用者，但查找取证却耗时费力，这种服务再热情、再周到，利用者也不会满意。所以应在“方便”上做文章。比如，和有关部门协议，将馆藏档案信息、现行文件中心和政府公开信息合设在一个阅览大厅接待利用，用网络检索替代手工检索，数字档案替代纸质档案，对利用者来说，他们无论查询哪一种信息都可以在一个窗口得到答复，同时，如果用网络打印替代原件复印，使档案原件不出库的情况下，利用者几分钟内即可拿到需要的材料。这种服务模式对于各个层次的利用者都是最大的方便。

2 加强档案干部培养，提高工作人员的综合素质

没有哪一项工作与人无关。档案工作既是一项业务性工作，又是项管理服务性工作。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，都要求从事档案工作的专兼职档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各种门类档案、各种载体档案的管理方法，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。档案部门要真正有效地造就一批档案专业人才，必须强化自我造血功能，结合档案工作的实践需要，不断保持档案人员上岗后的继续教育学习与培训（尤其是专业知识与技能培训），不断地更新知识与观念，使其在知识结构上能够适应时代的需要，在自身素质上符合知识创新的需要，更好地为档案事业的发展服务。

3 注重档案干部队伍稳定性

保持档案工作人员的相对稳定和工作上的连续性，一是有利于发挥档案工作人员职业优势；二是可以充实档案技术人才，推进档案管理数字化的工作，提高档案管理工作水平；三是有利于档案工作的长远发展。档案人员相应稳定性和连续性可以消除档案管理人员的临时思想，激发档案员干事创业的主人翁精神。有利于归档文件材料的整理和利用。一名档案员从上岗培训到熟悉业务，需要较长的时间，只有保持相对稳定，才能有效地发挥作用，更好地服务于部门工作和社会大众；四是有利于档案的安全和保密。档案人员在岗时间越长，他的保密意识就强，能以较强的原则性处理档案工作；五是有利于档案人员新老更替。注重档案管理人员的年龄层次，以老带新，即便出现人员的变动，可保持工作上的连续性。然而，在实际工作中，由于社会档案意识的淡薄，档案岗位地位没有得到应有的重视，档案工作人员在社会价值和个人价值实现上有着明显的失落感，要求上进的人都不愿意连年干下去。另外，各单位领导不重视档案工作且不懂档案工作要求，觉得管理档案是一件简单的事，谁都能干，所以好多部门的档案人员几乎随意换人，这些都是档案人员不稳定的原因。这样的随意换人使各机关单位档案管理时好时坏。为了机关档案工作规范管理，业务指导人员建议对方领导将档案员尽量保持稳定以利于工作，遭遇到这种情况：对方说 “谁愿意长期管档案，管档案能进步吗？”这句话很现实，档案岗位的人员就是进步不了，想进步的都跳槽了，默默奉献于兰台的，很少得到任用交流，福利津贴难以落实，这也是档案人才流失的原因之一。

4 完善工作人员激励机制，建立档案工作用人制度

4.1 完善工作人员激励机制

在物质条件上，应勇于面对档案部门物质待遇较差的现实，想方设法通过各种办法和途径不断改善档案人员的生活条件。要力求对所有工作人员在物质待遇、学习培训、工作安排、升迁晋级等各个方面都做到公平公正，在岗位安排上，把不同人员的素质特点和岗位特点相结合，抑制消极的因素，建立和谐的人际关系。

4.2 用人环境上，党政领导要重视，部门领导要合理规划

通过用人制度改革，做到按需引人、竞争上岗。眼下，合作市档案馆到了大量接收到期档案进馆的时期，面对大量进馆的档案资料，具体从事档案鉴定、整理、著录、数字化、利用服务、抢救保护等基础业务工作的专业人员太少，严重影响档案管理基础工作及现代化工作的快速开展，甚至出现滞后现象。作为领导者必须要有足够的重视和大力的支持，要制定各项政策、创造良好的环境，积极引进档案人才。

4.3 建立档案人才任用机制

如，对工作业绩突出、贡献大的人员要适时予以提拔任用；明确档案工作人员任期制，档案工作人员一经任用，任期起码在三年或四年以上；可对档案工作敷衍塞责的人员进行处罚等手段，使档案工作人员焕发工作热情、树立工作使命感和责任心。

总之，党和国家越来越重视档案工作的发展，档案人才的发展必将成为未来中国社会经济持续高速发展的关键。档案部门要以人为本，大力提高信息化水平，加强档案资源建设和档案合理利用及高效服务，以保障人民群众的切身利益，促进全市经济、社会和谐健康发展，实现档案工作质的突破和跨越式发展。