财务参与采购合同事前管理分析

摘要：《企业内部控制规范》规定，企业对外发生的经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。由于一个合同往往会涉及质量、标准、规格、功能、价款报酬、运输等环节，一个人难以逐一通晓，因此需要企业各部门参与制定合约条款或提出合理化建议。会计工作的一个重要职能就是“监督”。监督包括事前监督、事中监督、事后监督。财务部门如果在合同签订环节就参与管理，相当于进行事前监督，财务部应该从财务角度辨识合同文字歧义，在涉税条款上审核合同内容是否有利于税收筹划等。

关键词：财务；采购合同；事前管理

中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：16723198（2012）20009702

企业生产经营活动包括采购、生产、销售三个环节，而生产和销售都离不开采购。采购质量的好坏、成本的高低直接影响着企业的经济效益，采购活动中的风险可能表现为：（1）采购计划安排不合理，库存短缺货积压现象严重；（2）供应商选择不当，采购方式不合理，可能导致采购物质质次价高；（3）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。要降低采购风险就要求企业加强采购活动的管理，签订采购合同。

《企业内部控制规范》规定，企业对外发生的经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同。由于一个合同往往会涉及质量、标准、规格、功能、价款报酬、运输等环节，一个人难以逐一通晓，而合同一经当事方签字盖章，一般就产生法律效力，难以更改，因此需要企业各部门参与制定合约条款或提出合理化建议。会计工作的一个重要职能就是“监督”。监督包括事前监督、事中监督、事后监督。财务部门如果在合同签订环节就参与管理，相当于进行事前监督，减少付款环节、验收环节的风险。

目前实际在企业（特别是中小企业）管理实务中，许多财务部门的合同监管作用受到很多方面的抑制和约束，仅仅是在事后被动地接受采购部门传递过来的合同，对经济合同的签订环节缺少主动参与和监管，扮演的是“执行”角色。那么财务部如何参与合同的事前管理呢？笔者认为财务部应该从财务角度辨识合同文字歧义，在涉税条款上审核合同内容是否有利于税收筹划等。主要从以下几个方面进行分析：

（1）一般合同的订立都是在采购计划的基础上，财务要审查采购计划是否经过相关部门的审批，特别是技术部门对请购物资的要求。材料会计要对需采购的货物同现有的账面库存进行核对，判断企业现有的资源是否可以满足该需要，以免造成积压，增加企业的仓储成本。

（2）采购部门在确定了采购数量之后，必须遵循企业订货报价制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。但是并不能盲目遵循价格低的原则，还要从税收角度去选择。企业购置设备时，往往在满足使用功能后就考虑价格，例如企业采购一台设备价值117万元，增值税进项税额可以抵扣17万元，计入固定资产100万元。在功能一致的情况下，另一台设备价值125万元，属于《财政部、国家税务总局、国家发展改革委关于公布节能节水专用设备企业所得税优惠目录（2008年版）和环境保护专用设备企业所得税优惠目录（2008年版）的通知》（财税[2008]115号）的标准设备，根据《增值税暂行条例》规定可以抵扣增值税进项税额18.16万元。同时根据《企业所得税法》及其实施条例和财税[2008]48号文规定抵扣所得税10.68万元。此例表明虽然价格高，对于增值税来说可以抵扣，不会增加企业负担，还可以抵扣所得税。

（3）确定供应商后，审查供应商是否能提供营业执照和税务登记证。因为营业执照上可以反映出对方的经营范围，即将签订的标的物是否符合经营范围；在审查对方的营业执照时，应注意企业参加年检的情况，有的企业因连续两年不参加年检，已被工商部门吊销营业执照，与其签订的合同也将因为对方没有主体资格而失去效力。而税务登记证则可以反映出对方是属于小规模纳税人还是一般纳税人。因为在税收上合同当事人会由于身份不同而导致税负不同。根据税法规定，向小规模纳税人采购材料和向一般纳税人采购材料有区别。向小规模纳税人采购材料即使取得税务机关的增值税发票，也只能抵扣3%的进项税额，而一般纳税人的抵扣税率分为13%和17%两种。在“等质等价”的前提下，合理选择当事方有利于合法的税收利益；如果对方没有办理税务登记，就无法取得发票也无法向税务机关申请代开增值税专用发票。

