用活Excel内置功能花样保护文档

日常工作中，我们制作的Excel文档在传阅过程中经常会由于其他员工的编辑导致数据出错。传统简单的添加只读保护常常无法很好地保护文档安全，因为它是针对整个工作簿进行保护，而有时候我们需要对某个工作表或者某些行列数据进行保护。其实Excel还内置很多组件可以用来对文档进行更为灵活的保护。

许看不许动 将数据转为图片

在Excel中最重要的元素就是各种数据，如果要保护自己的数据不被浏览者更改，直接将图片“变为”无法编辑的图片是个很好的保护方法。不过并不是直接截图，而是通过链接图片的方法实现。比如一份原始的每日销量统计表，因为数据每天都在添加，现在要截取截止到今天的稻莞上司查阅，就可以使用连接图片的方法（图1）。

选中A1B31数据，右击选择“复制”，然后选中需要展示数据的单元格，假设为E1，选中E1右击选择“开始粘贴链接的图片”（图2））。

这样在E1就会自动出现一张和A、B列数据完全一样的图片数据，由于这里显示的是图片，因此浏览者除了查看是无法进行编辑的。不过这又是一张链接的图片，它显示的是引用=$A$1：$B$31里的数据，也就是说我们只要在A1：B31输入或者更改数据，那么这儿图片里的数据也会同步更改显示，但是浏览者又无法编辑，可以很好地保护原始数据不被浏览者更改（图3）。

秘密勿看 重要工作表玩隐藏

在平常制作的一些文档中我们经常会在表格中保存一些比较机密的信息，如产品的出厂价格、研发代号、合作厂商等商业信息。文档保存在档案库后，我们不希望一般浏览者看到这些信息，对于这些信息现在可以使用隐藏的方法进行保护。

假设产品出厂价均保存在“出厂价格”这个工作表，在Excel中右击该工作表选择“隐藏”，这样这个工作表就会自动隐藏起来了。为了避免其他用户再通过“取消隐藏”的方法显示工作表，点击“审阅一保护工作簿”，在弹出的窗口中输入需要保护的密码（图4）。

这样用户就无法通过“取消隐藏”的方法显示工作表了，因为这里的命令都变为灰色，用户只有通过上述设置的密码取消保护才可以显示隐藏的工作表（图5）。

使用保护工作簿的方法可以很好地保护隐藏工作表的安全，但是密码记忆是个问题。如果要彻底隐藏工作表而不需要记忆密码，我们还可以通过VBA深度隐藏工作表。按下ALT+F11，打开VBA编辑器，在“工程”面板中选择要隐藏的工作表如“出厂价格”，并在“属性”面板中设置“Visible”属性值为“2-xlSheetVeryHidden”（图6）。

说明：“Visible”属性值-1、0、2分别代表可见、隐藏和绝对隐藏。比如设置为0-x1SheetHidden则为普通隐藏，可通过“格式江作表取消隐藏”取消隐藏工作表；“2-xlSheetVeryHidden'’则为深度隐藏，需要显示工作表时要同上进入VBA设置，将其属性再设置为-1才可以正常显示。

局部保护 用活Excel的工作表保护

上述方法是对整个工作表进行隐藏，很多时候上述机密数据可能保存在某些行列中，对于这类数据，我们可以通过隐藏特定行列的方法进行保护。比如重要数据在B列，选中B列右击选择“隐藏”，这样B列的内容就自动隐藏了（图7）。

如果要显示隐藏列，则选中A、C列，右击选择“取消隐藏”即可。同样的，为了避免用户使用这种方法显示隐藏列，点击“审阅保护工作表”，然后按提示输入保护密码，这样取消隐藏菜单就无法使用，可以更好地保护隐藏的内容（图8）。

当然我们还可以根据自己的实际需要灵活使用“工作表的保护”，比如工作表中标题栏大多使用固定格式，如果希望只是保护标题栏的内容不被更改（其他内容可以编辑），可以执行如下操作。

选中文件中所有单元格，右击选择“设置单元格格式”，在打开的窗口切换到“保护”标签，去除“锁定”和“隐藏”前的勾选（图9）。

返回工作表选中需要保护标题栏的单元格，同上进入单元格保护设置，勾选“锁定”和“隐藏”选项。同上，点击“审阅保护工作表”，开启工作表的保护。这样该工作表的标题栏将自动保护，用户试图编辑的时候会被Excel拒绝，其他单元格则可以自由编辑，有效实现灵活保护（图10）。