高校物资采购的内部控制设计分析

摘 要：高校物资采购内部控制的目的是为了加强学院物资采购工作的管理，规范采购行为，保证采购质量，促进学校廉政建设，提高资金使用效益，保证学校采购工作规范化。它由请购、审批、采购实施、合同签订、合同履行、验收、付款各环节组成。学院物资采购工作实行统一归口管理，物资采购遵循公开、公平、公正、效益及维护学院利益的原则。健全有效的内部控制，能保证组织会计信息的真实完整、组织运营活动的效率及效果、组织运营决策和国家法律法规的贯彻执行。除此之外，强化高校采购人员的职业道德素质和专业素质，健全机制加强监督，才能切实增强高校物资采购内部控制执行中的有效性。

关键词：高校、内部控制、采购工作、管理

一、内部控制的存在价值

内部控制制度已经成为现在每个单位对经济方面进行调控的重要内容。加强内部控制既可以保证学校财务信息的真实性，还可以保证学校活动运行的高效率。现如今学校里也不敢保证没有贪污的现象，虽然学校相对于其他地方来说是非常神圣的，可随着时间的变化，事物变得都不一样了，人心早就模糊到想象不到的程度了。而且由于人为等一些难以控制的因素的影响，内部控制不能达到特别理想的结果。

二、高校物资采购的内部控制设计

1.请购与审批阶段的控制

1.1采购申请控制。请购过程一定要保证真实，相关人员要按照实际需求进行填写，不能私下添加请购单里没有的东西，价格高的设备一定要仔细查看采购要求，避免出错；经过请购部门盖章以后或签字以后，送往归口管理部门审批。

1.2采购审批控制。相关部门按照规定进行审批，遇到不符合规定的申请，退回请购部门，让相关人员进行修改；遇到紧急采购情况的话，可以先审批，然后告诉他们以后补充相关的手续；面对技术性强的物品采购，还是要专家来看看，进行集体商议，商议以后再审批。

2.采购实施阶段的内部控制

2.1采购信息公示控制。采购部门接到采购信息以后，应该及时的在学校网站或者黑板报上展现出来，在规定时间里符合学校采购条件的供应商可以开始报名然后领采购单。采购部门一定要认真核查报名供应商的资料，确定并保证他们是符合条件的。

2.2采购具体实施控制。采购实施前也要做好准备工作，首先请相关专家对供应商进行一些评价，对我们选择供应商有帮助；专家要保持自己想法的独立，别受其他因素的打扰；采购前，供应商需要交采购相关文件以及保证金，活动准时开始，那些不遵守时间的将不会被考虑；另外，实施过程中，学校需要派一些人进行全程监看，以免发生腐化事件。

2.3采购结果公示控制。活动结束后，相关部门要及时公布结果，接受社会的公开监管。

3.合同签订及履行阶段的内部控制

3.1供应商签约资格控制。合同现如今是不可少的，对于合同内容的制定需要仔细，制定合同时要认真检查对方的公章，减免上当的几率，还要看签字人的身份是否真实，这样的话这份合同才算有效。一般情况下，负责签字的都是该公司的法人代表，为了安全考虑，可以向对方要求提供他的身份证明等一系列东西；如果过来签字的只是他们公司的业务人员，这时候更应该小心一些，要求对方提供其公司法人代表的授权书还有他自身的身份证明等相关资料。这些资料都核实过以后，该公司就符合签约条件了。

3.2合同签订过程控制。学校的请购部门将采购文件、供应商的相关文件还有双方签订的合同经归口管理部门审查并签字以后，还要去学校审计处审签，如果采购数量超出限度以后还要经过校长办公会议审查，由相关校领导签署，最后盖上校长办公室的章。

3.3合同变更、解除或终止控制。合同一旦签订了，没有特殊情况，一般是不会解除的，所以解除理由需要相当充分才可以，要让对方同意，像当时签订时一样，解除时也需要一系列审批手续，如果发觉合同对学校利益产生严重危害，要立即进行补救。

3.4合同履行的控制。合同既然签订了，就要严格遵循里面的内容。向供应商可以适当收取一些保证金，以免对方违约。如果学校自己违约了，就要对相关人员进行究查。

4.验收阶段的内部控制

4.1验收岗位的职责控制。请购部门将采购物品带回时，学校应该安排一些人员对这些物品进行检查，避免采购人员做一些小动作，影响活动运行。

4.2验收实施控制。验收过程中要严格按照采购单等一系列文件进行检查，根据合同规定进行验收，超过合同中采购数量的物品需要进行合理的审批。如果供应商迟迟不发货，我们可以向他们索要一定数目的赔偿金。

5.付款阶段的内部控制

学校的财务部门要根据采购人员提供的采购单等一系列凭据出具付款申请单，然后进行登记，最后进行付款，会计人员在付款时需要得到授权人的同意，按合同上的的付款方式付款，然后盖章。

三、加强采购管理力度，确保高校采购内部控制的有效执行

1.强化学习教育，提高采购人员的素质。学校应该多进行反腐的教育活动，组织人们认真学习我国刑法，让学校领导和采购人员认识到犯罪的严重性。完善采购活动的运作制度，减少采购人员在此期间犯罪的可能。

2.加强采购人员的业务培训。采购过程中采购人员有着很大的作用，对他们的素质培养一定要重视起来，如果可能的话可以请教政府相关部门的人员，请他们过来指导，更好的提高采购人员的素质。

3.健全机制、加强监督。任何事情在公开的情况下都会变得很好，让采购活动变得透明，可以减少相关人员犯罪的可能，也可以提高活动的质量。

结束语：现在我们国家许多高校注重培养学生的综合能力，使校园活动变得丰富多彩，因此学校活动特别多，采购活动也多了，所以学校对于加强采购活动内部控制也重视起来，积极进行采购活动的整顿，加大整个过程的监管强度，每个采购人员需要做到严格要求自己，争取尽快建立学校采购“透明化工程”。

参考文献：

[1]罗桂兰.关于加强行政事业单位会计内部控制的探讨[J].科技经济市场.2015（12）

[2]李静.高校内部控制实践中存在的问题及其解决对策[J].财经界（学术版）.2015（17）

作者简介：

朱远明（1969.5―），男，汉族，江苏扬州人，本科，助理研究员，研究方向：高校后勤管理，高校招投斯芾恚高校物资采购。