正确认识学校档案管理工作的作用和地位

【摘 要】社会发展速度越来越快，学校也在不断发展、进步，学校各部门对档案信息的依赖性逐渐加强，要提升学校的管理水平、提升学校办学能力、提升学校教学质量，必须加强学校档案工作的管理，正确认识学校档案工作在学校工作的地位和作用。

【关键词】档案 学校档案 档案工作的特点 档案工作的作用

一、档案和学校档案

档案是国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。档案信息的记录方式和载体是构成档案的基本因素。档案是社会工作的查考凭据，可减少工作的盲目性和失误，是科学研究的可靠材料，生产建设的参考依据。社会历史文明的传承，社会的进步都离不开档案，学校档案对于学校工作更有着举足轻重、不容忽视的作用。

学校档案是学校历史、教学研究、教学改革、学生学习等活动过程和结果的记录，是学校教职工劳动和智慧的结晶，是学校教学工作方针、政策、方法、效果的真实记录，学校档案反映着学校的管理、办学水平，是学校综合能力的体现。

二、学校档案管理工作的特点

（一）学校档案管理工作和社会有亲密且广泛的联系

学校是为社会培养人才、输送先进生产力的地方，它从社会招收的学生最后还要输送到社会中去，所以学校和社会有着亲密且广泛的联系。学校培育人才的过程中积累的经验教训，在教研过程中产生的成果，都将为社会所利用。学校档案是记录学校工作中经验教训、研究成功的载体，在社会要利用这些资源时就显得弥足珍贵。

（二）学校档案管理工作的综合性和多样性

学校是专业的教育组织机构，也是一个小社会，管理、教学、人事、财务等各部门都会产生相对应的档案，如教育管理档案、教育教学档案、人事管理档案、会计档案等，这些记录学校各项工作的档案说明学校档案是综合性的。学校部门众多、教育教学活动多种多样，档案的不同记录方式就造成档案载体数量大、种类多的特点，如纸质档案、电子档案、影像档案、实物档案等。

（三）档案管理工作的继承发展性

档案的载体，从早期的龟甲兽骨、竹简木牍、金石、布帛到现在的纸张、胶片、光盘、电子书等，档案的记录方式由手工记录变成数字化记录，档案的载体和管理是一个不断进步、不断发展的过程，学校档案作为档案中的一员，载体和记录方式也在随着时间的变化而变化。

三、学校档案管理工作的作用

科学、完善的档案管理工作对改进教学管理，提高教学质量，促进学术交流有重要的作用，档案的作用概括来讲有两点：凭证作用和参考作用；做好学校档案的采集、整理、积累、开发利用等工作，合理运用档案是学校发展的一项基础性工作。

（一）为领导决策提供依据

学校档案记载着学校的发展历史、教学改革的过程和结果，各种数据报告，为学校领导实施制度变革、学校发展规划等提供决策依据。

（二）为学校工作的变革提供参考

在现代社会飞速发展的前提下，学校也需要与时俱进，不断变革学校的管理制度、改革教职工的管理；学校改革必须以自身的实际情况为准，仔细参考学校档案资料，依靠档案信息和档案数据，制定符合学校发展的改革政策。

（三）为学校的科学管理提供参考依据

学校档案是教育工作者在从事社会实践活动中直接形成的第一手材料，客观地反映学校工作各个时期、各个方面的真实情况，学校科学管理制度的建设可参考学校档案，以确保管理工作的顺利进行和科学性、规范性。

（四）为提高教学质量提供参考依据

近年来学生数量减少，学校必须提高教学质量才能在众多的学校竞争中脱颖而出。学校档案中记录了教学活动的经验和先进技术，如果要提高学校的教学质量，必须不断吸收经验教训、及时总结出先进教学方法，这些工作都要从学校档案中查询提取出相关的资料。

（五）为查询提供凭证

学校档案综合记录着学校的历史、改革、教学资料，现在大多数学校档案管理工作已经向数字化、网络化发展，其中学生成绩的查询、学生学籍查询、学校人事调动、学校教学课程安排等都可以查询。

（六）为学习交流提供资料

学校校内的各个年级、各个专业之间，学校与学校之间的交流普遍增多，交流范围广泛，教学管理、教学方法、学科教育、学校制度建设等方面均包含在内。学校档案可为校内和校与校之间的交流提供准确、详细、全面的资料。

四、对学校档案工作进行正确的定位

学校档案工作在学校工作中具有重要的作用，学校应该对学校档案工作树立正确的定位。但是目前很多学校对学校档案管理工作认识不足，档案管理制度不够健全，管理方式跟不上学校整体发展的潮流，学校应针对学校档案管理工作中存在的具体问题进行完善。

首先应制定完善的档案管理制度和管理方式，确保档案收集规范性、整理规范性，使档案资料齐全，有效利用。其次应对学校档案管理工作有正确认识，学校领导、教育工作者，档案管理人员都应增强档案意识。再次及时更新档案管理设备，提升档案管理人员的素质，做好网络时代的档案管理工作。

总之，学校档案管理工作在学校工作中具有举足轻重的作用，学校档案管理工作，可以直接记录学校的各项活动，为学校提供各项工作的凭证和依据，提高学校教育质量和管理水平，反映学校的综合水平。要做好学校的档案管理工作必须合理运用现代化技术、提高工作人员的素养、建立完善的制度，使学校档案管理工作在学校工作中发挥出应有的作用。

【参考文献】

[1]戴秀文. 与时俱进. 做好高校档案管理工作[J]. 边疆经济与文化，2010（06）.

[2]马冬雪. 分析学校档案管理的现状及改进措施[J]. 科技促进发展（应用版），2011（02）.