彩色的数据会说话

Excel 2007“条件格式”最新实用技巧大放送

公司的销售提成兑现大会即将召开，主管小王正在汇总2006年的业务员业绩数据。往年领导总抱怨他制作的报表不够直观，今年小王决心用Excel 2007做出些新意来。

销售趋势看得清

领导最想知道的就是每人销售额在全体中的百分比位次，小王设计了一种新的相对位次呈现方法，用“五向箭头”表示销售额的高低和升降。

用Excel 2007打开销售业绩工作表，选中要用对销售额进行标记的区域。单击“开始”选项卡中的“条件格式”，选择菜单中的“新建规则”命令，选中如图1所示对话框中的“基于各自值设置所有单元格的格式”。

为了直观反映每一销售额在总体中的百分比位置，小王在“格式样式”下拉列表中选择了“图标集”，接着打开“图标样式”下拉列表选择“五向箭头（彩色）”。Excel 2007就会自动选择合适的“值”和“类型”，如果认为“值”的划分和“类型”选择不合适，可在图1所示对话框中手动修改。

完成后单击“确定”按钮，就可以在如图2所示的工作表中看到每一数据相对总体的位置。其中绿色向上箭头表示销售额在前20%，斜向右上方的黄色箭头表示销售额在前20%与40%之间，水平黄色箭头表示销售额在40%与60%之间，斜向右下方的黄色箭头表示销售额在60%与80%之间，向下的红色箭头表示销售额在最后20%。

要想上述操作更加快捷，可以直接打开“条件格式图标集”子菜单，选择“五象限图”、“五向箭头”等。它的优点是只要鼠标指向其中的某个图标，就可以在选中的数据区域看到应用的效果。但是用户不能设置数据的“值”和“类型”，比较适合快速标记单元格数据的场合。

排行前十戴红花

公司要奖励年度销售额排在前十名的业务员，小王必须在报表中标出相对应的销售额。那么，就让销售额在前十位的数据显示为红色吧。

他按前面用过的方法打开如图4所示对话框，选中“仅对排名靠前或靠后的数据设置格式”。单击如图4中的“格式”按钮打开对话框，在“字体”选项卡中选择红色，确定，数据区域中销售额在前十位的数据就会显示为红色。

要实现上述要求，也可以打开“条件格式项目选择规则”子菜单，选择“值的最大10项”等命令（见图4）。打开对话框后，设置要显示的项目数量（或百分比）及格式即可。这种方法比较快捷，但是可供选择的格式比较少。

低于平均亮黄牌

有奖就有罚，公司规定销售额低于平均水平的人要扣提成。

小王选中“仅对高于或低于平均值的数据设置格式”。在“为满足以下条件的值设置格式”下拉列表中选择“低于”，然后按前面的方法为满足条件的字体设置黄色，确定，销售额低于平均值的数据就会显示为黄色。

如果只想知道哪些人员的销售额高于或低于平均水平，也可打开“条件格式项目选择规则”子菜单，选择“高于平均值”或“低于平均值”。

任务区间逐一看

由于年初公司制定的销售任务上下限在55万至40万元之间，领导要求小王标出有多少人完成了指标。

小王选中数据区域单击“开始条件格式突出显示单元格规则介于”（见图6）。分别填入40和55，打开“填充为”下拉列表，选择“绿填充色深绿色文本”，“确定”后即可看到符合条件的数据按此格式显示。

无须图表直观比

Excel 2007还提供了用数据条和色阶比较大小的新方法。选中需要相互比较的数据区域，打开“条件格式数据条”子菜单，在其下选择一种合适的数据条，数据所在单元格就会显示类似直方图的彩条，销售额的多少一目了然。

如果用色阶比较数据的大小，就打开“条件格式色阶”子菜单，选择一种合适的色阶，数据所在单元格就会填充不同的颜色。如果前面选择了“绿-黄-红色阶”，则绿色表示销售额较高、黄色表示销售额居中、红色表示销售额较低。

小提示

本文的应用――引入内容丰富的“条件格式”分析和表现数据的变化规律只是Excel 2007的亮点之一。

除了采用面向结果的全新用户界面以外，Excel 2007的数据加工和表现手段更加丰富：工作表扩充为1048576行×16384列，行数增加了1500%、列数增加了6300%，数据存储和处理能力大大增加；

提供了“主题”和“单元格样式”两种手段，设置工作簿、表格或图表的外观更加快捷；

数据的排序和筛选功能进一步增强，不仅可以根据数值还可以根据单元格或文字颜色等进行排序；

采用了基于XML的*.xlsx文件格式，文件体积小、安全性好。

此外，Excel 2007在公式编辑、表格处理、图表设置和数据透视表等方面也提供了许多新功能，在今后的文章中，我们会进一步为大家做详细介绍。