信息化环境下会计档案管理初议

【摘要】 随着网络技术的发展，信息化进程的加快，对信息化环境下的会计档案管理提出了新的、更高的要求。文章初步分析了信息化环境下会计档案管理的内容、特点及容易发生的问题，从系统管理和应用管理两方面提出了信息化环境下对会计档案如何进行有效管理的措施。

【关键词】 会计档案； 信息管理； 管理问题； 改进措施

传统会计档案完全是纸质的，是有形可见的，档案人员按照《档案法》和《会计法》的基本要求，对会计凭证、账簿、报表等有形的会计档案资料实施管理。但是随着信息化技术的广泛普及与运用，信息化环境下会计档案在工作中发挥着越来越重要的作用，信息化环境下会计档案从形式到载体都发生了根本变化，如何对其进行有效管理，是会计人员和档案管理人员面对的新课题，必须加强对其理论研究和实践摸索。

一、信息化环境下会计档案管理的概念与内容

信息化环境下会计档案管理是相对传统非信息化背景下会计档案管理而言的，它是按照有关法规收存的、纸质和非纸质的会计档案，是在一定时间内（比如一个会计年度），把计算机信息系统中的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，而形成脱机保存的会计资讯。会计档案管理的内容与传统会计档案相同或相近，也就是说将信息系统中储存的会计档案打印出来、装订起来就类同于纸质会计档案。但是信息化环境下会计档案在形式和载体上与传统会计档案已有了重大区别，它需要通过媒介才能阅读，其内容及其规模通过肉眼无法辨别，对其保存、使用和管理有着一系列的特殊要求。

根据目前信息化环境下会计档案管理实践来看，信息化会计档案管理的主要内容包括：

1.纸质会计档案，这依然是信息化环境下会计档案管理的重要组成部分，那种认为在信息化环境下会计档案管理就没有纸质档案的认识是不符合实际的。纸质会计档案是指原始状态是纸质的会计档案，或者从会计档案信息管理系统中打印出来的书面形式的会计档案，包括会计凭证（基本上都是纸质的）、会计账簿、总账、明细账、日记账、财务会计报表、财务分析报告核算类档案等，还包括应该保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他管理类档案。

2.非纸质会计档案，是指计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据，包括在电子载体上存储的会计凭证、会记账簿、会计报表等数据和会计数据库等。

3.计算机系统档案，是指计算机硬件系统的型号、存储空间大小、外部设备配套类型等，计算机操作系统、网络操作系统以及汉子操作系统，财务软件的编程语言、数据库系统类型，财务软件的系统名称，版本号，财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人及与会计信息化软件系统相配套的各种说明书及使用手册等。

二、信息化环境下会计档案管理特点和要求

信息化环境下会计档案的特点是相对于非信息化环境下会计档案而言的，掌握这些特点对于会计人员和档案人员对会计档案进行有效管理具有重要作用，它主要体现在以下几个方面：

1.档案内涵丰富、存储范围扩大。信息化环境下会计档案不但包括传统的会计文档信息内容，而且包括存储在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性介质或光盘上的会计数据。因此其容量是非信息化条件下会计档案的数倍，有时按照档案管理要求，既需要保存纸质档案，同时还需要保存电子档案，且电子档案需要进行备份，以防不测。

2.软硬件环境的依赖性。传统的会计文档信息和数据多采用模拟方式记录和储存，有直观可视性，其存在与否以及是否经过篡改十分容易鉴定；但储存在磁性介质上的会计档案信息和数据则是多采用数字方式加以记录，所以必须在特定的计算机硬件和软件系统环境中才能够读取和利用，其介质性和隐蔽性的特征明显，其内置风险性也相对较大。

3.存储介质的多样性。信息化环境下会计档案的载体除了传统意义上的纸张，更加主要的是磁性介质和光盘，部分信息还可以暂时存储在网络、电子邮箱等（尽管这样做不合规范），这些介质携带方便，转移快捷，内生病毒容易，物理隔离及相关管理难度较大。

4.易复制性和易更改性。电子介质相互之间复制简单、快捷，对其进行保密和监控的难度加大，同时信息化环境下的会计档案所记录的信息和数据，具有易遭破坏、易被篡改且不留任何痕迹，并且会计档案保存质量还受到介质的质量、存放环境、储存信息的有效期等因素的影响，这远比纸质档案防湿、防霉、防火、防尘、防蛀等“五防”的管理难度要大得多。

5.现代化管理要求相应提高。由于信息化环境下会计档案的特点决定了对其进行管理的要求远比纸质会计档案要提升许多。在信息化环境下实行会计档案管理的时间越长，会计档案信息涉及的计算机财务软件的版本数量越多，会计档案就更需要采用科学、合理的可行理论和方法，就需要实施更加系统有效的科学管理，由此信息化环境下会计档案管理的任务就越加繁重。

目前，信息化环境下会计档案管理的主要任务是监督和保证按照《会计法》和《档案法》的要求适时、连续、规范地生成各种会计档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理归档入库、有效地保管并且得以合理安全地利用。具体来说，会计档案的归档要求：（1）纸质会计档案由财务部门按照规定要求分账套、凭证类型、收集、整理、装订成册、立卷、归档；（2）子会计档案由财务部门按照规定要求备份、分类、排序、建立数据库、归档；（3）会计核算部门和计算机操作技术部门分工合理、协作有序、程序合理、手续清楚、责任明确；（4）会计人员和档案管理人员素质良好、训练有素、操作规范、监督到位、反馈及时；（5）会计档案管理内部控制健全，管理制度规章具有优化调适机制与功能。

三、信息化环境下会计档案管理常见的若干问题分析

根据目前我国企业事业单位会计核算和管理实践总结分析，信息化环境下会计档案管理中存在的主要问题和一些值得注意的情况有：

1.缺乏交易处理痕迹。手工会计系统中具有严格的凭证制度，而在信息化环境下，会计凭证所起到的较强控制功能逐渐弱化，其中的部分交易几乎不留下什么痕迹并且很容易被篡改或删除，特别是机打的票据较容易复制和改动。存储信息的光磁介质较易受损，会计档案也较容易丢失或毁坏，在会计实践中财务造假和经济领域违法乱纪活动较多地利用了这一特点进行作案，有时在较长时间没有被发现。