文印设备采购不如租赁欧麦业务外包后成本剧减21%

虽然打印机和复印机这些办公设备与公司业务没有直接联系，但对业务运转效率的影响却比较明显，零售企业欧麦公司在文印外包中尝到了甜头。

欧麦公司是一家大型零售企业，成立13年至今，在全国陆续开设了数十家卖场，年净销售额超过10亿元。

如今的欧麦总部大楼共有6个楼层，7QO多名员工在此办公。多年来，企业业务范围扩大，欧麦不断为总部大楼购置办公设备，仅以打印机和复印机为例，高峰时曾共有120多台，每个月的文印量高达30万页左右。

亟需“管家”

添置的设备不但数量多，而且品牌、型号繁杂，管理起来耗时耗力。每个月，欧麦总部仅文印设备耗材一项就要支出2万多元。并且，公司IT部门还安排了专人负责采购不同机器所需的耗材、零件，配备了2个技术人员专门负责机器日常的维护。

尽管公司尽可能面面俱到，员工们却仍是怨声载道，“设备速度太慢了，性能也不好，总看到有人在修机器。”“换台机器，操作界面又不一样了，用起来真是麻烦。”

除此之外，员工对IT服务也颇有怨言，认为机器报修后，得不到及时的服务。对此，欧麦总部IT部门的员工向《IT时代周刊》解释说：“通常情况下，输出设备故障是IT服务中优先度比较低的请求，一幢楼里这么多台机器，我们有时真的忙不过来。而且，如果需要求助于生产厂家，我们更无法控制了。”据了解，目前销售打印、复印设备的主流厂商，承诺的普遍是24小时之内登门服务。

欧麦意识到，做自己并不擅长的工作太费时费力，它需要为此找个专业的“管家”。

外包出去

为了找到称心的“管家”，欧麦成立了项目组，项目组成员经过考察后发现，他们需要的不是硬件供应商和服务商，而是全能“管家”。最终，日本数字办公设备解决方案提供商理光公司被纳入了欧麦的视野。

“一个企业的发展要面临众多挑战，这些挑战一方面来自自身，另一方面来自社会对企业的要求，”欧麦的项目负责人表示：“理光的TCO(总体拥有成本)和TGOS(绿色办公解决方案)，使得我们解决了当前面临的挑战，也有助于我们实现持续发展。”

对于欧麦来说，企业自身的挑战就是降低打印、复印成本，提高设备工作效率，社会的要求则是企业的社会责任――实践绿色IT。

TCO是一种企业在评估潜在投资时经常采用的评价标准，有助于企业实现投资最小化。然而，传统的评价方法过于重

视低成本，容易使企业走进因成本失利益的误区。在和欧麦的前期接触中，理光强调成本控制只是其TCO的一部分，更重要的是平衡效率和管理，因为无论客户规模大小、归属何种行业，其需求不是一成不变的，理光会不断根据客户需求的变化来调整方案和服务。而TGOS为理光自有，它旨在协助用户在有效控制成本的同时降低环境负荷。二者结合正好满足欧麦的需要。2009年初，欧麦项目正式启动。

“设备数量多、成本高、管理难，且效率低”。这是理光重点客户销售部解决方案推进科经理孙对欧麦总部打印、复印设备工作状况的第一印象。双方项目组成员一起制定了解决方案，共涵盖设备监控、用户管理、计费报表和安全控制四大部分。

计费报表涉及到打印成本，它自然是欧麦最关心的内容。通俗地讲，欧麦相当于租用理光的设备，只管使用，不用操心采购耗材、日常运维的事，租金以按页计费的方式支付。为此，智能化的费用报表能让欧麦随时清晰掌握和控制费用支出，真正做到清楚地花钱。

一个半月后，整个项目实施完毕。

从120台到20台

之前，欧麦的打印机、复印机多数是中低档的单一功能设备，现在，原有设备被20台多功能一体机取代，打印、复印、扫描输出，在一台机器上都能完成。

通过软件对设备进行不间断监控，理光公司的管理人员能提前对设备故障进行预判。一旦有设备出现故障，售后服务人员能够在2小时之内赶到处理。

同时，欧麦总部员工的门禁IC卡，既是欧麦规范设备使用的工具，又是生成计费报表的根据。在黑白文件的输出量上，欧麦对员工没有特定限制，但费用较高的彩色文件，员工要申请后才能获得有限的输出量授权。这既能防止文件打印后因无人认领而造成浪费，也保证了机密和重要文件的输出安全。值得一提的是，员工在任意机器上刷卡都能输出文件。

半年多的时间过去了，欧麦总部已经体会到当“租客”的好处，这一项的总成本更是较之前节省了21％。

责编：王盼