试论高职院校学生档案管理的创新研究

摘 要：在信息时代的新形势下，高职院校档案管理依旧存在着不少问题，文章旨在通过对高职院校档案管理的现状以及其存在的问题进行分析研究，并针对性的提出在加强宣传、强化档案意识，加强档案管理队伍建设，强化服务意识和制度建设等方面来完善高职院校档案管理。

关键词：高职院校；档案；创新

中图分类号：G712 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2015）10-032-01

一、学生档案的重要性

由于档案具有其真实性、原始性、隐私性、安全性等特点，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它具有极强的法律效益。它不仅为领导决策、教学、科研和管理等工作服务，同时也为学生的切身利益服务，帮学生解决没有档案就无法解决的问题。

1、在校生档案的重要性

在校生档案是学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况等情况的文字记载材料，记录着学生一个时期的成长经历，它是确定本人身份、家庭出身、社会关系、学习经历、工作过程等的历史资料。

2、毕业生档案的重要性

毕业生档案是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。用人单位往往根据毕业生档案中反映的德、能、才以及专业特长，将其安排到适当的工作岗位上。无论是工作调动、出国政审、职称评审、工资调整、劳动保险，还是入党团以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等手续都将以档案材料的审核为重要依据。是毕业生日后转正定级、评定职称、转入体制内就业等最有力的依据，假如没有档案，毕业生想更换工作单位，在原单位的工龄也不能计算进来，以前的经历、评价、身份等将不复存在，必给毕业生造成一定损失。毕业生在个人办理养老保险、继续深造（如出国、考研）、考公务员等事关个人切身利益的问题时，都需要提供档案材料。

二、高职院校学生档案管理的困境

1、档案意识的缺失、缺乏明确的思路

档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的一项重要内容。目前高职院校普遍存在学生不明白档案对本人的重要性，对档案的态度比较随意，若干年后，碰到职称评定、转正定级等情况时，才打电话来问学校。而高职院校由于对日常教学工作、招生就业工作的关注度较高，而对档案工作的关注度严重不足，容易出现档案制度建设的缺乏、档案配置的滞后、档案信息化水平不高、以及档案资料归档不及时不规范等问题，甚至不同的高职院校，档案管理被分属于不同的部门等

2、资金投入不足、软硬件条件相对落后

目前，高职院校档案管理普遍存在“妇不巧、亦无米”的窘境。主要表现在以下几个方面：首先，难以选配专业化的档案管理员，档案管理队伍普遍综合素质不高，文化程度、理论水平以及专业素质各个方面参差不齐等情况，甚至有些高职院校的档案管理人员由兼职人员担任；其次，基础设施较简陋，很多学校档案管理设施设备仅能满足于档案的日常管理，配置落后，制约了档案管理的信息化发展。再次，未能采用较为先进的档案管理方面的软件，导致工作重复、效率不高，未能实现档案管理的信息化或信息化程度不高。

3、档案管理制度不完善。目前的高职院校档案管理还存在比较大的随意性，规范化程度低、完整性欠缺，档案处理不科学规范，欠缺适当的保护措施和保密措施，档案管理各部门的岗位职责不甚明确，归档、整档、存档和保管无章可循。

三、高职院校学生档案管理的优化

1、重视宣传，深化全院师生的档案意识。在高职院校快速发展的现在，要想让学院各级领导、全体教职员工和学生越来越广泛地重视、支持与配合档案管理工作，就需要解放思想，改变观念，让档案和档案工作不再封闭，走近领导，步入校园，踏足社会。档案意识的程度高低，在数量看取决于社会中大部分人对档案和档案工作的认知，所以在档案管理的具体实践中，必须加大宣传教育，深化大众档案意识，比如将其纳入就业指导课程体系、在新生入校和毕业生离校之际大力开展档案的转递及其手续的办理、择业期满后学生的档案去向的普及宣传等。

2、健全档案工作网络，加速信息化步伐，提高档案管理的规范性与科学性

加强档案管理的队伍建设，在确定各教学系部负责人、班级档案联络员的基础之上，加强这些兼职档案员的业务培训，以期提高档案工作的系统性、及时性，提高工作效率，保证工作质量，使全院的档案管理工作的有条不紊的开展。

加快档案信息化建设步伐，加强网站建设，完善学生电子档案的建设，逐步建立学生档案查询系统。及时在网上报道档案工作动态，并随时更新网上电子档案库，更好地为学生和用人单位提供查询服务，免去学生舟车劳顿和电话咨询的不便。

3、强化服务意识，不断创新服务方式，改善服务手段

工作中要大力推行“四个一样”的服务，即：对来馆人员做到生人熟人一个样，来人来函一个样，上班下班一个样，难查易查一个样，要以周到、热情、细致、严谨的服务质量，为学校和社会提供优质、高效的服务，使档案室成为师生员工最信赖的部门，树立档案室的形象。

4、加强档案管理的制度建设，制定并严格执行学院档案管理考核办法，促进全校档案工作的良性发展

为了能够有效加强档案管理工作的标准化与规范化， 使档案管理的工作流程更加的严格，需要加强并完善健全相应的机制体制以及规章制度并确保得到有效地贯彻落实。为了实现档案管理工作标准化规范化的基本目标，在档案保管利用的程度上最大化的保证档案的完整以及检索利用的方便，通过对立卷归档进行严格把握并加强对现行文件任务材料的立卷归档，同时在保障档案管理工作完成进度，同时要加强档案的利用价值，归档后的档案保持完整并具备一定的规范化。规范与进一步完善档案的归档与提取等办事流程。

参考文献：

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[2] 袁莉莉.探索信息时代高职院校档案管理新途径[J].科技资讯，2014.12（20）.

[3] 胡 政.浅谈高职院校档案管理[J].当代经济，2008.8.