利用排除法处理用友GRP R9导入期末余额为负值

【摘 要】数据采集转换是使用AO进行审计分析的前提和重要环节，采集转换中的异常处理是这个环节的关键技术。本文总结了使用排除法处理用友GRP R9数据导入AO出现科目期末余额为负值的异常。本方法对其他财务核算软件数据导入AO时，出现类似错误的处理和纠错也具有借鉴和推广价值。

【关键词】排除法 导入 期末余额 负值

数据采集转换是使用AO进行审计分析的前提和重要环节，采集中的出错处理和异常纠错对不少审计人员来说是一难题。笔者在实践中总结出使用排除法处理用友GRP R9数据导入出现科目期末余额为负的异常。下面，简述如何采集GRP R9财务数据、转换数据和出错处理的解决方法和技巧。

一、采集数据，三道保险，有备方能无患

用友GRP R9财务软件的后台数据库是sql server2000，审计人员可以使用三种方式获取数据。一种是直接获取财务软件备份数据，第二种是使用取数工具直接连接后台数据库将数据导出成access格式数据，第三种是获取后台数据库备份文件（.bak）恢复到审计人员计算机中后使用。

在三种方式中，使用第一种方式获取的数据可以直接使用AO自带的模板转换，使用第二、三种方式获取的数据需要使用手工制作模板的方式来导入数据。

二、导入正常，结果诡异，必须手工处理

首先使用AO自带的模板（用友安易GRP_R9年度备份数据）导入数据，导入过程正常，但是导入后的数据中有几个科目的年底余额为负数，特别是“111-零余额帐户用款额度”，年底余额应该为0，如果为负数肯定存在异常。所以审计人员考虑必须分析后台数据，手工制作模板。

三、层层排除，抽丝剥茧，巧妙解决问题

（一）分析数据结构，做好导入准备

首先，将后台数据库备份文件恢复到本机的sql server2005系统中，其中四张关键表及数据元素如下：

1.GL_Kmxx（科目表）。数据元素：kmdm（科目代码），kmmc（科目名称），gsdm（会计年度），yefx（借贷方向）。

2.GL_Kmye（科目余额表）。数据元素：kmdm（科目代码），kjnd（会计年度），kmncj（借方期初余额），kmncd（贷方期初余额）。

3.GL_Pzml（凭证主表）。数据元素：kjqj（会计期间），pzrq（凭证日期），pzh（凭证号），pzly（凭证类型）。

4.GL_Pznr（凭证辅表）。数据元素：kjqj（会计期间），pzrq（凭证日期），pzh（凭证号），kmdm（科目代码），zy（摘要），jdbz（借贷标志），je（金额），pzly（凭证类型）。

（二）规范数据格式，成功导入AO

数据库备份文件包含建账以来所有年度的数据，并且凭证主表和凭证辅表中kjqj字段的格式为“年+月”共六位，而AO导入时必须选择年度字段，因此数据在导入AO前首先要进行处理。

首先在企业管理器中对[GL_Pzml]的pzrq字段进行处理，将字符型改成日期型。然后执行以下语句：

select * into km2010 from [GL_Kmxx] where gsdm='2010'

select * into ye2010 from [GL_Kmye] where kjnd='2010'

update [GL_Pzml] set pzh=substring（pzh，3，len（pzh）-2）

update [GL_Pzml] set pzh=ltrim（rtrim（pzh））

select * into pzzb2010 from [GL_Pzml] where left（kjqj，4）='2010'

update [GL_Pznr] set pzh=substring（pzh，3，len（pzh）-2）

update [GL_Pznr] set pzh=ltrim（rtrim（pzh））

select * into pzfb2010 from [GL_Pznr] where left（kjqj，4）='2010'

处理结束后，开始数据导入，凭证主表与凭证辅表的关联字段选择“kjqj（会计期间）+pzh（凭证号）”。

（三）问题依旧存在，必须排除分析

数据导入顺利完成，但“账表重建”后，科目余额表仍然存在几个科目的年底余额为负数，包括“111-零余额帐户用款额度”。

审计人员打开AO中的凭证表、科目表、科目余额表，都没有发现异常，审计人员重新整理了思路，使用排除法进行了分析。

第一步，分析可能是部分凭证缺失。比对导入后的凭证数量与原始表中的凭证数量，发现未存在缺失，排除该可能。第二步，分析可能是科目余额表导入存在错误。对科目余额表导入前后进行了比对，以“111-零余额帐户用款额度”为例，原始科目余额表中分别记录了期初余额、每月借方发生额和每月贷方发生额。将每月借方发生额和每月贷方发生额进行合计，得到该科目2010年全年的借方发生额和贷方发生额。经过与导入后科目余额表中的借贷方发生额进行比对，发现该科目期初余额和借方发生额导入没有错误，但贷方发生额比原始表中多出了245800元，这正是导致111科目期末余额为“-245800”的原因。由此，审计人员判断可能是凭证表中部分记录重复导入，而凭证表数量在导入前后并未发生变化，因此分析可能是原始凭证表中存在作废或者多余的凭证。第三步，打开原始凭证表，重新分析其字段，查找凭证类型是否有标志“有效”或者“作废”的字段，发现存在12月31号pzly（凭证类型）字段取值为’GA’的所有凭证，其对应的zy（摘要）字段内容全部都是“**的结转”，分析可能是该部分凭证出现了问题，由于纸质账还未送到，因此审计人员尝试着把这一部分凭证先去掉，再重新导入AO。

DELETE from pzzb2010 where pzly like 'GA'

DELETE from pzfb2010 where pzly like 'GA'

经过处理，导入成功，科目的年初余额和年末余额均已正常。经过其他一系列核对，发现全部吻合，至此，账簿导入成功。

参考文献：

[1]《计算机审计数据采集与分析技术》，董化礼 刘汝焯，清华大学出版社

[2]《会计信息系统与审计》，乔鹏 李湘蓉，清华大学出版社

作者简介：

崔瑞瑞，女，硕士研究生，中级审计师，网络工程师，主要从事审计数据挖掘分析、信息系统审计方面的研究，曾任河南省审计学会会员。