刍议电网建设项目工程档案的前端控制

[摘要]根据电网建设项目档案工作实践，探讨通过电网建设项目档案的前端控制，提高案卷质量和归档效率。

[关键词]项目档案前端控制

中图分类号：U665文献标识码： A

一、加强电网建设项目档案资料前端控制的必要性

近年，由于江苏电网建设项目迅猛发展，电网建设项目档案所占比重也越来越大。不少参建单位只注重抓工程进度，而忽视了工程项目档案质量。这些档案既是工程建设的真实记录，也是企业档案的重要组成部分。在电网建设项目建设期间形成大量的文件资料，如果没有及时进行收集与整理，必定会影响项目档案的齐全性和完整性，这不仅会影响对工程的质量管理，也会对工程项目的日后维护和改扩建等带来麻烦。为此，加强电网建设项目档案的前端控制，确保建设项目档案的完整、准确、系统和安全，对提高建设项目档案质量具有重要意义。

（一）有利于实现档案资料质量规范化

电网建设项目由于工期长，特别是涉及的参建单位和环节多，项目档案工作一直处于运动和补充状态。要使建设项目档案资料归档做到标准化和规范化，仅靠档案管理部门少数几个人的力量是无法办到的。事实上根据实际工作经验来看，项目档案质量的控制，事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。通过从工程合同签订到工程竣工验收前的检查，将被动的工作方式转变为主动，及时干预文件材料的形成和整理等过程，对归档文件质量进行超前控制，才能保证案卷质量优化，实现档案收集及时化、整理标准化。

（二）有利于提高档案管理效率

由于有些项目管理部门基本上不懂档案管理知识，不知道项目档案的组织管理、不熟悉归档范围、整理规范，等到工程项目要竣工验收，才知道项目档案应进行整理，在一定程度上造成归档滞后，甚至是资料遗失。长此以往，势必对国家和企业带来不可估量的损失。加强电网建设项目档案的前端控制可以减少这种现象的发生。

档案部门及时介入文件资料的收集与整理，清晰了解不同阶段产生的文件资料的流向，及时跟踪项目建设进度，指导施工、监理等参建单位按照电网建设项目档案整理规范整理档案，有效减少重复整理，才能提高档案管理效率，彻底改变建设项目档案管理滞后的现象。

二、实现电网建设项目档案前端控制管理的方法和途径

（一）及时跟踪工程项目信息，有效控制文件材料的流向

建设单位所有工程项目必须纳入档案部门归档监督控制范围。一是通过建设规划部门，掌握工程计划、项目投资、工期等信息，及时了解工程情况以便有针对性的进行管控；二是通过建设单位的项目管理部门掌握工程进展，随时跟踪建设项目文件材料收集情况，有计划的开展档案检查工作；三是通过工程主管部门掌握工程竣工验收信息，档案部门要抓住关键阶段，提前介入竣工文件归档管理的业务指导工作，在工程中间交工和竣工验收前对项目档案质量进行全面检查。

（二）健全管理机制，以制度控制规范管理

档案管理与工程项目管理之间是一个有机整体，在制度上明确职责、理顺关系，按照“谁形成，谁负责”的原则，明确项目经理是项目档案的第一责任人，要从全局角度督促做好档案工作。由建设单位档案管理人员负责具体档案业务，施工、监理等参建单位按合同要求提交系统整理的项目文件，并向建设单位移交。

同时，要制定适合本部企业的档案资料整理标准，其内容包含归档范围、保管期限和责任划分，案卷组卷和卷内文件排列顺序等一系列标准，指导参建单位按照规范整理档案资料。档案管理人员也要关注档案管理制度的更新，适时修改完善，使前端控制有章可循。

（三）档案人员要进行电网建设专业知识的学习和培训

在实际工作中，大多数档案人员不了解施工技术规范和要求等专业知识，对施工过程形成的技术资料往往只体现在对纸张、字迹上的要求，对施工技术资料的内容缺乏判断能力。由于专业性知识缺乏，也使得档案人员在工程项目管理上缺少话语权。而没有专业知识的支撑，纵然有各种制度作为保障，但也只能流于形式，难以真正实现档案质量的前端控制。

要想做好工程项目档案管理工作，在熟知档案管理知识的同时，档案人员必须要了解工程建设项目的基本知识，对工程施工技术资料的内在质量具有基本的判断能力，不断提高自身的专业能力，把档案管理专业知识和工程项目档案管理融合在一起。这样档案人员的工作才能变被动为主动，打破工程项目档案管理工作的瓶颈。

（四）建设项目归档的档案质量的控制

根据国家和企业相关文件规定，加强对工程各个建设阶段归档资料完整性、准确性的前端控制，并通过契约或经济手段，确保档案资料的及时收集。

1. 通过工程合同对归档资料质量进行控制。合同是对工程建设中各方面实施控制的龙头，也是约束整个工程的关键。明确把项目档案的收集归档纳入到合同当中去，运用法律手段约束参建单位，为档案的管控取得主动权和法律保障。在签订合同时，设立建设项目文件材料归档要求具体条款，将档案归档范围、归档质量、归档时间等纳入合同条款进行控制。结合建设项目实际情况，在条款中设置对参建单位竣工文件归档应负责任的约束条款，要求按工程合同金额的 3-5％作为档案保证金。对不符合档案整理要求的，给予适当的经济制裁。

2． 抓好施工过程文件材料的审核控制工作。过程控制是确保档案齐全完整的关键。在工程开工后，召开技术交底会议时，对档案资料同时进行交底，明确交工资料的整理标准和套数。施工过程中加强跟踪指导，档案管理人员要主动出击，定期到施工现场检查施工、监理资料收集情况，动态掌握资料积累情况，也可以结合中间验收、竣工验收等关键节点，及时进行指导和监督，对发现的问题，提出整改意见，避免过程进度与资料脱节的情况发生。同时将检查结果及时反馈，以保证档案管理工作的科学有序。此外，当参建单位在过程中更换资料员时，要及时培训，防止资料收集整理工作断档。竣工验收阶段是项目档案成型的关键阶段，要对资料进一步审核，对于流失的文件资料尚可进行补救，在最后阶段把好监督关。通过对项目分阶段的控制，最终实现对过程文件的控制。同时，要实行电子文件和纸质文件双轨制，便于今后的档案利用。

3、通过审核档案移交表，进行“档案保证金”控制。建设单位可根据本单位具体情况，制定基本建设档案管理办法及工程财务结算付款规定。例如，工程项目进入财务决算阶段，施工承包单位必须有建设单位档案部门签字确认的档案移交目录和移交情况说明，财务部门才准予办理工程决算终期付款。施工承包单位在办理工程尾款及财务部门支付质量保证金时，应持有施工单位拟写，建设单位档案部门签字确认的工程项目档案移交情况说明，才给予办理保证金支付。

电网建设项目档案质量控制是一个系统工程，只有将档案工作纳入工程项目管理流程，实现节点控制，扎实做好建设项目档案收集、整理等业务建设工作，才能够为建设项目档案质量的全面提高提供有力保障。

参考文献

[1] 张红.重点工程档案管理中的前端控制.城建档案,2013,(9)

[2] 欧阳旭明.重大建设项目档案工作全过程管理. 中国档案,2007.(2)

[3] 夏萍. 重点建设项目档案管理中的问题及对策. 中国档案报, 2011.(7)