（4）审核付款条件。采购付款方式决定资金使用和筹集的时间，在决定付款方式前首先要了解企业所需的物资是属于“买方市场”还是属于“卖方市场”。一般来说，购买市场紧缺的原材料、产品，即属于“卖方市场”时，供应方都会要求先预付部分货款，那么在预付款的数量上要掌握一定的度，如果一开始就付清全部的货款，会增加企业的资金风险，在以后就会完全处于被动地位。如果物资属于“买方市场”，企业应该尽量采取分期付款或者货到付款方式，因为适当的赊账短期来说可以节省财务费用。并且对初次合作的供应方提高物资准入机制，可以在合同中约定供货方预先支付一定的物资保证金，等到物资使用并通过验收后，才付清货款并返还保证金。另外在合同中要慎用“定金条款”。根据合同法第115条规定：“当事人可以依照《中华人民共和国担保法》约定一方向对方给付定金作为债权担保。债务人履行债务后定金应当抵作价款或者收回。给付定金的一方不履行约定的债务的，无权要求返还定金；接受定金的一方不履行约定债务的，应当双倍返还定金”。因此根据合同法的规定，如果在合同中约定了定金条款，我方如果违约，就无权要回定金。

（5）在合同签订过程中，应当着重对合同的质量条款进行审查。特别是由对方提供的格式合同中，往往会出现诸如“质量要求技术标准：按有关标准执行”等模糊约定。为了防止质量纠纷的产生，我们应当在合同中尽量明确产品的技术规格与指标，并在合同的质量条款中尽量明确、细化验收的标准。特别是对需要安装和调试的设备，在质量条款或质量保证协议中应该明确规定以下条款：

①质保期的约定：质保期的具体时间标准应与供应方协商确定，在合同中规定质保期的计算开始时间应该是在设备安装调试合格后的次日为质保期的计算的开始时间，而不是设备或产品交付后。应强调供货方在质保期内必须保证设备质量，并且在质保期内提供免费的设备维护与修理。对于合同约定的，由于我方原因造成的设备不能正常运行的设备维护需要我方支付相应修理费用的条款，我方应尽量争取优惠或确定维修费用的标准，以防止供货方维修时故意刁难或漫天要价。另外，可以在条款中约定要求对方对设备适用和维护提供相关的培训，以使得我公司具备相应的人才直接维修，减少供货方维修的概率。

②质保金的约定：在采购合同中应严格约定质保金，至少应该大于或等于合同标的额的10%，待设备的质保期结束后归还于供货方。因此在返还质保金时，应该要求技术部和相关使用部门出具验收报告才能返还。

（6）关于交货时间、方式的约定。在合同中，交货时间及方式的约定也很重要，因为如果对交货时间无明确的约定，则卖方可能无限期的拖延下去，对我方必然造成一定的影响。因此应该在合同中明确交货时间、期限以及延迟交货的经济处罚。同时对于运费的承担也事关企业的相关采购成本及风险负担，如我方负责运输设备，那么我方就将承担运输期间的货物的毁损风险及相应的运输成本。因此建议公司在约定交付条款时，尽量规定为：“供方负责将货物运输至买方所在地，并承担相应的运费及装卸费，设备经安装调试完成后视为交付完成”。

（7）关于发票方式的约定。对于物资、设备采购，一般我们都要求对方开具增值税发票，其进项税额可以抵扣，但不得在条款中约定将运费、安装费金额合并在设备价款中。因为货物采购的费用和运输费用的进项税额抵扣率是不同的，增值税抵扣按17%或13%税率抵扣，而运输费用抵扣率为7%。如果约定将运费、安装费合并在设备价款中，根据税法规定，这是属于未按规定取得增值税发票，根据国税发[2006]156号与国税发[2007]18号文的规定不得抵扣。

除了以上这几点，采购合同还牵涉到很多条款。财务人员的能力毕竟是有限的，无法面面俱到，合同管理需要企业内部各部门的密切配合。财务管理作为企业管理的核心，企业在日常的经济管理活动中应该充分发挥财务监督的作用，通过财务介入采购合同的事前管理，规范合同条款，防范税收风险，保护企业在经济交往中的合法权益。