量化管理,让数据说话

宝应县直机关幼教中心下辖三所幼儿园。实施集团化运作后，我们从顶层设计入手，在后勤工作中引进量化管理，让一个个数据说话，提高后勤管理的效能。

一、量化常用物资，增强采购的计划意识

学期初集中采购各类物资是后勤工作的常规内容。刚实施集团化管理时，集团领导走进各园保管室进行调研，发现三个园都有不少沉睡的物资，均是历年剩余的，因为后来使用要求有变化，这些物品就一直“睡”在保管室，好些已坏损。另外，从入库情况看，还存在常用物资一学期分批采购、可批发物资零星采买等现象，既增加了采购成本也加大了相关人员的工作量。调研中发现的这些问题无疑暴露了物资采购工作的无计划性。

于是，我们以确保保教工作正常开展为前提，对常用物资进行分类，并通过近年来的出入库情况测算出一学期的合理需求量。有些物品以班级为计算单位，如班级环境布置所需的装饰材料及双面胶等辅材、易耗性游戏材料等；有些物品以部门为计算单位，主要是常用办公材料；还有些物品以幼儿或教职工数为计算单位，如幼儿活动用纸、擦嘴毛巾、厨师帽、洗涤用乳胶手套等。在测算各种物资合理需求量的基础上，出台了物资采购的量化标准。考虑到每个园的实际情况不一样，每学期计划实施的重大活动也不尽相同，我们又给每类物资的采购标准设定了不同的浮动比例，使这一量化标准更具科学性。为保证量化标准得以落实，每学期初由各园根据采购标准填写《期初物品采购计划表》，上报集团后统一采购；每学期末组织人员盘点各园保管室剩余物资，填写《期末物品结存表》。在允许有一定剩余的情况下，下学期更有针对性控制某些物资的超量采购。

通过几个学期的实施，集团各园采购工作的计划意识明显增强，采购成本也得到了有效控制。

二、量化食品主副料，增强炊事标准意识

餐饮管理是幼儿园后勤工作的重点内容之一。一开始，我们采取的办法是：统一食谱，统一供货商，还设计了《幼儿代伙费月度支出表》，每月统计一次，试图通过代伙费的支出情况来反向监测餐饮工作。可最初的统计结果令我们很困惑，三个园每月的日生均点心金额、日生均中餐金额各不相同，而且有时差异还较大。同样的食谱，同样的食材供应价，为什么会出现这种不该出现的差异呢？

我们多方查找原因。在比对各园厨房日进货单和日出库单后发现，问题出在没有严格执行食谱上。一是后勤主任（事务长）执行代量食谱不到位。比如三鲜豆腐，食谱里都会标明豆腐、肉丁、平菇每生各多少克，但个别后勤主任在下食材采购单时，不是按幼儿数和食材代量进行严格计算，而是依靠经验报一个大致的采购量。再如八宝粥，哪八宝？各多少？各园也会有品种不统一和比例不统一的现象。如此种种，都会造成偏差。二是厨师操作跟着感觉走。烹饪时，油、盐、酱、醋、糖等各放多少，全凭自己喜好，没有统一的标准。我们统计了三所园近两学期各类佐料的使用量，再计算出生均学期用量，结果显示有的厨师好甜，有的喜酸，有的重油，有的偏咸，这样一个月、一学期累积下来，代伙费必然会出现不小的支出差异。更重要的是，这样随意烹饪菜肴，也会造成偏离孩子的健康需求。

找到问题根源后，我们从两方面做出调整：一是细化所有餐点的代量，严格按代量食谱进行采购。对一些没有明确代量的餐点，如肉松烧饼（每百人肉松多少克）、什锦炒饭（各种配料每百人多少克）等，也依据营养核算，制定出明确、合理的标准。二是规范厨师操作，根据幼儿身体发育的需求，计算和制定了食堂配料使用量表（每百人使用标准），并通过一系列的过程监控、期末考核等办法来扭转厨师固有的经验化操作。

