新时期电力系统档案信息化发展的创新思路

【摘要】电力档案信息化建设是不可阻挡的趋势，在电力事业的发展中占有举足轻重的地位。档案信息化的程度，它直接关系到电力企业能否赢得市场竞争的主动权。本文首先阐释了电力企业建设档案信息系统的重要性，分析了现阶段电力企业建设档案信息化存在的问题，提出了提高电力企业档案信息化管理的措施。

【关键词】电力档案；档案信息化；

【中图分类号】G276 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0329-01

在市场经济环境下，电力企业面临的竞争越来越激烈，为了有效提高经济效益，必须采用先进的管理方法。在信息化背景条件下，对档案实行信息化管理，可以有效提高档案的利用率、工作人员的工作效率和工作质量，所以电力企业必须采取恰当的措施快速建设信息化档案管理系统。这就要求电力部门以科技创新为理论基础，扎住机遇，加快建设和完善电力企业的档案管理工作，使其更好地适应社会主义市场经济的管理体制，保证电力企业经济的快速发展。

一、电力企业档案信息化的重要性

随着我国信息技术的创新，档案信息化管理早已成为组织信息化经营的一个重要的部分，对电力企业来说也是一样。通常情况下，档案信息化主要指组织把档案内容和档案管理的有关事项进行相应的数字化处理，然后利用信息技术和网络技术传输和管理相应的档案资料，这样可以保证档案资源可以得到有效的利用，实现相应档案资料的共享性。

近年来，我国非常关注信息产业的发展情况，而且还提出了以信息化带动工业发展的重要战略。由于科技发展水平和电力企业自身的限制，电力企业的档案管理一直没有进行比较彻底的信息化建设。但是在信息化背景下，档案对企业及社会的发展所起的作用越来越大，所以企业必须重视档案管理的信息化建设。作为一种无纸化办公技术，在档案管理中实行信息化不仅可以大大提高相应人员的工作效率，还能够实现信息的快速共享，使传统的档案保存从档案库转移到了电脑存储库中。在传统的档案管理中，虽然对档案的存放形成了一定的秩序，可是没有很好的档案管理灵活性，但如果采用信息化档案管理，利用信息技术的快速运算性及严密的逻辑性，可以有效提高档案管理的数据排列和资料输出。

二、现阶段电力企业建设档案信息化存在的问题

虽然对电力企业来说档案信息化管理有着十分重要的作用，可是目前在建设信息化档案管理的过程中还存在一定的问题，甚至还有很多电力企业仍然在采用传统的方式对档案进行管理，无论是档案的收集、分类，还是档案的归档和提取，都主要采用人工完成，这样就会严重阻碍电力企业的发展，还会耽误同经济信息化的连接。

（一）相应人员的档案管理理念比较落后。现阶段对我国的大对数电力企业来讲，档案管理工作的信息化水平都处在一个比较初级的阶段，人们对信息化的概念还没有十分准确的认识和理解，单纯的认为信息化就是把传统的档案管理工作利用人工方式和计算机模仿技术对相关的信息档案进行监理工作，所以没有将相应的编制、获取、浏览等多方面的工作进行有机的结合。这是一种分离式的档案信息化管理，只是档案管理工作的一个程序，不是真正的信息化。

（二）进行档案信息化建设的软件和硬件设施需要进一步完善。企业档案信息化其实是近几年才逐步提出和开展的，所以在多数企业中，技术支持不全面。一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着一定的弊端，如果不能很好进行解决，可能会带来。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。信息化技术可以有效保证档案管理信息化的建设，在时间上，我国的电力企业实行档案管理信息化的历程还不长，所以十分缺乏相应的计算机软件和硬件的建设，相关的工作人员在编制软件的时候，常常经验不足，所以不能做出十分适合企业使用的档案管理软件，最后只能弃之不用，浪费了很多企业资金。此外，各个电力企业对档案管理软件的管理没有统一的办法，彼此之间缺乏有效的沟通和交流，从而很难实现资源共享，浪费了一定的资源。

三、提高电力企业档案信息化管理的措施

（一）档案信息标准规范化建设

1、档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

2、档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

3、档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

（二）提高档案管理人员的业务素质

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。能捕捉档案信息。

述上所述，档案信息化建设是一项长期、全面而具体的工作，是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。需要所有档案人员的积极参与与配合。档案队伍素质对档案工作信息化管理的质量起着关键作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。

参考文献

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