漂亮文档轻松打Excel文档和页面设置指南

我们公司招聘，常常要求熟练掌握Excel，会制作漂亮的表格，本着这个要求招聘的人员，确实制作表格都非常熟练，但他们将表格打印出来就不是那么漂亮了，而且常常浪费纸张，经常需要我重新拿来修改调整后，才能打印出漂亮的表格。其实打印漂亮表格并不困难，只要我们掌握一些基本的文档和页面设置技巧，菜鸟也能很快打印出漂亮的表格。（虽然是以Excel 2007为例介绍，但大部分功能也可以在Word 2003中使用。）

纸张选择是基础

当我们完成Excel工作表的数据处理和格式设置时候，首先应根据打印的具体要求，执行“页面布局纸张大小”，选择合适的纸张，一般我们默认的纸张大小为A4。但如果你的表格比较大，可能就需要更大的纸张以及相应的打印机。接下来应该根据文档内容和结构，在“纸张方向”下选择合适的纸张方向，如果表格的高度大于表格的宽度，一般选择纵向打印，反之，则选择横向打印。而页边距选项，需要根据具体的页面预览效果进行调整，此处可以暂不设置（见图1）。

小提示：

在图1所示的窗口中，选择页边距按钮，可选择打印的边距，如果表格比较大，建议选择小，这样可以在纸张上放置更多的数据栏。

完美表格靠调整

完成上述页面布局设置之后，在Excel中会自动以虚线的形式，标示工作表的有效打印范围。我们可以依据该范围，然后根据各个数据行、列的内容合理调整宽度、长度，使整个表格都放置在虚线之类，这个调整工作需要细致操作和反复比较，将表格的各个列、行距调整得合理美观，漂亮表格的关键就是协调的表格的各个行、列间距。

重复打印表头

如果要打印的表格有多页，而每页都需要表头，则可设置如下：拖动选中要重复的标题行，并单击“打印标题”按钮，在“页面设置工作表顶端标题行”文本框中，就会显示要重复的标题行，类似于Word当中的表格标题行重复命令。

小提示：

如果我们只要打印部分表格内容，还可以先拖动选定该区域，并单击“打印区域”按钮，以设置具体的文档打印区域（见图2）。

快速调整页面设置

在“页面布局”中，我们只能设置页面的基本布局，如果要预览文档的实际打印效果，还需要单击“页面设置”对话框下方的“打印预览”按钮（也可以执行“Office按钮打印打印预览”命令），通过“打印预览”窗口，调整相关的页面设置。勾选“显示边框”项，可以显示文档的上、下、左、右以及页眉、页脚的位置示意线，将鼠标指向该示意线，当光标从放大镜图标变成双箭头图标时，拖动鼠标可以自由改变它们的位置。

小提示：一列数据超出的调整

如果工作表仅有一列数据超出了打印范围，我们既可以适当将左页边距示意线向左拖动一点，也可以向右页边距适当向右拖动一点。如果仅有一行数据超出打印范围，适当调整上下页边距的示意线，即可解决问题（见图3）。

如果我们想要对工作表设置具体的页边距数值，可以单击“页面设置”按钮，打开“页面设置-页边距”对话框进行设置，在此窗口中，可快速设置页面居中。如果经过上述打印预览和页面布局调整操作，发现当前的页面布局还是存在问题，还可以再次打开“页面设置”对话框，对纸张大小、方向等设置项进行修改。

总而言之，只要我们能够掌握一些基本页面设置技巧，在打印文档之前，充分利用打印预览功能，及时发现隐藏其中的排版问题并加以修正，相信用不了多久，你也可以打印出漂亮的文档。