谈高校教学档案管理

摘 要：当前我国教育行业面对企业改革也不断变革自身来适应新时代社会要求，我国各大高校也针对社会企事业用人需求的迫切愿望而开展着轰轰烈烈的教学体制改革。在高等院校的众多改革方向中，高校教学档案管理改革是其中重要工作之一。高校教学档案是学校自开展教学活动中不断积累完善的具有多种用途的原始记录档案，是印证高校教学历史的文本凭证，也是教学评估、科研参考的重要参考指标。因此教学档案的保存和利用就随着高校在社会中体现价值增多而变得越发重要，综上所述，本文就结合着高校教学档案管理目前的状况和问题，以及改进和提高进行几点探讨。

关键词：教学档案；高校；管理

中图分类号：G632 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2013）07-008-02

在上个世纪90年代中后期中央国务院开始实施的面向广大高校的“211工程”，从而标志着中国高等教育改革和发展正式起步。在经过将近20年的发展过程中，我国高等院校的教学模式的转变已经显而易见，而教学模式也从开始“万人齐走独木桥”的精英教育逐渐面向大众化，连年的高校扩招，使大多数人的“大学梦”变成现实。高校的不断扩招也使得教学规模和范围不断壮大，也使得很多新的教育理念、管理理念脱颖而出，使得多样化教学模式、多样化管理模式在各大高校都十分普及。但在发展的同时问题也随之而来，教学交流活动越来越频繁，教学涉及范围越来越广，师生数量越来越多，可相应的教学档案管理还停留在上个世纪水平，还在使用传统的人工操作模式，缺点也是显而易见，这种易遗漏、易丢失档案资料的事故屡见不鲜，严重时甚至还影响到高校声誉。因此改革当前传统的教学档案管理模式势在必行。通过建立现代化、规模化的高校教学档案的提案也油然而生，同时这样做的目的还能为高校发展和教学质量提高提供高质量服务和有效保障。

一、高校教学档案的必要性和意义

高校教学档案管理的水平是衡量一个高校管理工作高低、检测是否能成为一个优秀高校的重要参考指标。因此，教学档案其目的不但是收集保存教学工作中有价值的资料，而且为以后教学改革，教学科研提供必要的书面依据。

不断改进、完善高校教学档案的管理工作，是对改进教学模式，继续发扬优良的教学手段、遗弃不适用的教学手段从而提升教学质量，提高教学效率有效补充。因此，建立功能完善的教学档案管理机制，对高校制定的教学发展规划、教学目标以及科研工作都能起到极大的促进作用。

1、教学档案能对高校教研改革进步的实施发挥着重要的参考作用。高等院校的目的是培养适合现代化社会工作的高素质人才，为科研机构培养新生力量、为祖国实现宏伟复兴培养大量精兵强将。而怎样提高高校的教学水平，都与教学档案密切相关。只有在完整准确的教学档案中不断分析和参考，学习和吸收，才会为以后的教学和科研工作的提高打下良好的基础。

2、教学档案能对高校未来的教学科研规划发挥必要的借鉴作用。高校在大众教育中的作用越来越突出，高校自身也面临着改革传统的教学管理手段，吸收和研究先进的教学手段。同样，新教学大纲的不断完善和新体制下标准的制定，教学手段日益翻新和总结，都需要借鉴以往的教学档案，以便继续发扬优良的教学手段，改革当今不适用的教学手段等。

3、教学档案能提供学生、企业查询的可靠凭据。随着社会经济多样化的不断进程，社会多种用人方式扩展，判断人才水平的标准也水涨船高。很多知名和审查条件较严的用人单位也经常和众多高校密切联系，从高校的教学档案资料中获取人才在高校的学习和活动记录，进而分析是否能担任工作的重要参考标准。同时，教学档案也能起到服务学生的作用。随着人才流动越来越频繁，范围也不断扩大，很多毕业生因为种种原因，丢失毕业证需要补办，这就要求高校的教学档案必须完善，能帮助学生查询到该学生在高校的过往记录，方便办理补证手续。

