对图纸档案管理的若干思考

摘 要 最终确立的图纸是基建档案中参考价值最大的，也是利用价值最大的，也是基建档案中最为重要的，较高质量的图纸为建筑的历史留下了可查可修复的详细的资料。

关键词 图纸档案 设计院

一、关于图纸档案管理所存在的一些问题

伴随着改革开放，中国的发展巨大，建筑也越来越多，住房也不断深化，越来越多的图纸和档案。良好的图纸管理方案可节约大量的资金和劳动力，间接性的创造出软经济实力，而在实际生活和操作中往往容易忽视图纸档案的重要性。

（一）归档质量差

多数图纸接收时无图纸目录和结构设计说明无法确切知道图纸数量，造成收集不完整。有的图纸不注明日期；有的无竣工章；有的图纸改动处，随意用铅笔、圆珠笔乱画；有的图纸工程名称记录不规范；有的把施工图盖上竣工章而不是重新绘制竣工图，造成实际建筑物与图纸有出入，图纸为此失去保存和利用价值，给以后的利用带来麻烦。以上问题主要是由于施工单位在主观意识上重建设速度，轻档案积累，普遍认为档案质量的影响不如一项工程质量；而档案部门又不能参加工程竣工验收，给什么材料就收什么材料。

（二）保管方法不当

随着图纸档案越来越多，保管工作日益繁重。图纸以其纸质特殊性、篇幅大小不一而区别于其它纸质档案。在很多馆室，图纸档案在归档时，凡图幅大于A4纸均折叠成A4大小，然后放入卷盒，实行盒装式管理。这种保管方法美观规范，方便管理，但是图纸档案多为蓝图，纸质纤维比较脆弱，易老化断裂，容易破损，有的原本就破损严重，经频繁利用，反复折叠，最终彻底断裂，无法利用。

（三）保护意识淡薄

档案馆保管档案的目的是为了利用。有些利用者明确提出只需复印件，但是由于图纸档案篇幅的特殊性，且工程复印机价格昂贵，多数档案馆无力配备，只能复印成若干小纸张然后拼接，拼接图在有些行政审批部门又不予承认，这样所有的图纸都必须提供原件，需要复印件的由利用者借出馆外复印。这样做方便了利用部门，最大限度发挥了图纸的利用价值，但是对保护图纸档案来说，存在着很大问题。基建档案利用上有特殊性，常常一项工程的改扩建所需时间较长，图纸借出后不到工程完工便不能归还，等到归还时面目全非，伤痕累累。有的甚至在多次催还仍不见动静时，才轻描淡写地告诉档案部门，图纸已辗转多人而找不到了。

（四）数字化任务迫切

建筑物历史越长，其图纸越可能面临老化的问题。这些蓝图年代久远，字迹模糊，陈旧不堪，恰恰建筑物历史久远，其图纸利用频率越高。如我院主楼建于1955年，图纸上的大部分俄文文字还可辨认，但是图形部分越来越模糊，复印效果很不理想。根据《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，主要任务之一是推动馆藏档案的数字化和数据库建设。通过对各种类型档案进行数字化处理，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量，对于解决图纸档案老化无疑是一次机遇，同时也面临挑战。

二、加强图纸档案管理齐全、完整。准确的图纸是一座建筑的真实写照。管理好图纸是我们基建档案工作者的重要职责

我认为，必须做好以下几方面工作：

（一）争取参加竣工验收

竣工验收是保证图纸完整、准确的一个重要环节，是图纸档案收集的关键程序。施工单位不按时提交合格竣工图，则不予验收。在竣工验收时，严格把关，对图纸进行全面系统的检查，发现不齐全的及时向施工单位追要，发现不合格的及时责成施工单位返工。要实现这一目标，关键是在与施工单位签订合同时，要把档案材料齐全完整的工作要求附在合同中，使施工单位明确基建档案要求，在重视工程质量的同时，也重视归档案材料的质量。

（二）在保管和利用上加强改进

为了最大限度延长档案寿命，图纸档案要单独保管，并且实行平摊式保存。将工程图纸整张摊开平放，每张图纸编一个顺序号，不仅有利于档案原件保护，同时便于检索和利用。要加强制度建设，实行科技档案的“三纳入”制度，将图纸的形成、积累、整理、归档工作纳入基建计划、规划、管理制度中。必要时在档案接收进馆后对利用者和馆员可适当运用经济手段，确保最大限度地延长档案寿命，保证图纸质量。

（三）提高图纸管理现代化水平

要对那些年代久远、破损严重的图纸进行复制，复制品与原图一起保存。方法之一是利用缩微胶卷管理。及时对档案进行缩微处理，是解决褪变字迹显现技术不够理想的有效措施。有关法律规定缩微胶卷具有档案原件的法律效力，加上缩微品本身具有节省存贮空间、增大信息存贮密度等多种特点，所以利用缩微胶卷管理是一种抢救图纸档案的好方法。方法之二是实行光盘式管理。将图纸全部扫描，刻录光盘，一式多套。档案部门不必自己购买扫描仪，可以采取外包的形式，由专业图文公司负责扫描，制成图形文本及光盘刻录工作，档案部门只需在图纸拿出馆外和归还入库时做好核对、登记，做好安全交接。现代信息技术正在成为档案现代化管理的重要手段。目前很多设计院和企业设计部门实现了计算机出图，CAD应用逐渐深入。档案部门除配备计算机硬件外，还要有适当软件，同时软件要具有扩展性。数字化后，机读图档是否符合标准化要求，以及归档方法、保护等一系列问题已经摆在基建档案工作者面前。未来的基建档案工作者，不仅懂得档案管理，还要成为计算机行家，成为建筑学里手。

（作者单位：山东省医药工业设计院）