公文写作模式研究

内容摘要：公文是生活中常用的一种文体，也是对格式要求最为严格的一种文体，但在实践中往往会出现格式不规范的情况。为了解决这个问题，作者按照公文写作规律总结了五个公式：一个母公式（公文=发文字号+标题+正文+落款）和四个子公式（发文字号=机关代字+年份+序号、标题=作者（发文机关）+事由+文种、正文=主送机关+主体(事由+事项+结尾)、落款=发方机关名称+发文日期+印章）。只要牢记这五个公式,公文就能轻松地达到格式规范。

关键词：发文字号 标题 正文 发文日期 印章

公文是生活中常用的一种文体，任何一个单位都要用到公文。同时公文也是对格式要求最为严格的一种文体，国务院于2000年用《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号)规定了公文写作的格式。但在实际的公文写作中，却往往会出现一些格式不规范的现象，主要是因为公文的格式要求比较繁琐、不好记忆。为了解决这个问题,笔者在多年的实践过程中总结出了基于格式规范的公文写作模式，即一个母公式+四个子公式。只要牢记这五个公式, 公文就能轻松地达到格式规范。模式如下：

一.一个母公式

公文=发文字号+标题+正文+落款

严格来说，一篇完整的公文所包含的要素比上述公式中的内容要多，但在实际操作过程中,因为有些要素是在印刷厂批量印制好的（如发文机关标识，即老百姓俗称“红头文件”的“红头”）、有些要素是一般单位用不着的（如秘密等级和保密期限、紧急程度）、有些要素是由印发机关编制的（如公文份数序号、主题词、印发机关和印发日期）。所以对于撰稿人来说，要撰写的就只有发文字号、标题、正文和落款这四项了。这四项是公文的主要内容，每项中又包含几个要素，详见下面四个子公式。

二.四个子公式

1.发文字号=机关代字+年份+序号

机关代字指用1-3个汉字代表发文的机关；年份表示发文的年份，用公历全称；序号表示某年依次制发的文件顺序号，不能空号、重号、前面不能加“第”字。如：“[2000]23号”这个发文字号中，“国办“是机关代字，表示这份文件是国务院办公厅发的，[2000]是年份，表示这份文件是2000年发的，23号是序号，表示这份文件是2000年制发的第23号文件。

发文字号写作位置：发文机关标识之下、标题之上，无签发人时居中书写，有签发人时左起顶格写。在写作练习中，学生最容易犯的错就是把发文字号写在标题的下方。切记：发文字号的位置一定要在标题的上方！

2.标题=作者（发文机关）+事由+文种

作者即发文机关，要用机关全称或规范化的简称；事由是对发文缘由的准确、简要的概括，是标题的主体部分；文种是公文文体的名称（《国家行政机关公文处理办法》第二章公文种类中将公文分为十三个文种）。其中作者与事由之间一般由介词“关于”连接，事由与文种之间一般由助词“的”连接。如:《山东省人民政府关于表彰第二批山东省优秀创新团队的通报》这个标题中，“山东省人民政府”是作者，“表彰第二批山东省优秀创新团队”是事由，“通报”是文种。在实际操作中，因为各单位发文用的纸都是在印刷厂印好了红头的（含发文机关名称），所以大多在标题中省略了作者。

标题中要注意有一类关于转发性公文的标题，这种公文标题是大标题中套小标题的，小标题是被转发的文件标题，是作为大标题的事由出现的，如:《山东省人民政府办公厅转发省公安厅关于构筑社会消防安全“防火墙”工程的意见的通知》，这个标题中事由是“转发省公安厅关于构筑社会消防安全“防火墙”工程的意见”。如果被转发、批转的公文是法规性文件，则须在法规性文件名称上加上书名号，如：《山东省人民政府关于印发等法规的通知》。

标题写作位置：发文字号之下、正文之上，居中书写。如太长一行写不下，可分行写。

3.正文=主送机关+主体(事由+事项+结尾)

