从内控风险的视角看医院出入院管理处的管理

摘 要：医院的出入院管理处无疑是医院每日的现金流量最大的地方，因而资金安全也就成了出入院管理处内部控制的重中之重。从出入院管理处的风险分析出发，从提高员工的职业素养、完善内部控制制度、加强财务管理、健全his系统功能、加强对外交流五个方面来加强管理以防范出入院管理处的资金安全风险。

关键词：资金安全；内控风险；出入院结账处管理

中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2014）03-0207-02

北京某医院住院处主任，利用工作之便，变造住院医疗预交金退款书，在医院住院处骗领预交金共计920余万元；西安市某医院的门诊收费处李某利用漏洞贪污公款20 万元。如此触目惊心的案例在医务界不少。从这些令人怵目的案例也折射出医院收款部门的内控风险。这里，笔者仅从医院出入院结账处内控风险出发来分析这个部门的财务管理。

一、医院出入院管理处的风险

我们首先从风险识别的视角审视一下医院出入院结账处可能存在的风险。

1.资金安全风险。出入院结账处的工作性质就是和资金分不开的，每天都有大量的新现金流入流出，一般综合性医院年收入的70%来自对住院患者的诊治，而现金流入80%～90%来自于出入院管理处。也是医院的贪污公款案件的多发地，所以资金安全对于出入院结账处是医院财务工作管控的重中之重。

2.员工的专业胜任能力以及职业操守的风险。长期以来，大家的认识就是收款工作仅仅是简单重复的劳动，所以对任职人员准入门槛较低，有计划、持续地培训未能跟进，导致这些部门的员工专业技能单一，职业敏感性差，风险的防范意识不强。甚至有些道德品质不过硬的员工在长期的熟练的操作固化的流程中发现有机可乘，利用非法手段攫取医院资金。

3.财务制度和业务流程的风险。医院当然要遵循国家、地方以及卫生主管部门的规章制度，医院内部为了财务管理的需要也会制定一系列内部管理制度，但医院的内外部经营环境在不断地变化之中，如关于患者住院预交金的收取，原先的支付方式下，可能仅限于现金、转账支票，在现阶段银行卡的支付占了主流，那么相应地有关收取、结算退款的规定也得相应修订。

出入院结账处业务内涵和外延也随着医院的内外环境的变化不断地变化着，所以要根据业务内容的变化业务流程的理顺也得跟进，否则流程的严密程度也会增大结账处的财务风险。

二、出入院结账处的管理

根据前面的风险分析可以相应地采取措施来加强出入院结账处的管理。

1.对人的管理。反腐倡廉的宣传教育工作应常抓不懈。

人是生产力中最活跃的因素，一切问题的根源最终都会归咎于人的问题。结账处的工作性质就是和金钱分不开的，每天都有多笔大量的现金流入、流出，这些都须经各操作员的手。收费是普通的工作岗位，也是非常重要的工作岗位，尤其是一个必须仔细、认真和能经受诱惑的工作岗位。这个岗位的职工必须有很高的法律意识和道德素养，这对资金的安全非常重要。因在对收费人员乃至所有的财务人员中需加强反腐倡廉的宣传教育工作，应警钟长鸣，常抓不懈。除了保证员工参加院内外的各项培训外，在提高大家的人文素养和专业素质方面应有相应的举措。如对收款员培训财务票据等的相关知识、常见和特殊问题的处理原则和流程等，以期提高人员的素质，使收款员能树立正确的价值观和荣辱观，在大是大非面前保持清醒的头脑，干自己该干的，不该干的坚决不干，时刻要意识到“莫伸手，伸手必被捉”。

2.内控制度建设方面。内控制度评价和测试应该贯穿于医院财务的每个工作细节和每个工作日。

内控制度有其固有的设计风险和运行风险，这就需要管理者在实际工作中具体管理者要有一双敏锐的眼睛能及时发现问题，对于出现的新问题或者现有流程或制度的疏漏之处要及时梳理工作流程和修订相关的制度，执行过程中要严格把关，在该控制的点都有相关的控制措施，尽量减少漏洞，让一些有非分想法的人无机可乘。既保护国家财产的安全完整，也从某种程度来说也了保护工作人员。利用his系统的身份和权限管理，科学严谨地给各个操作员分配权限，在系统内部做到不相容业务的分离。

3.加强财务管理方面。对现有的制度和流程遵循要严格。

（1）要严格票据管理制度和流程。近几年出现的很多贪污案件都和票据的不当使用有关，这对我们的财务管理是前车之鉴。我们要从票据的领用、授权、核销、归档等的各个环节去管理和稽核，使每张票据的使用都能规范合理，票据的来去都有迹可查，且都做到了循迹查证。

（2）定期对账制度，每月终了，统计his系统内所有的住院预交金、住院收入和财务大账的进行核对，对核对不一致的结果即时跟踪核查，直到找出原因为止。并对导致结果不一致的原因进行分类处理。

（3）每日稽核制度，对操作员的预交金日报表和结算日报表每日进行稽核，稽核的内容包括日报表上现金收入、POS刷卡收入、支票收入等和操作员的交款回单、POS机汇总单，支票的票面等是否一致进行核对；票据的号码和his系统的流水的一致性核对。对核对不一致的结果即时跟踪核查，直到找出原因为止。

（4）档案管理制度，所有的操作员预交款存根联、结算收据存根联是否连号，所归档的号段和操作员领用的号段是否一致。对核对不一致的结果即时跟踪核查，直到找出原因为止。并对导致结果不一致的原因进行分类处理。

以上不一致的原因属于票据印制过程中出现问题的，及时给联系供票的机构反馈。属于系统问题的，及时联系信息中心查找原因予以弥补。属于制度缺陷的，及时修订制度。属于人为操作导致将根据情节给予处理，严重的移送司法机关处理。

4.健全his系统的功能。his系统应用于业务领域对工作质量和效率提高是前所未有的，但业务信息化是把双刃剑，一方面带来极大的方便快捷，另一方面也是风险和杀机四伏。通过his系统攫取资金手段更隐蔽发现更困难。软件随着管理手段的变化也在不断地更新和升级，在更新和升级过程中，首先都要经过严谨的调研和严格的测试，作为本版块的各项操作流程都必须把内控的思想方法和手段贯彻进去，在各个控制节点上都让复核人员能看到操作人员的操作痕迹，从系统设计的时候就把系统风险降到最低。

5.加强对外交流。一般情况下，医院的出入院结账处处于相对封闭的系统，业务单一，环境也没有太大的变化，结账处内部的岗位具有同质性，所以内部的岗位轮转没有意义。因而对内要创造机会使结账处的员工尽可能地了解门诊收费处的业务、会计核算、成本核算、甚至是预决算的业务，扩大财务专业视野。另外还可以走出去与同行业的本岗位进行交流，在交流中吸纳同行业好的经验和做法，杜绝出现同行业在本版块出现的问题和漏洞，取长补短，完善制度，梳理流程，把制度风险降到最低。

总之，只有把员工职业技能和专业素养提高了，通过合理设岗，审核到位，用敏锐的财务视角前瞻性地修订和完善相关制度，通过对流程严格循序，对制度的切实贯彻，确保结账处的风险管控有效，确保医院的资金安全。