市区统一档案业务口径意见

一、档案检索工具

1、密集架存放地点索引编制

只有一组的，标引项目为列（包括A、B面）、档案类别、起止年度。见下图：

存放位置

类别

起止年度

存放位置

类别

起止年度

列

列

1

A

A

B

B

2

A

A

B

B

3

A

A

B

B

有两组以上的，标引项目为组、列（包括A、B面）、档案类别、起止年度。见下图：

存放位置

类别

起止年度

存放位置

类别

起止年度

组

列

组

列

1

1

A

2

1

A

B

B

2

A

2

A

B

B

2、专题文件汇编和专题目录

本单位的档案管理已使用经过国家档案局测评的优秀软件，已将全部党政工团档案或主要专门档案以文件级条目或全文录入计算机，并便于查找和利用，可不做专题文件汇编和专题目录。

二、纸质文件与电子文件的归档

已实现办公自动化的单位，永久、长期保存的应同时打印出纸质文件，与电子文件一起归档。

三、单份文件归档

（一）关于不同保管期限的归档文件存放档案盒的问题。

不同保管期限的归档文件不能放在同一个盒内存放。若同一年度中，相同保管期限的归档文件数量很少，可采用更换小盒的方法来解决。

（二）单件归档方法的适用范围

建议合同档案、婚姻档案、地图档案、教学档案、文化艺术档案、医疗技术档案等采用单件归档的方法归档。

四、数码照片的整理

对数码照片的整理，在目前双轨制要求的前提下，每组照片要选取若干张反映本次工作活动的有代表性的主要照片输出为纸质照片归档。数码照片脱机归档（物理归档）一式三套刻录成光盘。

五、会计档案凭证盒的“类别”项填写

会计档案凭证盒的“类别”项填写“目录号”或填写“凭证”。例：机关单位会计档案凭证盒的“类别”项填写“D3·1”或填写“凭证”。

六、产业园区档案目标管理执行标准

佛山市产业园区档案目标管理执行机关档案目标管理的标准为宜。

七、中小学档案目标管理考评执行标准

（一）中小学档案目标管理考评以执行机关标准为宜。

（二）中小学档案分类办法的问题。部分学校已有《档案分类办法》，并通过了档案目标管理考评的，建议延续。

未有《档案分类办法》的，按佛山市档案局《关于<禅城区中小学档案分类办法>的复函》执行。

八、重点建设项目档案工作

（一）档案管理已实现电子化的建设项目，主管部门可保存电子档案，电子档案移交时要有安装和使用说明，注明系统运行环境，如：硬件、软件配制和安装使用。纸质档案原件留建设单位保管。

（二）重点建设项目档案案卷排列与卷内文件排列的基本要求：

1、案卷的排列顺序原则上按本单位制定的编号方式排列，案卷数量多的项目可以按阶段、专业下编流水号；案卷数量少的项目可按综合管理性文件（含立项报批、验收文件）、设计文件（含基础文件）、施工文件（含竣工图），一个项目编一个流水号。

2、卷内文件排列的基本要求是保持文件之间的有机联系。

（三）竣工图章的使用

1、竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。若标题栏附近空白处太小，无法盖竣工图章，可在图面适当空白处盖竣工图章，尽量不压线。若正面无法盖竣工图章，可盖在图档的背面处。重新出图的，竣工图章的相关责任人签名栏可分解印在标题栏的上方或左方，保留原设计图标的责任人，不再盖竣工图章。

2、竣工图章的式样

按有关主管部门的要求执行。除房建工程外，以采用《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》中所规定的式样为宜。

九、行政区划调整后档案处置

近年来，我市机构调整、镇一级行政区划变动较大，随着行政区划的调整，档案的归属与流向也将发生变化。为了保证各全宗的完整性，根据《档案法》、《广东省档案管理规定》、《关于转发国家档案局、中央档案馆<关于在各级地方政府机构改革中加强档案管理的通知>》广东省档案局（粤档发[*]47号）等有关法律法规，做好行政区划调整后档案的处置工作。调整前的档案，及时清理、收集和整理。任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。

（一）属于机关、事业单位调整的单位，在调整前，要提出档案的处置方案，上报主管部门和当地档案行政管理部门审核。

（二）请各区在*年12月10日前，将近期行政区划调整行政区划调整后档案的处置情况上报市档案局，市档案局汇总后上报省档案局监督指导处。

十、社区、农业农村档案工作

（一）各镇、村、社区可通过网络提供已公开现行文件的利用服务。

（二）社区档案目标管理标准暂参照执行《广东省农村村民委员会档案工作目标管理考评标准》。

十一、科技档案整理

(一)科技档案盒面处理

原科技档案盒面项目内容填写采用印刷的方法来实现的。现建议采用与档案盒颜色相同、项目内容相同（含背脊）的纸，先把相关项目内容套打印后，再进行裱糊在档案盒面上。粘结剂可选用白乳胶。

