论路灯档案的建立与管理

摘要：针对加强路灯工程档案管理的实际工作，提出具体的管理措施。

关键词：路灯；竣工；工程档案

中图分类号: G271 文献标识码:A 文章编号:

随着城市建设的逐步繁荣，城市照明也成为建筑工程不可或缺的一部分，而路灯工程的档案管理工作，作为城市照明系统管理和维护的重要依据，却常常被忽视。针对上述情况，笔者对路灯档案的分类和现状进行了细致的分析，并为进一步优化路灯档案的管理工作，提出了可行性措施。

一、路灯档案的分类

1、日常管理类档案。一是路灯变压器及控制箱的管理：包括控制箱编号、安装日期及地点、控制柜的型号、电器元件的规格及型号等；二是路灯线路情况：详细记录每条路灯供电线路的起点和终点，线路的总长度，导线敷设形式，导线规格、型号，总的负荷线路功率及其分配情况，各个回路的负荷情况，初末端电压和具体电压情况等；三是灯具档案：此项主要包括杆具的编号，灯杆的高度、形式、原始基础图及产地，灯具的型号、产地、灯泡、触发器、镇流器的型号、产地等。

2、新建改造工程类档案。要求每项新建和改造工程的设计文件、设计图纸、施工图纸分项编号，对施工中的日志以及工程中各种材料的质检报告进行认真整理汇总，编制完整真实的工程验收报告和验收后的整改记录，对新建和改建工程的灯具进行绘图或实物照片进行存档。

3、技术变更档案。在路灯工程建设中，往往会发生设计变更、项目阶段交替等各种变化，这些在工程中是不可避免的，也是允许的。对此，档案管理要加强跟踪，对其形成和积累要进行指导和检查。

4、巡视记录档案。在严格的巡视制度的保证下，加强对巡视记录和故障排除情况进行分析整理后存档，可为管理人员以后的工作提供参考和技术依据，同时对于常见设备故障和对故障排除情况做好记录，及时存档，作为日后对新的维修人员进行技术培训的范例。

5、其它类材料汇总。一是对一年维修任务的完成情况，进行分析整理后归档；二是对一年内的安全生产情况，特别是对人身事故和设备事故等进行事故隐患分析、处理，并建立档案。

路灯档案的管理路灯档案的建立和管理，其工作量大，内容繁琐，需要投入一定的人力和物力，但是它所产生的效益是非常巨大的，可以为今后的路灯规划、更新、改造提供有力的文字依据。通过维修档案记录，可以检验灯泡、镇流器的寿命和质量情况，为今后的设备采购工作提供参考数据；通过对维修记录中各项设备故障的检修排除情况的分析，可以提高维修人员的实际操作能力；通过档案记录，可以加强设备材料管理工作，有效降低材料耗损。

二、路灯档案管理现状

1、路灯档案工作重视程度不够。路灯行业由于它的独特性，路灯的建设档案和日常的管理档案得不到重视，很多路灯单位缺乏专门的档案整理人员，甚至有些地方根本就无人整理专项路灯档案。

2、路灯档案资料不完整。目前，路灯档案资料多采用传统手工管理方式，作为管理依据的图形档案和数据档案都保存在纸介质上。由于使用频率高，图纸资料破损严重，更新、修改困难，各种资料一致性差，不但给查询和统计带来了相当不便，而且在实际工作中很容易造成基础资料残缺不全，降低了图纸使用价值。

3、路灯档案资料更新不及时。随着城市基础建设速度加快，新建改造路灯工程和路灯维护工作比较繁重，由于对档案资料的形成归档不重视，使得现有路灯设施档案已不能完全反映实际，给城市路灯的维修管理带来困难。

三、优化路灯档案管理的应对措施

1、强化档案意识。首先要强化路灯工程档案意识。完整、准确的路灯工程档案，是路灯经常性维护工作的重要依据。长期以来的实践表明，重视档案工作，路灯维护管理的基础就扎实，忽视档案工作，路灯维护管理就吃苦头。特别是道路照明是经济社会和人民生活中的公益事业，从这个意义上说，重视路灯工程档案是关系到社会效益的大事。因此，在路灯企业中，要形成人人理解档案工作、人人支持档案工作的氛围。尤其在建设过程中，路灯建设单位除了抓好内部档案收集、整理、汇总工作之外，还要组织协调好与设计、施工单位的关系，充分利用现场工程例会，争取施工、设计单位的配合支持，为工程竣工时交付验收档案资料创造条件。