主送机关指公文的主要受理机关，即办理或应予知晓文中所述事情的机关，同样要用机关全称或规范化的简称。主送机关写作位置：标题之下、主体之上，左起顶格书写。

主体是公文的具体表达内容，是公文的中心。主体又是由事由、事项、结尾三部分组成的。其中事由是指公文制发的依据、目的或原因，通常由“根据”、“为了”、“遵照”等领叙词引领。事项指公文所要办理的具体内容，如公布法规、任免人员、传达事项、转发公文、请求指示等。结尾根据公文内容来确定需要与否，不是必须要写的。如果公文要表达的意思已经说完，就在事项结束后自然结束，不必再写结尾；如果还需要再次明确主题或作必要的说明，就用简要的文字重申主题或作必要说明，以引起收文单位的重视。

正文写作位置：标题之下，可分段写。

正文的写法详见例文1-1。

4.落款=发方机关名称+发文日期+印章

发方机关名称与红头中的发文机关标识、标题中的作者、落款中盖的公章这四者必须一致，也正因如此，所以在实际操作中此处的发文机关名称也可省略。

发文日期以最后那个职务最高的领导签发的日期为准。发文日期要把年月日写全，要用汉字书写，不得用阿拉伯数字书写，但遇“零”时写为“0”。

印章是公文生效标识，如上所述必须与红头中的发文机关标识、标题中的作者、落款中的发方机关名称一致。印章必须加盖在发文日期上。

落款写作位置：正文右下角。

落款的写法详见例文1-1。

例文1-1

鲁政发〔2010〕12号――发文字号

山东省人民政府

关于2009年度山东省科学技术奖励的决定――标题

各市人民政府，各县(市、区)人民政府，省政府各部门、各直属机构，各大企业，各高等院校：――主送机关

为认真贯彻党的十七大和十七届三中、四中全会精神，全面落实科学发展观，深入实施“科教兴鲁”和“人才强省”战略，鼓励科学技术创新，奖励在发展我省科学技术事业中作出突出贡献的单位和个人，根据《山东省科学技术奖励办法》，经山东省科学技术奖励委员会严格评审和省科技厅审核(----事由)，省政府决定，授予烟台万华聚氨酯股份有限公司丁建生研究员和中国科学院海洋研究所侯保荣院士2人2009年度山东省科学技术最高奖；授予山东济宁如意毛纺织股份有限公司等单位完成的“极细高档精纺面料的开发”等38项(含1项其他项目)成果2009年度山东省科学技术进步奖一等奖，山东省鲁洲食品集团有限公司等单位完成的“玉米淀粉糖生产过程节能减排工艺技术及应用”等130项(含2项其他项目)成果2009年度山东省科学技术进步奖二等奖，阜丰集团有限公司等完成的“全膜法提取氨基酸新技术研究与开发”等286项(含2项其他项目)成果2009年度山东省科学技术进步奖三等奖；授予山东大学曲音波等完成的“木糖废渣生产纤维乙醇”等3项(含1项其他项目)成果2009年度山东省技术发明奖一等奖，山东省食品发酵工业研究设计院袁建国等完成的“酶法清洁生产木糖新工艺”等7项成果2009年度山东省技术发明奖二等奖，山东三金玻璃机械股份有限公司姜丰英等完成的“制瓶机生产线集成智能控制系统”等8项成果2009年度山东省技术发明奖三等奖；授予山东省立医院赵家军等完成的“乙醇对糖代谢影响的研究”1项成果2009年度山东省自然科学奖一等奖，山东科技大学张维海等完成的“系统分析与设计中的算子谱技术和H2/H∞方法及其应用研究”等7项成果2009年度山东省自然科学奖二等奖，烟台大学张志军等完成的“非线性椭圆型微分方程和系统解的研究”等16项成果山东省自然科学奖三等奖(----事项)。

希望获奖单位和个人珍惜荣誉，再接再厉，不断取得新成绩。全省科学技术工作者要向获奖科技人员学习，发扬不断创新、锐意进取、团结协作、勇攀高峰的精神，加强科学技术的研究与开发，加速科技成果转化，不断提高全省科技自主创新能力和科学技术发展水平，为促进我省经济社会又好又快发展作出新的更大贡献(――结尾)。

参考文献：

[1]《通用文写作》，唐坦清主编，国防科技大学出版社，1988年7月第1版。

[2]《应用写作教程》，辛继绪、魏传信主编，中国统计出版社，1993年9月第1版。

[3]《应用写作》，张德实主编，高等教育出版社，2003年7月第2版。

[4]中国山东网.

何彩霞，山东服装职业学院教师。