基于数字信息化的高校基建档案管理探讨

【摘要】作为高校档案的重要组成部分，高校基建档案记录的是高校发展过程中有形物质的真实历史。基建档案的整理过程是一个复杂的过程，这是由它所具有的客观性、真实性、专业性、细致性以及多样性等特点决定的。将现有的基建档案进行数字信息化，实现数字化查阅和备份，不但能数十倍地提高查阅和使用效率，大幅度提高管理效率和降低管理的劳动强度，而且有效地避免了档案资料的损坏和丢失。

【关键词】数字信息化 高校基建档案管理

高校基建档案是高校基建工程施工活动过程中形成的相关材料，这些材料通常是以图表、文字等为载体的。高校基建档案所记录和保存的是高校基建工作的各个过程信息，是基建工程的重要凭证和依据。然而，仍然有许多学校在基建档案管理上做的还不够完善，在管理工作中出现了许多问题，这是由于学校没有正确认清基建档案管理的重要性造成的，由此可见，高效科学地开展高效档案管理工作是极为必要和紧迫的。

一、高校基建档案管理工作的特点

1.独立成套

学校发展过程中的基建档案应当单独整理立卷，而且各个基建项目的档案资料也应该是独立的。基建档案的整理对象是单位工程，应当包含工程各个阶段的依据性文件，具体包括准备、设计、施工以及竣工等各阶段，是一套完整的档案卷宗。

2.来源广泛

高效基建档案的来源广泛主要是因为基建工程项目规模较大，且设计专业因素较多。工程项目的整个过程包括从工程项目筹划到竣工验收等各个阶段，档案材料来源涉及到各项工作的参与，包括设计部门论证、政府部门审批、材料设备单位供货、施工单位施工以及监理单位质检等。

3.实用性

作为高效基础工程设施建设中最为原始的信息，基建档案所承载的是大量关于各种基础设施建设的真实性信息，因此具有很强的实用性，在学校的扩建、解决土地纠纷、新建以及维修等工作中意义重大。

二、高校基建档案管理工作的问题

1.缺乏档案管理意识和规范的归档方法

由于高校基建部门以及相关领导缺乏对高校基建管理工作的认识和重视，因此在很多高校基建档案部门往往存在着“重建设、轻归档”的问题。高校基建档案管理部门往往缺少专业的管理人员，很多管理人员在基建档案管理工作中往往存在不负责任等情况，造成许多基建档案资料不知去向。除此之外，许多高校在基建档案管理工作中，经常会出现图文不符、文档缺失，还有材料缺失导致文档无法正确分类和归档的问题，这些问题严重影响了档案管理工作的正常开展。

2.档案管理缺乏准确性和完整性

高校基建项目从最初到竣工涉及到的领域较广泛、资料来源也比较复杂，而且工程周期也较长，不仅需要从高校内部获得基建档案的内容，往往与政府部门也有较深的联系。高校基建部门不主动对基本建设资料信息进行收集和归档，丢失许多工程建设过程中形成的重要信息资料。在工程建设期间，由于相关档案管理人员缺乏一定的档案管理知识、较强的责任心以及专业的知识，往往会分不清一般资料和重要资料，造成对资料的盲目管理，使得资料的真实性和准确性有所缺失。

3.缺乏科学的档案管理技术

高校基建档案管理的日常工作普遍存在被动、单一的特点，管理人员往往对基建档案进行按部就班地保管、归档和查阅，缺乏一定的热情和积极性，管理工作效率也不高。由于很多高校都将资金重点投放在教学设备和师资力量，而忽略了对高校基建档案管理工作的投入，因此，当前高校基建档案管理采用的是较为落后的管理方式，如人工翻阅模式，对现代化数字信息技术的运用、、查询工具的应用还不够充分，直接导致耗时耗力、效率低的后果。

三、数字信息化含义及发展趋势

数字信息化是以计算机、通信、网络、数据库技术为基础，对所研究对象各要素汇总至数据库，供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术，使用该技术后，可以极大的提高各种行为的效率，为推动人类社会进步提供极大的技术支持。

随着中国经济的高速增长，中国数字信息化有了显著的发展和进步，缩小了与发达国家的距离。我国数字信息化已走过两个阶段正向第三阶段迈进。第三阶段定位为新兴社会生产力，主要以物联网和云计算为代表，这两项技术掀起了计算机、通信、信息内容的监测与控制的4C革命，网络功能开始为社会各行业和社会生活提供全面应用。

四、建立数字化信息管理系统，实现数字化查阅和备份

计算机技术和网络技术的发展为基建档案管理建立数字化信息管理系统提供了强大的技术支撑，数字化图书馆管理系统也为基建档案管理系统提供了经验借鉴。通过设立系统的软件管理系统，将现有的基建档案进行数字信息化，实现数字化查阅和备份，不但能数十倍地提高查阅和使用效率，大幅度提高管理效率和降低管理的劳动强度，而且有效地避免了档案资料的损坏和丢失。

在建立数字化信息管理系统的同时，对高校现有基建档案的形式不统一、不齐全、缺失严重的历史遗留问题，需要及时进行补充、完善、规范，同时进行数字信息化，实现基建档案的完整性和现代化。对于在建及以后建设项目的档案资料严格按照标准和规范要求进行验收、移交、入卷和归档，在归档的同时进行数字信息化，归入数字信息化系统实行规范管理。

高校基建档案的复杂多样性，要求档案管理人员必须掌握一定的基建专业知识，才能有条不紊地面对复杂的基建档案，科学地做好基建档案的管理和利用。假如因经费等原因高校一时无法达到档案馆的硬件要求标准要求，高校档案管理人员就要因地制宜，利用现有的实际条件，做好基建档案的管理工作。在信息化时代，对基建档案资料尽可能数字信息化，并采用信息化系统进行现代化管理。

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