区县村级档案管理工作刍议

摘要：随着农村经济的发展和乡村社会的不断进步，新农村档案工作在新农村建设中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这也对新农村档案工作提出了更高的要求，在新农村建设中做好档案工作责任重大、意义深远。笔者就区县村级档案管理工作中存在的突出问题和应采取的措施进行调研和思考。

关键词：区县档案村级档案档案管理

随着农村经济的发展和乡村社会的不断进步，新农村档案工作在新农村建设中的重要作用和重视程度得到了不断提升，这也对新农村档案工作提出了更高的要求，在新农村建设中做好档案工作责任重大、意义深远。笔者就区县村级档案管理工作中存在的突出问题和应采取的措施进行调研。希望能起到抛砖引玉的作用，能够引起大家的重视。

一、区县村级档案管理基本情况

以延庆县为例，据统计：全县376个村的档案工作的资金来源主要靠乡政府和村委会，每年平均用于档案工作经费约74元，主要用于购买档案装具。全县村级档案室保存档案数量约26300卷册，平均每年增长约875卷，增长最多的约853卷、最少的约223卷。全县有45个村档案室有独立的档案库房，有55个村将档案、办公、阅览、库房合一，有276多个村与其他部门合用办公空间，有213个村使用铁皮柜存放档案，74个村使用木质档案柜存放档案，70多个村使用塑料盒存放档案。有300个村没有安装防盗门窗，344个没有安装空调，325个没有灭火器。全县有14个乡镇将档案工作设在行政办公室，1个乡镇设在党建办公室，全县15个乡镇档案员均为兼职，平均兼职3项，一般包括：妇联、共青团、信息公开、保密、公文收发、传阅等。

总的来说，通过落实《北京市新农村建设档案工作测评办法》和区县档案局、农委、民政局联合下发的《区县新农村建设档案工作测评标准》，区县各乡镇村档案意识明显增强，村级档案工作呈现出领导重视、制度健全、措施具体、注重实效的良好局面。乡村档案工作各有特色，档案的归档率和完整率有所上升，有效地促进了全县乡村档案工作的规范化建设，村级档案的归档范围进一步丰富，乡村重大活动、重点工程档案及反应本地区特色档案的收集得到了加强，村级档案的主动收集意识逐步提高，村级档案的集中统一管理逐步实现，乡村档案的安全意识不断增强，促进了全县乡镇村档案工作整体水平的进一步提高和发展。

二、区县村级档案管理工作存在的突出问题

村级档案在不断规范的同时，随着经济社会的发展，各个方面、各个领域工作对档案工作的要求越来越高，而现状与不断增长的需要之间的差距越来越引起社会各界的高度关注。因此，笔者认为村级档案管理工作存在的问题，主要有以下几个方面：

（一）村级档案意识薄弱区县各乡镇村之间的经济发展不平衡，所以，村级档案工作的发展也产生了不平衡。经济条件较好的和档案意识比较好的村，村级档案工作做的就好一些。而经济条件差的村，村级档案工作的难度就大。还有的村干部缺乏档案意识和法规知识，档案工作在农村工作中的位置摆的不正，档案的作用发挥的不好。有的村没有专项经费或工资，总认为村级档案工作上级不给经费，费时费力，产生不了经济效益。所以，有的村干部积极性就不高。村级档案管理人员有的为村会计、妇女主任等兼任。他们文化不高，有的年龄大，档案业务不熟练，操作电脑有点差，总的来说，不能适应村级档案工作开展的需要。但大多数村是村官帮助整理、管理档案，他们在村时间短，最多两年就考走了，造成档案管理的断档，新来的村官还得从头学起，造成了村级档案整理的不衔接。

（二）村级档案管理隐患较多

有的村档案室没有专设，档案也没设专柜，档案存放没有次序。首先是集中保管没有实现，有的村档案存放在村干部手里，各管各的，村级档案丢失现象有可能发生。其次是村级档案保管设施较差，有些村不按规范整理只是存放于大木橱中，长时间下来，损坏现象严重。但也有些村建立有专门的档案室，村级档案整理比较规范，管理也符合要求。但普遍是村档案室与村办公室一起用，有的村档案库没有锁并和杂物库房在一起，条件太差，个别村的档案还保存在村干部的家里。档案借阅没有登记。个别村借用档案，不及时归还。这样，就产生了一些重要的村级档案严重不全，给村级各项工作造成了较大影响。

（三）村级档案收集的不齐全完整

从保管的村级档案数量看，有的村是上百卷；有的村是十几卷；有的村档案寥寥无几。主要是没有归档意识，使村级党支部和村委会的会议记录、干部名册、村级的土地流转、承包合同、林业和水务普查等重要文件、档案材料不及时归档。产生了矛盾与纠纷时说不清，没有档案可以查询考证，使村集体和村民利益受到损害。另外，有的村档案不齐全完整，有的只归会计档案、不归文书档案，致使村级档案资料收集不齐全，主要体现在：一是案卷中大多数材料是乡镇来文，而一些村里自身形成的涉及农民个人利益的经济合同、土地流转、林权改革、医疗养老保险、劳动就业、粮食直补、党员补助等方面档案没归档；有的村反映农村实际工作等各个方面的会议记录大多数在村干部手里没有全部收集归档。二是村级重点工作和重点工程的档案材料收集的少，如：对农村农业综合开发和新农村改造重点建设项目、创先争优、农民增收、结对帮扶、农村危旧房改造、阳光浴室、街道路灯、卫生改造及宜居工程等形成的档案，收整工作较差。三是其他载体的村级档案收集更少。

