高校档案管理中的“盲点”及对策研究

【摘要】档案对于每个人而言都是十分重要的，从每个人开始学习旅程时便存在，跟随着每个人的一生。作为高校事业稳定发展的着重组成和宝贵财富，高校档案的管理工作异常关键和重要。高校档案信息能够作为依据，为高校领导作出重要的正确决策提供参考，也便于高校师生们了解教、学信息与资源。但现今，高校档案在管理工作上依旧存在着一些“盲点”、问题。该如何解决这些“盲点”与问题，文章提出了几点解决对策与措施，以此帮助高校档案管理工作发挥其应有的作用，为高校稳定发展建设作出贡献。

【关键词】高校；档案管理；盲点；对策研究

【分类号】：TD3

0.引言

高校档案简而言之就是把高校活动记录在案，为高校的一系列教学活动提供资料、依据。高校发展水平的高低与相应的办学特色均能够从高校档案的管理水平中体现，高校档案的良好管理也能够有效促进高校的稳健发展。现如今，高等教育事业繁荣发展，高校规模逐步扩大，随之而来的高校档案日益增多，而高校档案的管理工作难度也越发增大。高校档案管理中的一些问题日益突出，急需得到解决。根据国家档案法和有关规定，2008年9月1日教育部和国家档案局正式制定实施了《高等学校档案管理办法》[1]，也给档案管理工作提出了要求。

1.高校档案管理中的“盲点”、问题

1.1 高校档案资料不全

在高校档案管理工作中，一些会议文件、记录、党群类档案、人事管理行政档案及学生的学籍档案、入学毕业资料等都能够做到及时有效的归档管理，档案完整清晰。但对于一些教学、科研、设备类档案，往往存在着资料不完整，归档不及时的问题，经常出现资料部分丢失的现象。同时，对于非文件性材料，高校档案管理部门不重视关注其积累与形成。高校的档案管理工作效率偏低，常常会拖延建档，而某些职能部门会拖延材料的移交时间，使档案管理工作无法正常进行。

1.2 对档案管理工作的重视度偏低

高校领导或人员往往对高校档案的管理工作不够重视，在经济投入与人员配置上均没有真正做到优化重视，高校档案管理工作的发展条件缺失，管理水平无法提高。近年来，高校规模不断扩大，人员逐步增多，但国家给予的帮扶投入有限无法满足高校办学所需。为了保证办学效益，大部分高校从自身出发，把重点资金投入在：校区新建、增强师资力量等有关办学的项目上，从而忽视了对于档案管理等暂时无较大影响、收益甚微的部分工作，高校档案工作的经济投入需求无法得到满足。因此，高校档案管理工作无法满足社会要求，高校档案管理工作无法良好发展，也无法促进高校的稳定发展建设。

而在某些档案提供者眼里，对高校档案管理工作抱着“事不关已，高高挂起”的心态，对于一些重要资料做不到及时保存，导致档案无法做到安全化。

由此可见，对于档案管理工作重视程度偏低，会严重影响高校档案工作的正常发展，对高校发展带来不利影响。

1.3 管理人员队伍建设力度偏弱

高校档案管理人员的整体素质水平相差较大，无法满足高校档案管理人员的科学化要求。大部分高校对档案管理部门重视度较低，随意安排人员从事档案管理工作，管理人员业务素质较低，无法做好高校档案管理工作；有些高校甚至没有专门的档案管理人员，档案管理工作由其他工作人员兼任负责。部分高校的档案管理人员没有接受专业的素质培训，管理人员的管理水平依旧较低，无法跟随时展。

1.4 档案管理信息化较低

现今经济飞速发展，科技也慢慢得到人们的亲睐，高校的管理也逐步走上了现代化的道路，但是高校档案管理依旧无法做到现代化。虽然大部分高校都为档案管理部门配置了现代化的设备与相应的管理软件，但是信息化的技术只停留文件的基础管理上，对于数字档案还未做到真正的开发利用。

2.针对高校档案管理问题的对策研究

2.1 全面收集档案资料

在高校档案收集工作中，应全面、完整地收集档案材料。对于上级部门发送的档案材料，应做到定期检查、整理，保证档案资料的完整、齐全；文件材料应做到及时有效的归档、建档，积极跟进各部门有关档案材料的移交工作，真正做到全面的系统管理。

2.2 充分重视档案管理工作

高校领导应重视高校档案管理工作，坚决支持认可高校档案管理工作。在工作中，要完全从前把档案工作当作附属性工作的错误认识，并且应积极鼓励人员参与管理高校档案。只有这样，才会将档案管理工作是为高校工作中不可或缺的一部分，要让全校师生一起重视档案工作，共同参与，搞好基础，从而更好地为高校的进一步发展服务[3]。

2.3 加强档案管理队伍的整体素质

要创新高校档案管理，开创高校档案工作新局面，建立一支具有合理知识结构的高素质的专业档案管理队伍，是第一重要的[2]。现今高等教育逐步发展，高校规模越来越大，高校与社会的联系也越发密切，高校管理日益艰辛。人们对档案工作的需求也逐步增大。但现有的档案管理方法已跟不上时代的需求，档案管理工作不得不创新档案管理的方式、思路，深化改革，依照当今形势改进工作方法。因此，要优化档案管理工作人员配备，定期培训工作人员的整体技能，提高其整体素质。

2.4 加强档案管理工作的信息化程度

在档案管理工作中，要积极地推进现代化程度，将信息化落实贯彻到整个高校档案管理工作中去，积极配备更新现代化设备与管理软件，开发利用数字档案。为高校师生提供便利、快速的信息服务。

3.结语

在当今高校档案管理工作中，依旧存在着一些难以避免的“盲点”与问题，文章通过对问题的分析提出了几点措施，对策，以此帮助档案管理工作健康发展。

【参考文献】

[1] 周颖洁，陈坚.当前高校档案管理中的问题及对策[J].无锡商业职业技术学院学报，2011（03）：108-109

[2] 赵黎霞.新时期我国高校档案管理的现状及对策研究[J].信息系统工程，2011（07）：152-158

[3] 胡熠.高校档案管理存在的问题及对策研究[J]才智，2012（12）：335

作者简介：

黄新和（1975―），男，汉族，湖南湘潭市人，湖南城建职业技术学院，馆员，研究方向：档案管理。