Word应用技巧初探

【摘要】在Office办公软件中,Word应用学习其它应用软件的基础,文档和表格是必不可少的两大部分。本文就其应用技巧和文档安全保护,进行了总结探索。

【关键词】Word表格 应用技巧 文档安全

Simple research on the skill of applying the software Word

Li Hui

【Abstract】In Office software and other applications of the Word applied learning, documentation and form is indispensable. This paper discusses the application of skills and document security protection, were summarized.

【Keywords】The Word form Application skills Document security

1.Word2002表格应用技巧。

1.1 在表格中巧用公式。

①将插入点定位在记录结果的单元格中,单击“表格”下拉菜单中的“公式”命令,出现对话框后,在等号后面输入运算公式或“粘贴函数”;

②一般的计算公式可用引用单元格的形式,如某单元格=(A4+B3)*2,即表示第一列的第4行加第二列的第3行然后乘2,表格中的列数可用A、B、C、D等表示,行数用1、2、3、4等来表示。

1.2 巧妙处理斜线表头。

①将第一行第一列的单元格用拖动行线和列线的方法将其设置的足够大,将插入点定位在此单元格中。

②单击“表格”菜单中的“绘制斜线表头”命令,根据自己的需要选择对话框中的“表头样式”。

③分别填入“行标题”(右上角的项目)、“列标题”(左下角的项目)和“数据标题”(中间格的项目)以及“字体大小”等。

④删除斜线表头可以选择要被删除的斜线表头,当周围出现选定标记时,按“Del”键。

1.3 对表格数据排序求和。

①Word2002提供了列数据排序功能,有升序和降序两种,将光标定位在要排序的列上,单击对应菜单或表格工具栏上的排序命令或者功能按钮;对行中的数据不能进行横向排序;对表格中的首行数据也不能进行排序。

②表格中的数据进行求和操作,可以单击“表格和边框”工具栏上的“自动求和”按钮,汇总每一列或每一行的数据。一列数值求和时,光标要放在此列数据的最下端的单元格上而不能放在上端的单元格上;一行数据求和时,光标要放在此行数据的最右端的单元格上而不能放在左端的单元格上,当求和单元格的左方或上方表格中都有数据时,列求和优先。

1.5 精确复制整个表格。

①将编辑界面切换到页面视图方式,并将指针移动到表格的左上角,直到表格移动控点即一个方框内有一个四向箭头出现。

②将指针移动到表格的移动控点上,直到表格上出现一个黑色四向箭头为止。

③按住键盘上的Ctrl键,将表格副本拖动到新的位置。

2.Word2000文档安全保护妙招。出于某些目的,常常需要对文档进行保护。第一、确保自己文档中的信息不被其他未授权用户看到。第二、避免宏病毒、误操作及其他各种原因使文档文件受损,保证文档的完整性。

2.1 隐藏文档记录。打开Word,点击“文件”菜单,默认情况下会列出最近使用过的4个文件会完全暴露在外。出于保密需要,只要在“工具”“选项”“常规”选项卡中不选中“列出最近所用文件”即可。对Windows的“开始”菜单中“文档”子菜单会列出用户最近使用过的所有文件,点击“开始”“设置”“任务栏和开始菜单”“高级”选项卡中的“清除”按钮(这是Windows 2000下的方法,Windows 98下的操作类似)。对于频繁清除或忘记清除等缺憾,可以通过在注册表中删除“开始”菜单中“文档”菜单来实现。

2.2 给文档设置密码。打开“文件”“另存为”点击“工具”按钮中的“常规选项”,在密码栏中输入密码,确认输入后即可。在Word中,提供了两种类型的密码用于文件保护:“打开权限密码”――限制未经授权的用户打开文档。“修改权限密码”――限制未经授权的用户对文档作修改,没有修改权限密码的用户只能以只读方式打开文档。这两种密码是相互独立的,可以根据自己的需要分别设定。密码的最大长度为15个字符,并区分字母大小写。另外,选中“建议以只读方式打开文档”选项,文档被打开前会出现建议用户以只读方式打开的提示,选择“否”不接受建议,文档仍以常规方式打开。这种方法对许多破解Office文档密码的软件来说,长度太短或较有规律的Office文档密码可以说不堪一击。所以,尽量使用数字、字母大小写混合加密。

2.3 加密后的小措施。为了隐私得到更好的保护,建议养成首先输入文章标题或是及时手工更改标题的习惯,还可在“工具”“选项”“用户信息”选项卡里做一些修改工作(包括“用户姓名”、“姓名缩写”、“通讯地址”等)。

2.4 宏病毒防范。Word提供了对宏病毒的警告保护,用户可以选择“工具”“宏”“安全性”命令,在弹出对话框中设置各种安全级别。建议设置为“高”或“中”,使Word禁止非可靠来源文档中宏的运行,或在运行前给出警告提示,让用户选择运行与否。

2.5 突发事件下的文档保护。由于突发事件(比如断电、死机)导致文档未能保存,需要尽量利用Word提供的“自动保存”功能,在“工具”“选项”“保存”选项卡中设定“自动保存间隔时间”。设置好后,Word的自动恢复功能会在下次使用Word时自动打开恢复文件。若是Word没有自动打开恢复文件,可手工将其打开。恢复文件的后缀名为asd,其路径在“工具”“选项”“文件位置”选项卡中查找,对于Windows 9x/Me一般为“Windows Application DataMicrosoft Word”文件夹,对于Windows 2000一般为“Documents and Settings用户名Application DataMicrosoftWord”文件夹。

Word的技巧远不只这些。对于文档文件的保护工作,并非一定要通过加密软件才能完成的,Word自身已经提供了不少功能。只要平时注意积累一点一滴,就会让文档日趋完美安全。