裱糊要求：

1、牢固、平整。

2、裱糊到档案盒背面约2公分左右。

（二）科技档案案卷目录

取消“科技档案分类目录”和“科技档案分类总目录”。更改为“案卷目录”，其式样如下：

案卷目录

类别：

档

号

题名

立卷

单位

起止

日期

页

数

保管

期限

备注

十五、企事业单位档案工作

（一）关于国有企业资产与产权变动中已故人员、出国人员、“无主人员”档案的处置问题：

已故人员档案随文书档案一起移交。其他类型人员的档案按劳动部和国家档案局的有关规定办理。

（二）本单位投资股票的股权证等文件材料应放入企业的“经营管理”类内。

十六、民营企业档案工作

建议民营企业档案类目可采用下列方法设置。各民营企业要根据本单位档案管理的实际进行增删，不作统一规定。

企业管理档案代字为A；

产品或主营业务档案代字为B；

科学技术研究档案代字为C；

基本建设档案代字为D；

设备仪器档案代字为E；

会计档案代字为F；

员工档案代字为G；

特殊载体档案代字为H；

十七、医院档案类别设置

目前，佛山市直医院档案类目原则上分为十大类，通过近年实施，效果较好。建议全市各医院采用下述档案类目设置。

党政管理档案代字为:A

医疗技术管理档案代字为:B

科研档案代字为:C

基建档案档案代字为:D

设备仪器代字为:E

药品生产档案代字为:F

会计档案代字为:G

特殊载体档案代字为:H

考绩档案代字为:J

病历档案按其有关规定进行分类、整理。并做好保管和保护工作。

十八、档案馆工作

（一）对档案馆工作中“应收全宗”的理解

“应收全宗”是指列入综合档案馆接收范围的全宗。通常指本地区直属机关、人民团体及其所属单位，属于本馆接收范围的企事业单位，属于本馆应接收的撤销机关、团体等。这里须注意的问题是，隶属关系或体制发生改变的单位，原为本地区直属的单位，后来成了非直属的单位，对于此类单位的档案，直属时期的档案属应收全宗，后期则不属应收全宗。对于这种有直属关系变化的全宗需在本馆全宗指南中予以说明。体制发生变化的单位，如原单位的性质为机关，后改为企业或事业单位的，履行机关职能时期的档案属应接收档案，当时该全宗为应收全宗。

（二）档案馆收集整理的照片如何分类编号

如果是随某全宗其他档案一起接收进馆的照片，应归入原全宗管理。对于其他零散照片，可经整理后归入档案馆全宗。

（三）关于馆藏档案分类中“特殊载体档案”问题：如果原“声像档案”类中已包括了所有非纸质档案，则只需将原声像档案的叫法改为特殊载体档案。如果原分类中单列了声像档案和实物档案的，则沿用原有的分类编号方法不变。

十九、档案信息化

（一）电子文件归档格式、备份等应按照《电子文件归档与管理规范》执行。

（二）关于OA系统输出文件时不出红印章的问题，一是完善0A系统；二是依有关标准、规范和本单位实际，制定网上文件撰写与传递的管理制度，通过办文权限的严格监控和电子文件的及时脱机备份来保证电子文件和相应纸质文件的法律效力；三是另行加盖印章。需强调的是领导在发文稿纸上签发一定要手签。

（三）关于电子文件归档，要求电子文件最后归档保存的格式一定要符合国家的有关标准和规范。

二十、常规性上报材料

常规性上报材料是指年度内或时期内必须上报的材料。各区档案局必须按时、按质、按格式做好上报工作。

常规性工作汇报主要有：

（一）年度工作总结和下一年工作计划；

（二）档案馆年度自评报告（含档案馆年度情况登记表）；

（三）档案事业统计年报；

（四）年度年检工作（含执法）情况汇报；

（五）重点建设项目档案管理登记表；

（六）年度档案目标管理情况登记表；

（七）年度档案目标管理复查情况登记表；

（八）档案目标管理备案材料；

（九）档案目标管理复查备案材料；

（十）下一年度档案目标管理计划；

（十一）下一年度档案目标管理复查计划。