（四）村级档案整理不规范

主要表现在：一是一些档案材料的保管期限划分不准确，少数村的档案甚至未划分保管期限，只是组成卷，装订成册。二是档案书写材料不符合要求，有的用纸容易褪色，不宜长期保存。三是档案装具材料差，档案卷皮质量不符合相关标准，什么样的盒都有，案卷封面书写不规范，标题不准确。四是档案排列混乱，有的村缺少档案目录。

三、规范村级档案工作建议

加强区县村级档案工作，改变村级档案工作滞后现状，达到《北京市新农村建设档案工作测评办法》和《区县村级档案管理办法》的有关要求，推动新农村档案工作上台阶、上水平，笔者认为应进一步做好以下几个方面的工作：

（一）争支持建机制是关键

争取领导支持是做好村级档案工作的关键。改变领导不重视的观念，积极争取领导支持，切实解决档案工作中的人、财、物等实际问题，舍得投入，使村级档案工作有保障。北京市和各区县档案局与农委、民政局等单位配合，发出了《北京市新农村档案工作测评》的通知，同时各区县也制发了相应的测评办法和细则，并与各区县、乡镇分管档案的领导积极协商，争取支持，从而使行政村的档案检查工作得以顺利展开。有的区县委、政府始终把档案管理工作纳入到对乡镇党委、政府的年终考核，将考核结果作为评先的依据。区县档案局负责村级档案业务指导工作。有的乡镇人民政府要把档案管理内容列入村级工作目标考核，加强对村级档案的指导，并适当加大对村级档案工作的投入，没有条件的村可以采取村档乡镇管的方法，健全有效的长效机制。各村应将村级档案工作列入议事日程，明确分管人员、建立规章制度，使村级档案工作做到规范有序、科学发展。

（二）加强培训是管理的手段

区县档案局应加强村级档案人员的培训和培养，提高村级档案员的业务能力和业务水平。一是开展集中培训。利用春季农闲时节，到各乡镇对村级档案员开展集中现场培训。培训内容要深入浅出既有理论，更要重视实践。各乡镇村级档案管理人员每年要进行档案业务培训。二是开展个别培训。对档案业务知识相对较薄弱的行政村，各乡镇有针对性地开展个别、专项档案业务培训。并对有条件的村级档案员，进行村级档案编研、计算机应用、村史和历史沿革等编写的专题培训，提高村级档案员现代化管理水平，为新农村档案工作开展服好务。

（三）明确归档范围是整治的具体措施

为了更好地做好村级档案工作，乡镇村档案工作人员要明确村级档案的归档范围，努力做到应收尽收；齐全完整的把应归的村级档案材料收集到村档案室。考虑到村级档案管理人员的知识水平，区县档案局和各乡镇要根据各区县村级档案工作情况，结合各村的实际，制定好各村的档案分类大纲、归档范围、保管期限表，统一印发给各村供参考，使其知道哪些档案应归，哪些档案不应归，以及村级档案的分类和保管期限。为了保证村级档案的归档质量和档案整理的规范化，应着重抓好以下两项工作。一是严格实行年度归档制。乡镇档案人员要积极督促、指导村级档案管理员对上年形成的文件材料，于每年6月底前完成立卷归档，不能有积存文件。二是严格档案立卷归档质量，不同类别档案要符合相应档案标准和质量要求。

（四）积极提供利用是管档的目的

管好建好利用好村级档案资源，是做好村级档案工作的最终目的。区县档案局、乡镇、村档案部门和档案人员应努力做好村级档案利用工作，方便农民。并通过档案查询、电话预约、政府信息公开、档案展览、档案编研及档案数字化信息网络查询服务和档案馆日活动、档案超市、赶档案大集等宣传活动，方便农民群众利用档案信息资源，使农民不出村就能查询利用档案信息资源。要充分发挥档案作用，让农民认识到村级建档的好处。

（五）依法治档是规范管理的保障

区县和乡镇、村各级部门要做好《档案法》、《档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的宣传，多种形式地扩大档案工作影响，进一步提高档案意识，充分发挥档案不可替代的凭证和依据作用，不断提升村级档案工作理念，创新村级档案工作模式。并深入乡镇、行政村，对档案工作开展专项执法检查。对执法检查中发现的问题给予及时反馈，并提出整改要求。对在档案管理工作中的违法违规行为，要按照《中华人民共和国档案法》、《北京市实施中华人民共和国档案法办法》等有关法律法规，给予行政处分或罚款。构成犯罪的，依法追究其刑事责任。通过档案执法，优化环境，促进村级档案工作依法开展，更好地为社会主义新农村建设服务。

总之，在新的历史条件下，村级档案工作须从经济社会发展的需要出发，紧扣时代脉搏，从观念上、创新上采取有效措施，让村级档案在农村发展中发挥切实有效的作用，为建设美丽北京做出积极贡献。

作者单位：北京市延庆县档案局