4、教学档案能提供高校历年为数众多的教育活动中积累的原始凭证。很多高校为提高高校师生对高校的荣誉感、使命感，扩大高校自身影响，需要经常举办对内对外的学校宣传展览，把学校自办校以来取得的辉煌成果、培养出的优秀人才、为当地教育事业做出的贡献做到有效宣传，都需要借助教学档案来完成。，把学校自办校以来取得的辉煌成果、培养出的优秀人才、为当地教育事业做出的贡献做到有效宣传，都需要借助教学档案来完成。

综上所述，高校教学档案包含着许多用途，重要性也不言而喻，所以加强高校教学档案管理水平，提升高校整体管理素质是高校所有改革方向中的重要任务之一。

二、高校教学档案目前存在的问题和改进方案

由于高校的教学内容和范围连年的增长和扩大，师生力量连年递增，使得教学档案材料的收集整理工作难度日趋增大，同时，客观上我国高校教学实行跨年制使得教学档案无法和实行年度制的其他档案同步整理，就这造成了很多档案管理工作的推迟，使得教学档案丢失、遗漏屡见不鲜，教学档案的增补、存档和查阅也因为种种原因无法展开。因此就出现的这些问题，需要制定相应的管理标准、找到切实可行的解决手段。

1、通过宣传等手段，让高校师生了解教学档案的意义和必要性。高校应该主动学习和研究《档案法》，《档案法》的颁布实行代表我国档案管理已走向法制化方向，高校要树立严谨的档案管理的政治性、大局性、效益性要向广大师生主动普及档案的重要性教育。让师生加强对教学档案的性质和价值的认识，增强他们对档案信息的知识和学习欲望，从而支持教学档案管理工作。同时高校要总结适合本高校的工作方式，制定切实可行的档案管理制度。同时责任落实到各个教学部门，把教学档案管理制度与每个教师利益挂钩。定期在高校内开展教学档案的推广工作，让每一高校学子都能学生的教学档案有着正确的认识，从而遵守高校规章制度，为顺利毕

业、到更高一层学府深造、走向社会工作岗位奠定必要基础。

2、建立独立、完善的档案工作制定各项标准。各高校的教学档案文件主要来源于学校管理机构与各教学院系。例：教务处负责教学计划的研究和制定、修改；招生办公室负责招生计划的制定和实施；学生工作处负责广大学生的学籍管理、学生奖罚以及思想教育工作；成人教育部门负责学校的成人脱产教育、函授教育、业余教育等。因此各教学部门职责和范围不尽相同，所以高校教学档案本着各部门独立管理教学档案原则，每个部门只需负责自己所辖管理范围内的教学档案记录收集工作即可。

3、建立科学的教学档案管理制度。由于历史、迁移等种种多方面原因，目前的教学档案的管理存在管理制度不到位，管理人员业务水平较低，资料遗缺、分散和丢失的现象严重。因此需要建立科学的教学档案管理制度。建立科学化、立体化的教学档案制度。同时完善的档案管理人员的培训制度等。

4、实行按专业按体系分类的原则，按年度组卷进行科学管理。例如按照专业体系考核，教学档案就记录与这一专业所相关的体系范畴。在进行以往比较时，教学档案能列举历年这一专业的考试范畴，从而很容易比较它们之间的教学优劣，找出差距，促进教学改革。同理，如果按照学习体系考核，教学档案也能在这一学习体系范畴中查阅到历年高校之间的教学优劣等。因此，按专业按体系分类进行科学管理，能保持各个学科、各个体系的连贯性、系统性，从而使专业科研教学业务水平有着较好的进步。

5、培养提高高校教学档案相关的工作人员的业务水平和素质。再好的制度和标准也需要人为的参与，仅仅有优秀的管理制度和标准，没有相应的合格的档案管理人员也是不合格的。因此，教学管理档案的工作人员的业务水平和教学档案管理水平密切相关。因此学校需要开展定期、不定期的多形式、多层次的培训课程，提高相关工作人员的业务水平。把高校档案管理工作提高到一个崭新的高度。在必要时，各大高校可以适当引进吸收一流具备先进管理水平的外聘人员。同时，各大高校也有必要组织定期交流会、讲座等。同行之间互相学习交流经验、成果，总结不足。提高教学档案工作人员的事业心和荣誉感，增强工作的科学性和严谨性，为整个高校管理工作做出应有的贡献。

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