高校网上预约报账的设想与分析

摘要：随着高校的不断扩招，各大高校的办学规模逐步扩大，给财务部门在教师和学生的财务报账方面带来了巨大的压力，该文以江苏财经职业技术学院为例，分析财务报账效率低的原因，并提出利用网络实现网上预约报账的设想。

关键词：财务报账；效率低；网上预约

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）08-1729-01

近些年来，我院办学规模不断扩大，自2007年搬入新校区以后，在校生扩大到了近1万人，教职工外出培训，承接省市级课题数量越来越多，经费不断的增多，“报账难”问题日益突出，报销大厅经常是人满为患，很多老师、学生经常等待半天的时间来报账，同时，大量的报账量使得财务工作人员工作强度加大，出错率也大大增加。为了有效减少报销大厅的人流量，提升财务工作效率，利用网络预约报账是今后财务报账的发展趋势，通过具体的分析思路，供广大高校借鉴。

1 传统报账模式分析

本次调研主要对江苏财经职业技术学院9-12月份来财务处报账的情况进行采样分析，传统的报账模式首先需要报账人将票据整理、粘贴并填写报账单，然后负责人审批签字，报账人拿着单据在报账大厅排队等候，财务工作人员对票据进行分类、审核、复核、制作凭证，最后才进行转账和付款。可以说，在这个一系列的流程当中存在着好多的弊端，以负责人审批签字为例，报账人常常为了找负责人，楼上楼下的跑，如果遇到负责人出差、开会等情况，报账时间将被一拖再拖。报账大厅也常常是人满为患，报账人不得不长时间手持报销单在财务报账大厅内排队等候。按照微观经济学理论，等候将浪费教职工的教学与工作时间，如果每次报账的等候时间为1小时，每位教职工全年平均报账10次，那么一位教职工全年将浪费10小时，如果再按照每位教师每小时授课收益为50元，全校500名教职工全年的报账机会成本就是25万元，这些虽然不是单位的直接收益，但是其潜在的间接经济、社会效应不容小觑。

2 网上预约报账模式的设想

传统的报账模式已经不能满足高校的发展需要，随着互联网的普及，越来越多的管理系统应运而生，在财务报账方面我们也可以设计一个网络系统，让教职工、学生利用电脑前的键盘填写单据，通过网络实现财务报账。通过网络预约报账的模式可以节省大量的人力，也可以为报账人节省大量的时间。在构建网上报账系统的过程中主要结合实际报账过程的类型主要要处理三类情况。其一，差旅费的报销；其二，日常开支的报销；其三，科研经费的报销。整个网上预约报账的过程是报账人首先选择报账类型以及报账时间，在网上预先填写报账单据，财务处人员首先预审，审核通过后，批准报账人的报账时间，报账人在网上打印预约凭条，根据预约凭条上的时间到报账大厅报账。

3 网上预约报账的优缺点及改进预想

网上预约报账这种新颖的模式对高校财务工作效率的提升无疑起到了相当重要的作用，但是在实际的使用过程中也一定会存在自身的弊端。

优点：1）网上预约报账突破了传统的报账业务受到时间和空间限制的缺点，经手人可以在任何的地点、任何的时间通过网络在线填写报销信息，在办公时间内将报销单等资料递交至财务处，无须叫号排队等候，经财务人员初步审核票据无误后即可离开，有效节约教职工办理业务的时间。2）通过网上预约报账，有效控制经费的使用情况，减少不必要的往返，财务部门可以将工作的重心转移到提高审核的准确率上。3）教职工可以方便的通过网上报账系统查询报销单的处理情况，跟踪报销单处理进度，一旦发现异常可以及时处理。

缺点：1）网上预约报账系统虽然实现了无纸化的填写操作，但是在账单的审核部分仍然还是要通过手写签字来确认单据的有效性，教职工在找负责人签字的程序上还是没有简化。2）系统在报账规则的掌握上比较的机械化，还不能够做到“随机应变”。例如在报账的级别和标准上，不同的人有不同的报账标准，系统在审核单据的时候尚不能够根据保障人员的级别动态的调整报账标准。3）报账种类繁多，表格填写复杂，对年纪较大的教职工填写起来比较费劲。因此针对以上系统的缺点，我们应当在系统的构建当中注意不断的完善和改进。如通过数字签名的方式，减少领导审批过程中浪费的时间，增加单据的有效性；将系统与人事部门的数据进行对接，动态的设置教职工的报销级别以及标准；

进一步简化网上填写步骤，将系统的界面设计的更加友好，单据的设计与纸质的报销单据尽量保持一致。

4 结束语

本文通过对江苏财经职业技术学院财务部门报账现状的调研，分析了传统报账模式的弊端，提出了网上预约报账的设想，并且根据设想进一步分析了系统的优缺点，提出了完善优化系统的设想。

参考文献：

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[2] 林琴珍.高校实施网上报销系统的优势及建议[J].福建农林大学学报，2010（6）.

[3] 吕兵.OA系统中财务报销流程的设计叨[J].时代 经贸，2009（5）.