2、纳入经济责任制考核。路灯工程的特点是工期较长、专业性强。根据这一特点，路灯工程档案工作必须层层纳入经济责任制考核，相应建立“三纳入”制度。一是将路灯工程档案工作目标纳入计划管理之中；二是将路灯工程档案工作目标分解纳入到有关部门的职责范围和有关人员的岗位职责；三是档案部门内部将路灯工程档案目标纳入到责任人的责任状中。

3、展开“三同步”管理。在大多数情况下，路灯工程是边设计、边修改、边施工，现场管理难度大。为了按时保质完成工程建设任务，路灯工程竣工档案的收集、整理必须实行“三同步”管理，即与路灯工程建设的立项、实施和竣工验收同步进行，确保档案及时准确地归档。尤其在工程施工阶段，要经常深入施工第一线，与工程项目负责人联系，进行具体的业务指导，及时收集工程资料，按每个路段、工序逐项检查自检资料、隐蔽工程验收记录和文字材料。总之，要在施工过程中逐步积累形成竣工图，而不是在工程竣工后突击绘制竣工图。

4、把住三个“关”。一是把住竣工档案交付验收关。要明确规定验收路灯工程时必须同时验收竣工档案，而且事先实行竣工图保证金制度。根据国家有关规定要求，施工单位要按照竣工图编制规范，在施工图上加盖“竣工章”，如有更改设计的，要按照修改设计顺序履行签字手续。竣工图必须如实反映工程的全貌。二是把住财务决算关。工程项目竣工验收证书上若没有档案部门验收签字并加盖“档案资料验收专用章”，财务部门不予办理决算。三是把住集中统一关。验收路灯工程档案必须实行统一的组织、统一的技术标准，只有验收合格后，工程方予交工。对工期较长的工程项目，由指挥部负责分部项工程竣工档案的集中统一保管，待整个工程结束后，分别移交档案部门，实行集中统一管理。

5、路灯档案整理应与工程施工同步进行。一是路灯工程竣工档案随工程进度同步完成，如工程记录、材料合格单、工序验收记录、设备说明书、合格证、材料保证书的原件等。工程完工时，要求施工人员及时将相关资料向编制工程竣工档案的人员移交；二是提高编制路灯工程竣工档案人员的整体素质。竣工资料编制人员必须充分了解路灯工程的施工进度，绘制的竣工图必须清晰、相符、正确；三是路灯工程竣工图纸要随着城市的发展变化及时更新。由于路灯地下电缆大多埋设在道路两侧，一旦道路拓宽，原来的参照物发生变化，管理位置便无法确定，给以后管网的延伸、维护和管理带来不便；四是路灯工程档案管理人员要经常深入基层进行业务指导。

6、及时完善、补缺路灯档案资料。城市建设特别是一些道路改扩建，容易造成原有路灯设施图纸及档案数据的失效和误差。因此，为进一步完善城市路灯设施的现状情况，健全完善路灯基础资料，有必要对市区内特别是老城区内的路灯设施进行一次全面性的普查，补测、补绘，补全路灯设施档案，完善现有的路灯资料，为今后进行系统化、科技化、规范化的路灯设施管理打好基础。

7、建立城市路灯档案的信息管理系统。目前，城市路灯智能监控系统已广泛应用于路灯管理中。要结合路灯智能监控系统，将路灯档案实行数字化管理。利用计算机图形技术和数字技术，将路灯设施的空间地理信息和文字化的属性数据结合在一起，形成数字化的路灯网络，其能够以最快的速度将路灯设施增改的情况反映在计算机的屏幕上，准确保持设施现状图的真实性。

总之，路灯照明的档案管理工作也是一项综合长期的工作，需要从理论上解决的问题很多，需要在实践中探索的问题也不少。我们必须从整体上着眼，从宏观上把握，在具体的工作中力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，从而为建立一套完备的数字化照明工程档案管理系统奠定坚实的基础。