机关档案管理由实践引发的思考

【摘要】本文论述了目前机关档案管理工作的现状，提出从根本上转变机关档案管理工作现状的有效途径。

【关键词】机关档案管理；现状；途径

从事过机关档案管理工作的人应该有所感触，所谓的机关档案就是把机关历年来发生的公务活动的情况记录并定期进行整理，机关档案是机关工作历史面貌的再现。但随着当代科技的快速发展，现在机关单位中的档案种类已不再单一，各式各样的档案如雨后春笋，包括声像档案、实物档案、科技档案、民生档案等各种档案种类逐渐增加，这就需要以一种全新的管理方式来代替过去的传统模式。但如何跟上时代的发展、强化机关档案管理的水平、提高机关档案管理工作的效率，如何在具体的工作中破除思想意识跟不上时代的步伐，传统的思想观念占据主导位置等现象呢？要搞好机关档案工作，必须从根本上转变观念、加强档案管理实施力度、提高档案人员的素质、促进机关档案工作新进展等工作。

一、审视目前机关档案管理工作的现状

（一）机关档案管理工作过于形式化。现机关单位对档案管理工作的重要性虽然有了一定的认识，机关领导也意识到了对加强档案工作管理的必要性。但是实际的情况却还是趋于表面形式，从根本上并没有改变，虽已经建立的档案资料，但并没有对其进行充分的利用，这就使得档案出现了形式化的一些色彩，造成档案管理的价值也就不能得到很好地体现。

（二）机关档案管理实施力度不够。机关主管领导对档案管理的重视程度直接影响档案工作能否有效开展，对机关档案管理的执行力起着相关重要的作用。但机关的主管领导往往分管几个科室或多个部门，而档案工作仅仅是科室或部门众多工作中的一项，又没有专职档案人员分管，主管领导的重视程度可想而知，档案工作不是在短期就能见到成效的工作，其积极作用往往没有其他部门的工作所起的作用显著，所以在管理的力度上明显不足。

（三）机关档案管理人员的业务水平相对较低。档案管理的工作只是作为机关单位中日常工作的一小部分，因此没有专业的档案管理人员。负责机关档案管理的工作人员都是身兼多职，这就会导致他们疲于应付日常事务，不会把更多的时间放在从事档案治理工作上，更不会把精力完全放在业务知识和专业技能的钻研上，大多数档案人员对档案工作重要性和责任性理解的不完全不透彻，工作中存在敷衍了事的思想，对所从事的档案工作并不热衷，不能从根本上发挥作用。

二、如何从根本上转变机关档案管理工作的现状

（一）务必由传统的思想观念向创新的观念转变。档案管理工作是一门具有较强科学性且内容丰富的系统工作。只有机关单位领导者观念的转变、工作作风转变，才能真正提高机关档案的管理水平。众所周知，任何一个单位的任何一项工作，如果没有领导的重视和支持是很难开展的，更不要说取得良好的效果或成绩，这项工作能否顺利顺利开展，取决于领导对档案工作的意义和价值的认识程度，取决于他们对档案工作的态度，领导者观念的转变而在很大程度上决定着档案工作的发展。机关单位领导者应站在某个高度，从长远的利益出发，以提高档案管理水平为重点，建立健全行之有效的管理机制，有效提升档案管理人员的整体素质，使得档案管理模式得到有效创新。

（二）务必提升对档案管理人员的执行与监督力度。一般情况下，机关的公务员在工作中的重点与方向几乎都是以领导的指示与态度来作为风向标的，领导除了要加强对档案管理这项工作的关注与投入，更重要的是要做好对档案人员的监督与执行的工作，真正将其进行贯彻与落实，而不是一句口号而已。要不断提高档案管理人员的业务素质，加强对专业技能培训，理顺档案管理体制，强化档案管理手段，建立健全档案管理标准体系，合理优化档案管理工作流程，规范档案信息化建设，建立奖惩机制，激发档案人员的工作热情，确保机关档案管理工作抓铁有痕、落地有声。

（三）务必提高机关档案人员的自身素质。因为机关对档案管理工作的不重视，所以导致档案管理工作缺乏专业性、技术性，机关档案管理的人员绝大多数是非专业人员，相关的专业知识相对匮乏，且缺少相关的专业技能，而且还存在一人兼多职、变动频繁等问题。只有将档案工作的重视程度和地位与各机关主要的业务部门同等重要时，才能在机关中配备专门的档案管理人员，才能充分调动机关档案人员的积极性，提高档案管理人员的工作能力，真正的将档案工作作为一项重要的事业来重视。只有提高机关档案人员的自身素质，才能在具体的工作中发挥优势，做好档案管理工作。

三、结束语

档案见证了各个机关单位的成长历程，并在事业发展过程中起着重要的作用。搞好机关档案工作是新的历史条件下机关档案工作面临的新任务、新要求。机关领导者应该转变观念高度重视档案事业，充分发挥其主观能动性，机关中的档案管理者与工作人员应该在工作的过程中不断提升自己的专业技能与职业素养，不断加强对档案管理工作人员的执行与监督，积极创新、努力进取，进而为机关单位未来的发展打下坚实的基础。

【参考文献】

[1]刘淑英.办公室档案管理人员的素质培养，民营科技，2008-11-20.

[2]薛匡勇.现代档案观，档案学通讯，2006（2）.