人事档案管理信息化建设的必要性及实践路径思考

【摘要】随着科学技术的高速发展，推动了经济和社会的高效进步，使得人们的生活方式发生了巨大的改变。特别是在计算机技术广泛应用的今天，极大地方便了人们的生活。因此，在这种背景下，人事档案管理信息化建设也要与时俱进，迎合时代的发展潮流，提高自己的现代化水平。基于此种情况，笔者对人事档案管理信息化建设的必要性和实践路径思考进行了详细地阐述，并提出了自己的几点浅见，希望能给相关工作人员提供了一些有价值的参考和借鉴。

【关键词】人事档案，管理信息，必要性

人事档案管理工作的任务就是通过对信息资源进行有效管理，科学技术的进步，也使得档案管理有了新的内涵。人事档案管理工作也应进行优化和改革，加快推进人事档案管理的信息化建设，不断提升人事档案管理工作的质量和效率，才能满足不断变化的社会发展要求。本文以对人事档案管理进行信息化建设的必要性作为文章内容的切入点，并对建设人事档案管理信息化的有效路径进行了详细地阐述。

一、对人事档案管理进行信息化建设的必要性

在网络高速发展的当今社会，很多人事档案工作却仍然沿用传统的工作方法，工作效率非常低下，对认识档案管理进行信息化建设已经势在必行。

（一）时展的必然趋势。完整、准确的人事档案，是选用、提拔人才的重要依据。但是若是对人事档案的原件可以随便借出，极容易造成档案的涂改、缺损等现象的发生。因此，为了保障人事档案的安全性，以及相关工作的高效进行，必须要进行人事档案管理工作的现代化建设，提高其现代化水平，将档案原件的信息转变成电子信息，供使用者进行查看，避免涂改档案事情的发生。

（二）促进其工作质量的提升。相关工作人员应将人事档案的目录保存成信息数据库，这样就省去了需要用手工来更新纸质目录的复杂环节，有效促进了档案目录更新速度的提升。同时，在管理权限的范围许可内，人事档案的使用者可以对员工的档案信息进行检查和检索，以保证这些员工档案信息的准确性、材料的完整性以及归档的即时性，只有这样，才能有效保证人事档案的高效利用。

（三）是顺利开展人力资源管理工作的重要手段。近些年来，我国的法律法规越来越重视对劳动者的权益保护，因此，人事档案工作的展开也应符合当下的政策理念，在充分尊重员工的基础上，要使档案内容得到员工的知情和认可。若是员工对档案中的关键信息提出质疑时，人事档案的工作人员应履行好其职责，通过将网络信息档案的调取来解除员工的疑惑，由此可见，进行人事档案的信息化建设是实现人力资源管理工作顺利开展的重要手段。

二、建设人事档案管理信息化的有效路径

（一）建立一体化的管理体系。开展人事档案管理信息化建设工作的过程中，应对过程进行强化管理，采用科学化手段，来保证档案信息的安全性和完整性，使档案信息能够实现资源共享，人事档案管理应在安全、快捷地前提下，开展好借阅、借出以及盘点和处理等工作，从而实现档案信息的接受―传送―存储―使用的系统化管理，使一体化的管理体系得以有效建立，从而实现档案管理工作效率的整体性提升。

（二）构建良好的信息化氛围。在开展人事档案管理信息化建设的过程中，应积极构建良好的信息化氛围，激发工作人员的热情，将他们的积极性和主动性充分调动起来。为了加速推进档案管理信息化建设工作的顺利开展，首先，应对政务信息化进行规划，把档案管理的信息化建设纳入工作体系中，对管理人员进行引导，使他们积极投身到科技创新的过程中，秉持以人为本的原则，完善相关的激励机制以及培训机制，树立健康的企业文化，加快人事档案管理信息化的建设进程。

（三）给予人事档案管理信息化建设足够的重视。二十一世纪，人们越来越重视信息化建设，加速推进人事档案管理信息化的进程是势在必行的。因此，应给予人事档案管理信息化建设足够的重视，加大对自动化信息管理系统的开发力度，促进其快捷性、即时性以及动态性地提升，提高整体的档案管理水平，树立正确的指导思想，进一步明确人事档案管理信息化建设的意义，要做到：首先，档案管理人员应端正工作态度，勇于创新，对先进的信息技术加以充分利用。其次，促进工作人员档案意识的提升，秉持以人为本的原则，使人事档案的管理工作能够全面、系统和统一。将工作人员的主动性和积极性充分调动起来。最后，要意识到人事档案管理工作的信息化建设是一个过程，不是一蹴而就的，要做到循序渐进，在实践的过程中，应提高信息化系统的应用能力和水平，通过对自动化系统以及信息化管理内容进行全盘考虑，对所存在的问题进行总结，并找出解决的措施，以实现人事档案管理的信息化建设的顺利开展。

（四）加大对相关软件的开发力度。作为人事档案管理信息化得以顺利建成的基础，信息化的操作平台是非常重要的。因此，要将理论应用实践，采取有效的行动，加大对相关软件的开发力度，实现对各类操作协同的优化和升级。并以此为基础，对档案信息的数据管理系统加以完善，结合档案管理工作的实际需要，其系统必须要具备格式管理以及代码、查询、维护、传输、处理以及交换等功能。又由于人事档案的信息数据库包含所有的人事档案数据，很多数据都会经过重复使用，由此可见，信息数据库的建设是人事档案管理在信息化建设过程中的重要核心内容，只有开展好相关工作，才能有效促进数据利用率的提升，才能使信息实现资源贡献。完整的档案信息化的管理系统，应体现出科学性、保密性、高效性，只有这样，才能有效提升信息库的工作效率和服务质量。

结束语：总而言之，通过提高人事档案管理工作的现代化水平来促进其工作质量的提升是具有一定的现实意义的。虽然，现阶段，人事档案管理工作还存在着一定的不足，但是，只要将人事档案管理的信息化建设，转变工作理念，积极探索新的工作模式，只有这样，才能保证人事档案管理工作的效率和质量，并保证其安全。

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