试析企业档案管理信息化建设

【摘 要】在高速发展的时代背景下，企业必须要不断完善自身结构体系，以满足时展的需求。企业档案管理的信息化建设是顺应时展主流的建设方向，可以反映企业的综合管理水平。从当前企业档案管理信息化存在的问题入手，分析问题产生原因并提出相应的解决措施，完善企业档案管理信息化建设。

【关键词】档案管理；企业管理；信息化建设

随着互联网技术不断发展，企业和计算机互联网融合已经成为不可逆的发展趋势。从目前我国发展情况来看，大部分企业都已经将互联网技术融入到企业的日常管理中，档案管理也不例外。在档案管理中引入信息化技术，使企业档案管理工作更加符合社会发展基调，所以需要对档案管理信息化存在的问题进行分析并完善。

一、当前企业档案管理信息化工作存在的问题

企业档案管理的信息化属于比较复杂的工作类型，并且档案管理工作质量会直接影响企业的发展，所以必须要不断地完善企业内部档案管理建设，提升档案管理质量及管理的科学性。虽然各大企业都在努力完善档案管理，但是依然存在较多的问题影响信息化建设在企业中的应用效率。档案的信息化建设不平衡，是比较常见的问题。许多企业都为了顺应时展的脚步，引入信息化档案管理技术，但是差异较大。一些大型企业可以通过档案管理信息化建设的方式来实现档案管理高效建设，提升企业综合管理能力，为企业盈利。但是这一情况却不适合经济效益比较差的企业，财政入不敷出，效益不好，是影响企业档案管理信息化建设的主要因素之一。

一些企业基础条件比较差，不论是在技术方面还是资金方面都达不到社会同行业企业的平均水平，外加企业内部高技术档案管理人才缺失，导致这部分企业没有专业化的设备及工作人员对档案管理信息化进行支撑，影响企业档案管理信息化建设力度，影响企业档案信息化管理的同时，也会影响企业的正常发展。因为缺少统筹规划，导致许多企业都在盲目建设信息化档案管理设施。从我国整体发展情况来看，在企业的档案信息化建设方面缺乏统一性的规划以及组织协调措施。因为企业的档案管理信息化建设章程及相关标准缺乏统一性规定，使企业的档案管理信息化运行效率低，影响企业正常运行。企业档案管理信息化建设不是孤立建设体，是需要与企业其余管理方向相互结合的，其中文书处理以及生产活动管理等，都是比较常见的管理模式。因为企业档案管理信息化建设在机制上存在较大的问题，影响了企业档案管理信息化建设与其余管理环节的正常沟通。

二、完善企业档案管理信息化的措施

（一）制定标准规范。想要提升企业档案管理信息化建设质量，首先要保证其基础建设（标准规范与章程）落到实处，并且这也是企业档案管理信息化建设的必要制度保证，只有在明确的标准规范监督下，才能全面提升企业档案管理信息化建设质量。企业可以构建档案管理综合性信息管理机构，提升工作人员的责任意识，不断强化企业档案管理信息化建设机构管理职能的重要性，提升员工工作积极性，进而保证档案管理质量。不断完善企业档案管理信息化建设相关制度及管理体系，在基层管理体系的基础之上来强化体系的综合执行能力，让企业档案管理工作有法可依，在遇到各种问题时有相应的规章制度管理，提升企业档案管理信息化建设的科学性。

（二）建设原则。企业档案管理信息化建设必须要遵循相关规定，才能保证建设速度及质量。首先应当遵循实用性原则，因为企业开展档案管理信息化建设的目的就是要让企业档案管理信息共享，进而提升企业管理质量与经济利益，促使企业走向科学化发展。其次要秉承有效化与逐步推进原则，因为企业的档案管理信息化建设不是可以在段时间内完成的工作，需要企业投入大量的资金与人力，所以企业必须要抓住机会，实现企业管理和档案管理工作的同步运行。最后要秉承全面发展与经济效益原则。企业的经营目标就是盈利，所以档案信息化管理的最终目的也必然是为企业赢取更大的利润，如果进行档案管理信息化建设，则企业必须要将档案管理工作和长期效益目标相互结合，保证企业的长远发展。因为企业档案管理信息化建设工作并不是独立运行的，所以其余部门必须全力配合该系统的建设，和企业其余建设项目、建设目标相互协调，保证信息与需求同步运转及相互协调发展，为企业未来更好更快的发展保驾护航。

（三）完善人才培养制度。各行各业想要保证高速发展，都离不开人才的支撑。档案管理信息化工作质量与工作人员个人综合素质有直接联系，因为信息化档案管理需要由转向负责人来完成，所以企业必须不断完善档案管理信息化工作人员的个人综合素质，从招聘要求直至后期工作的全过程都要由专业人员把关与培训，保证工作人员的个人综合素质可以满足企业需求。档案管理信息化建设工作的专业性比较强，所以对工作人员要求也比较高，作为工作人员应当不断的学习相关知识，不仅要掌握专业的信息技术知识，同时也要囊括法律知识与管理学科的知识等，培养计算机操作能力，转变传统思想观念，树立全心的档案管理市场意识，让档案管理信息化工作更加适应市场的基本发展需求。

三、结语

科学技术的不断发展促使企业必须要做出改变，才能不被高速发展的时代所淘汰。在这一时代背景下，企业档案管理信息化建设问题走入人们的实现。因为档案管理信息化工作属于比较复杂且需要长期维持的一种工作类型，所以相关工作人员必须要树立科学创新意识以及服务意识，克服建设过程中遇到的各种问题，以满足时展的需求，将档案管理工作的理论与实践相互结合，不断深化，使其更好的为企业服务，创造更多的财富。

参考文献

[1] 王华玉.基于知识管理的企业档案信息化建设研究[D].北京交通大学，2009.

[2] 冀孟玲.关于企业档案管理信息化的建设探讨[J].办公室业务，2013（21）.

[3] 潘莉敏.论建设乡镇电力企业档案管理工作信息化建设的重要性[J].科技致富向导，2014（36）.

[4] 靳启颖.信息化背景下企业档案信息的开发与利用问题研究[D].四川大学，2005.

[5] 张静.论企业档案管理信息化建设[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2015（01）.