浅议ERP系统下物资管理的内部控制

摘 要:文章阐述了物资管理的定义及物资的特点,以及物资管理内部的控制目标,同时对ERP系统下建立物资管理内部控制制度进行了分析。

关键词:ERP系统 物资管理 内部控制

中图分类号:F273.2 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)06-239-01

随着企业内外环境的日益复杂以及企业间竞争的日益激烈,企业的经营风险和财务风险日益增加,建立健全的企业物资管理内部控制制度已经成为必然趋势。企业应该根据物资管理的特点,结合单位自身的经营管理实际,开发出一套切实可行的物资控制和核算程序。而ERP就是一个对企业资源进行有效共享与利用的系统,该系统通过对信息进行充分整理、有效传递,使企业的资源在供、产、销、人、财、物等各个方面能够得到合理的配置与利用,从而实现对物资的有效管理,来降低企业生产成本,加速资金周转,进而促进企业盈利,达到提升企业的市场竞争能力的目的。

一、物资管理的定义及物资的特点

物资管理,是指企业在生产过程中,对本企业所需物资的采购、使用、储备等行为进行计划、组织和控制。物资属于流动资产,其特点是:它是一种有形资产;具有较强的流动性,在企业中经常处于不断耗用、购买或重置的过程中,具有较快的变现能力和明显的流动性;具有实效性和发生潜在损失的可能性。在正常的生产经营活动下,物资能够转换为其他资产,但长期不能耗用或销售的物资就有可能变为积压物资从而造成企业的损失。

二、物资管理内部控制目标

物资是企业的一种重要资产,其内部控制的主要目标是及时按质按量提供生产所需的各种物资,以最小的物资储备来达到最佳的供货状态,避免物资积压和缺料,合理组织供应,加强资金周转,保证生产活动的正常运行。在生产过程中,首先要确保生产运行和设备维修等所需的各类物资的正常供应,通过物资的信息化管理,加强生产物资的采购、供应和使用等各个环节的严格管理,降低生产成本和加速资金的周转。其次,对各种信息进行详细的统计分析,及早发现和改正生产物资管理中存在的各种问题,为物资管理提供及时的决策信息,从而进一步提高物资管理的科学性、先进性,以提高企业的经济和社会效益。

三、ERP系统下建立物资管理内部控制制度

1.岗位分工控制制度。企业应当建立物资管理的岗位责任制,明确各部门和相关人员应承担的责任、权利和义务,确保相关部门和岗位职责分明,并保证不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督,杜绝现象的发生。如:材料物资的请购、审批与执行;材料物资的采购、验收与付款;材料物资处置的申请、审批与执行;物资的保管与相关会计记录等不相容岗位不得由同一部门或者个人办理全过程业务。为确保内部控制程序的有效实施,在ERP系统中的各模块操作中,由系统管理员根据业务需要,对不同的部门和人员设定不同的工作权限。如有查看权、操作权和无介入权限等。操作权又分为制单、审核权,审核权又可以通过多级审核等方式来达到不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督的效果。

2.授权审批控制制度。企业应当对物资业务建立严格的授权审批制度,明确审批人对相关业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施。明确经办人员的职责范围和工作要求,严禁未经授权的机构或人员办理物料业务。在ERP物资管理各模块中,由业务员制单后必须经过各阶层主管人员逐级审批后才能执行该流程,并最后形成相应的财务记录和凭证,否则下一个环节的业务将无法进行。

3.预算控制制度。物资预算控制旨在对企业一定时期物资的采购和消耗进行统筹安排。物资预算是否准确直接影响企业的生产经营能否持续进行,因此,要加强其预算的可靠性控制,避免或减少预算编制的主观性和随意性。对于超预算和预算外采购项目,由预算控制部门对需求部门提出的申请进行审核后办理请购手续。

4.物资的请购、取得、验收与入库控制制度。物资需求部门应当明确采购物资类别、品种、规格、质量、数量、相关要求和标准、到货时间等内容。经预算控制单位审批后,在ERP系统模块操作中,根据物资需求预算在采购申请模块中填制物资请购申请单并审批。对于大宗物资的采购采取招投标方式采购;对于重要的技术性很强的采购业务,应当组织专家进行论证,实行集团决策和审批;对一般物品采取合同订购方式;对小额零星采购可直接购买。在确定采购方式及供应商后在订单模块中形成采购订单并审批。同时在价格审批模块中形成价格审批表并审批,最后与供应商填制采购合同进行采购。采购回来的物资,根据请购申请单、采购合同、采购订单、价格审批表由相关人员进行验收无误后,再由采购员在收料模块中填制收料通知单,经过审批后在外购入库模块中由采购员将收料通知单直接转化为外购入库单。财务部门再根据采购发票、外购入库单、价格审批表,在结算模块中生成财务记账凭证。

5.仓储与保管控制制度。根据采购预算合理确定库存物资的结构和数量,建立物资的分类管理制度,对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品等重要物资,应当采取额外控制措施;为了加强对库存物资的管理,严格限制未经授权的人员接触存货,并健全库存物资的防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施,同时建立相应的责任追究机制。

6.物资的领用、发出与处置控制制度。单位应建立健全物资领用、发出、处置等环节的控制制度。在ERP系统模块操作中,首先由物资领用部门出具经部门领导审批的领料单,经物资管理部门相关人员审批后在物资管理模块中填制领料单,领料人持该领料单找发料人确认提货。月末财务部门根据该领料单在物资管理模块中作出库核算,直接计入生产成本或管理费用。对于需要处置的物资按照相关规定进行上报审批后,办理处置手续进行处置。

7.库存物资的内部稽核控制制度。单位要建立库存物资的内部稽核制度。物资稽核只能通过实物盘点,应建立定期和不定期的存货盘点制度,实行盘点控制。ERP模块中有存货清查盘点模块,可以实时打印各类存货的库存情况,根据库存清单进行实地清查和盘点,确定存货的账存数与实存数是否相符,为企业的存货管理提供真实可靠的信息。

总之,由于材料物资占整个企业成本费用比重很大,而且随着市场竞争的日益激烈,在其他环节降低成本的潜力已经不大,但降低存货成本仍有较大空间情况下,进一步加强材料物资的内部控制,已经逐渐成为企业的“第三利润源泉”控制的重点。企业通过ERP系统,基本实现了物流系统和财务系统信息的完美链接,并实现了对存货的请购、取得、验收、入库、领用、发出与处置等环节的实时控制,对保证物资各环节凭证资料的真实可靠打下坚实的基础,对维护财经纪律、经营秩序,防止或抑制营私舞弊行为以及事后审计工作具有重要的意义。

参考文献:

1.2009高级会计实物科目考试辅导用书.上海国家会计学院编,大连出版社

2.陈林峰.ERP系统下购货与付款业务的内部控制设计.财务与会计,2009(1)

3.2009年度注册会计师统一考试辅导会计教材.中国注册会计师协会编,中国财政经济出版社

4.韩同银等.施工企业物资的精细化管理.铁道工程学报,2006(2)

(作者单位:金堆城钼业有限矿业公司财务室 陕西华县 714102)(责编:若佳)