标准意识的增强，大大提高了幼儿膳食的科学性、营养性。

三、量化卫生、消毒制品，增强保育员规范意识

幼儿园常用的卫生、消毒制品有洗洁精、洗衣粉、洗衣液、84消毒液、洁厕灵等，以前是幼儿园制定一个大致的领用标准，由各班保育员在开学初领取，中途可补领。实际操作时，除84消毒液外其他制品没有一个规范的量化使用标准，保育员大多是依个人习惯，很随意，反正后期不够用时可以再申领。我们比对三个园几个学期卫生、消毒制品的领用数据，发现剔除人数因素，各园使用量的差异较大。很显然，问题出在管理上。

卫生、消毒制品使用量不足，难以达到效果；使用过量，则很可能有残留，会影响孩子健康，而且有悖环保。因此，集团的几位后勤园长会同保健医生，采集了最近几学期各园各类卫生、消毒制品的使用数据，综合考虑各类因素，并多次听取各班、各部门的意见，最终制定了统一的量化标准，规范了各种情况下卫生和消毒制品的使用比例。

量化标准公布后，我们注意在实施过程中收集信息，及时对标准进行微调，并划定了一个可上下浮动的值。期末统计各班的使用量，如偏离值较大，则需相关人员进行书面解释。

有了量化数据，保育员们卫生、消毒操作的规范意识明显增强。

四、量化各类财务数据，增强园长预算意识

财务数据是管理者调整管理行为的依据之一，可事实上，能有意识通过财务数据来反思本园财务运作的园长并不多，有预算意识且能严格执行预算的园长更是少数。当幼儿园独立管理时，这一问题也许不算突出，但集团化管理后，如果分园园长没有预算意识，就会造成一些矛盾，给集团统一管理带来障碍。

为增强分园园长们的预算意识，我们仔细剖析近年来各园每学期的财务决算，在充分考虑多种复杂因素的情况下，对常规项目资金的使用标准进行量化，如人均办公费用、生均保教经费、各园奖励性绩效总额，等等。为提高各园执行预算的水平，我们还设计了多种表格，帮助园长们在数据比对中及时了解本园及姊妹园的资金使用情况，进而能进行主动调控。

如每学期初，集团主任会和财务人员一起，召集分园园长分别编制各园的学期财务预算表。通常是根据常规项目资金的支出标准，测算出人员工资经费、办公经费、保教经费后，最终确定剩余资金支出的项目及标准。这样，就促使园长们从过去只关心期末剩多少钱，转变为期初就关心本学期有多少资金可供支配，以及如何使用好这些资金，在保证保教质量的基础上做到量入而出。又如，我们每月都要公布各园经费使用统计表和幼儿代伙费支出统计表，方便园长们根据预算进行后期调控。有时候，某个数据超出了预算，园长会主动跟会计联系，查找超预算的原因，自我分析超支是否合理。再如，每学期末我们都要召开由全体园长参与的财务分析会，针对各园的财务决算表，分析各园执行预算的总体情况及得失，帮助园长学习通过数据找问题，通过数据解决问题。同时在必要时，对下学期财务做合理调整，进一步强化预算管理的意识。

量化财务数据，增强预算意识，在当下幼儿园经费普遍紧张的情况下尤显重要。需要注意的是，量化的标准不能固化，当外部因素发生变化时，必须及时做出科学的调整。同时要强调，量化数据的目的是引导园长们科学、合理地使用经费，消除显性和隐性浪费，把有限的资金用在刀刃上，确保保教活动正常开展，确保保教质量稳步提升。

集团幼儿园后勤工作实行量化管理，绝非是扼制分园自主性，更非要捆住园长们的手脚，而是意在充分发挥数据在管理中的调控作用，透过一个个数字化的标准，建立统一的、细化的操作系统，使后勤管理更趋规范，促进保教工作迈向更高平台。