浅析档案管理在审计质量工作中的作用

摘 要 对于一个国家的经济发展而言，基层审计机关的工作俨然将起到极为关键的作用，推动着国家经济的稳定、快速发展。众所周知，审计工作的展开会涉及诸多方面的内容，而要想让审计工作开展与执行的具体情况得到充分的反映，就必须对相关的档案管理工作引起足够的重视。基于此，在整个审计工作中，档案管理是十分重要的组成部分，是避免审计错误、保证审计质量的关键环节。本文就业审计档案的特征，系统分析与探究了档案管理在审计质量工作中的重要作用。

关键词 档案管理 审计质量工作 作用

作为一个肩负着推动完善国家治理、维护国家财政经济秩序以及保证国家经济社会健康发展等重要职责的机关单位，基层审计机关要想履行好这些重要职责，俨然是离不开档案管理工作的。具体来说，档案管理工作是审计监督活动的真实记录，充分反映与体现着其所履行职责的真实情况。基于这样的重要性，对档案管理工作的规范不仅是提升审计工作质量的内在需要，更是防范审计风险的必然要求。

一、审计档案的特征

具体来说，审计档案具备了以下几个方面的特征：一是公正性。由于审计监督是一项相当重要的经济监督活动，所以相应的档案也会具有一定的客观性与公正性。审计档案往往都是由审计单位依照相应的法律程序通过审计监督之后得出的审计结论，因此审计档案不仅具有一定的法律效能，同时也具有社会性质，能够将审计监督的公正性与客观性充分体现出来。那么，要让审计档案的公平性与公平性得到保障，我们就必须保证审计材料的真实性以及取证材料的完备性。二是专业特性。由于审计档案能够有效记录与充分反映审计监督，而审计监督是具有特殊性的，所以审计档案也因此具有一定的专业特性，无论是审计文书的整理、归档、立卷还是审计文书的制作，均需要严格按照相关的审计条例来进行，审计工作的执行始终都具有一定的程序。三是联系性。从整体上来看，完整的审计监督工作主要划分为按个步骤：第一，确定审计对象、拟定审计方案、组建专业审计组。第二，下发审计通知书（发给审计对象）、执行审计（严格依据所拟定的审计方案进行）、总结并撰写审计报告。第三，对审计报告进行审定（在被审计单位提出意见或建议的指导下进行）、给出审计结论。显然，这三个步骤始终都是相互联系、步步紧扣的，三个步骤缺一不可。此整体不仅可以实现对问题的证实与评价，同时也可以将审计事项的进程与结果系统、正确地反映出来。[1]

二、档案管理在审计工作中的作用

（一）为审计工作提供强有力的证据支撑

在现代审计工作中，要想良好地实现对审计质量的控制，就必须依靠审计档案来为各项具体的审计工作（如审计报告、审计意见、审计决定等）提供强有力的证据支撑。具体来说，我们都知道审计工作始终都具有较强的严肃性和权威性，所以审计工作的开展必然十分重视审计证据的作用。在具体的审计环节当中，任何一项审计工作都是以实施为依据来开展的，基于此，我们理应通过审计档案的形式来将所有审计材料保存下来，以此来为之后的复查工作提供强有力的证据支撑。

（二）是贮存大量审计信息的理想方法

作为一种具有大容量、特殊性、综合性特征的信息资料，审计档案凝聚容纳了以往审计工作开展过程中所产生的所有审计信息，以档案的形式来实现了对大量审计信息的集中贮存与保管，并在时间上实现了无线传递，始终保持着较强的真实性与原始性。显然，这样的方式不仅能够在最大限度上减少审计信息的失真、畸变以及损失与损坏，同时也有利于我们对过往审计信息的集中检索、查阅以及使用。基于此，审计档案管理工作俨然是进行审计时间传递的最理想贮存传递方式。

（三）是评价审计项目质量与成果的重要依据

显而易见，要想较好地实现对已完成审计工作的评价与总结，仅仅依靠个人头脑中的印象记忆俨然是难以完成的，且在评价与总结的过程中极容易出现各种错误，甚至会在无形之中逐渐产生“先入为主”的主观偏见。然而，通过审计档案的建立，我们即可以根据审计档案的记录来进行总结，这样的总结是有依据与凭证的，具有真实性、可靠性与准确性，能够有效实现对以往审计工作的评价与总结，找出并逐渐克服不足之处，发扬优势之处。[2]纵观近些年审计署在全国优秀审计项目评比活动的开展过程中，审计档案始终都是评比优秀审计项目的唯一依据。基于此，在整个审计质量与成果的评价中，审计档案始终具有举足轻重的作用。

（四）为开展审计宣传提供大量可用素材

众所周知，审计档案资料所包含内容的涉及面极广，相关国家经济效益、经济规律以及财务收支等均包含在其中。然而，这些大量的审计档案资料俨然将成为审计宣传工作中（如对国家财经政策、财经法规等的宣传）不可缺少的可用素材。显然，这些审计档案素材不仅可以实现对经济效益与社会效益的进一步提升，更为经济建设服务以及深化改革起到了良好的宣传教育作用。

三、结语

作为国家档案的重要组成部分，审计档案的建立与管理俨然是各级审计机关日常工作中的重要任务之一，是必不可少的环节。审计档案始终都来源于审计实践，充分反映着审计工作的过程，不仅是审计监督活动的完整性、真实性记录，同时也是研究审计历史、考察审计工作的重要依据。随着近年来审计工作地位在我国的日益提升，国家、社会对审计工作的要求提议提高，而审计档案的利用率也越来越高，其本身所具备的重大作用日益明显。

（作者单位为吉林省洮南市审计局）

参考文献

[1] 谭萍，毛剑.论高校经济责任审计档案的作用及其管理制度[J].文教资料，2010 （27）：183-185.

[2] 潘飞，侯新亚，孙航.充分发挥档案管理在审计工作中的作用[J].理财，2013（07）：89-90.