承包商的索赔管理

摘要:工程项目复杂多变,在合同执行过程中,当由于业主或其他原因导致承包商在施工中付出了额外费用或遭受了损失时,承包商应通过合法途径和程序,向业主提出索赔,以维护企业的正当利益。在承包商的合同管理工作中,应把索赔管理放在重要地位,并贯彻在工程项目合同管理的全过程。

关键词:承包商 索赔 工程管理

1、工程索赔的概述

工程索赔是在工程承包合同履行中,当事人一方由于另一方未履行合同所规定的义务或者出现了应当由对方承担的风险而遭受损失时,向另一方提出赔偿要求的行为。在实际工作中,“索赔”是双向的,我国《标准施工招标文件》中通用合同条款中的索赔就是双向的,既包括承包人向发包人的索赔,也包括发包人向承包人的索赔。但在工程实践中,发包人索赔数量较小,而且处理方便。可以通过冲账、扣拨工程款、扣保证金等实现对承包人的索赔:而承包人对发包人的索赔则比较困难一些。通常情况下,索赔是指承包人（施工单位）在合同实施过程中,对非自身原因造成的工程延期、费用增加而要求发包人给予补偿损失的一种权利要求。我国在近20年的社会主义市场经济体制条件下的建设,建筑市场的工程施工索赔越来越被重视,越来越正常化,是施工企业获得经济效益的一项非常重要的来源。索赔是承包商在当前市场竞争中生存和发展的重要保证之一,是承包商保护自己并获取利益的手段,索赔要贯穿于项目施工全过程。

2、承包商索赔的程序

承包人提出索赔要求:

(1)发出索赔意向通知:发现索赔或意识到存在索赔机会后,承包人要做的第一件事就是要将自己的索赔意向书面通知监理工程师。这种意向通知是非常重要的,它标志着一项索赔的开始。承包人应在索赔事件发生后的28天内向工程师递交索赔意向通知。该意向通知通常包括以下四个方面的内容:1)事件发生的时间和情况的简单描述;2)索赔依据的合同条款和理由;3)有关后续资料的提供,包括及时记录和提供事件发展的动态;4)对工程成本和工期产生的不利影响的严重程度。一般索赔意向通知仅仅是表明意向,应简明扼要,涉及索赔内容但不涉及索赔金额。

(2)递交索赔报告:索赔意向通知提交后的28天内,或工程师可能同意的其他合理时间,承包人应递送正式的索赔报告。索赔报告的内容应包括:索赔事件发生的经过、索赔的合同依据、索赔的详细理由、索赔的要求及详细计算方法,以及应附上相关的证明材料。如果索赔事件的影响持续存在,28天内还不能算出索赔额和工期顺延天数时,承包人应按工程师合理要求的时间间隔（一般为28天）,定期陆续报出每一个时间段内的索赔证据资料和索赔要求。在该项索赔事件结束后的28天内,报出最终详细报告,提出索赔论证资料和累计索赔额。

3、发现和创造索赔机会

3.1 编制好投标文件

对承包商来讲,经济效益永远是首要的。要创造最大利润,掌握项目前期的投标策略和报价技巧很重要,编写投标文件时要为以后实施过程中的索赔创造条件,用尽可能少的投入换取尽可能多的回报。

最主要的方法是采用不平衡报价。目前工程招投标采用的大都是工程量清单报价,在工程总报价不变的前提下,将工程量清单中有些价格调整得略高于正常水平,另一些则略低于正常水平。简单的说,争取“多收钱”和“早收钱”。清单中工程量以后可能会增加的项目,单价适当提高,这样为索赔计价创造良好的条件;相反,工程量可能会减少的项目,单价适当降低,这样结算时不会有太大的损失。把清单中先做的工作单价调高(如施工准备费、土方开挖、基础工程等),后做的调低(如装修、清理现场、零散附属设施等),尽管后面的单价可能要赔,但由于先收回了款,资金周转的问题得到妥善解决,还有适量的利息收入,能够保证整个项目最终盈利。

另一个比较有效的方法是在投标文件中尽可能考虑到各种不利因素,有意识的创造一些盈利条件,将招标文件中的某些模糊概念清晰化,作出与之相对应的处理方案;或者将招标文件中的某些清晰概念模糊化,作出一种不确定的回答,这样增加施工中的索赔机会。

3.2 工程实施过程中创造索赔机会

工程实施中存在许多不确定因素,承包商要根据丰富的施工管理经验,对项目进行充分的调研,掌握尽可能多的信息,尤其要充分熟悉所签订的合同条文以及新颁布的法律法规,为索赔工作寻找依据。

4、承包商索赔成功的建议

4.1 树立正确的索赔意识

承包商应加强对各层次的管理人员进行合同、合同管理以及索赔的宣传、培训和教育,从企业法人代表、业务部门到全体员工都应加强合同管理和索赔意识。事实证明,企业个别成员在合同管理和索赔上的失误会导致企业的重大损失。因此,只有提高全员合同管理意识,增强责任心,才能保证经济合同全过程的顺利实施。

4.2 组建强有力的、稳定的索赔班子

索赔时一项复杂细致而艰巨的工作,组建一个知识全面、有丰富索赔经验、有责任心的稳定的索赔小组是索赔成功的首要条件。索赔小组的人员一定要稳定,不仅各负其责,而且每个成员要积极配合,齐心协力,对内部讨论的战略和对策要保守秘密。

4.3 确定正确的索赔战略和策略

索赔战略和策略是承包商经营战略和策略的一部分,应当体现承包商目前利益和长远利益,全局利益和局部利益的统一,应由公司经理亲自把握和制定,索赔小组应提供决策的依据和建议。索赔战略和策略研究,对不同的情况,包含着不同的内容,有不同的重点,一般应包含以下几个方面:(1)确定索赔目标;(2)对被索赔方的分析;(3)承包商的经营战略分析;(4)相关关系分析;(5)谈判过程分析。谈判的过程要讲事实、重证据,即要据理力争,坚持原则,又要适当让步,机动灵活,所谓索赔的“艺术”,往往在谈判桌上能得到充分的体现,所以选择和组织好精明能干,有丰富的索赔知识的经验的谈判班子就显得极为重要。

4.4 索赔的技巧

索赔的技巧是为索赔的战略和策略目标服务的,因此,在确定了索赔的战略和策略目标之后,索赔技巧就显得格外重要,它是索赔策略的具体体现。索赔技巧应因人、因客观环境条件而异,现提出以下各项供参考。(1)圆满完成合同约定的工程建设;(2)掌握好索赔报送时机;(3)要及时发现索赔机会;(4)对口头变更指令要得到确认;(5)及时发出“索赔通知书”;(6)索赔事件论证要充足;(7)索赔计