顺利完成项目的秘密武器

《电脑爱好者》冬季版光盘，终于准时地随2005年第24期杂志一同发送出去了，小编悬在心头的一块石头也落了地。实际运作光盘的时间只有一个月，其中还要做两期杂志，幸好有Office Project 2003这款强大的项目管理软件的帮助，确保了冬季版光盘顺利出炉。

实例：《电脑爱好者》冬季版光盘出炉记

你要做什么？

首先要将一个项目划分成多个子任务。冬季版光盘分为“软件精华区”、“Photoshop CS2实例秀”、“娱乐乐翻天”、“CFan电子书”、“游戏吧”等九个栏目，再加上光盘前期策划及后期制作、测试等，整个项目可被分成十二个子任务。

因为时间紧，小编将项目拆分后，将一些个别栏目任务分配给了小特、狂PK、Cornel等其他小编，并为每项任务设定了起始时间及完成时间。

各项任务之间还具有一定的关系，比如有些任务完成之后才能进行下一任务（完成-开始型），有些任务可以同时开始（开始-开始型）等。

规划好任务后，最关键的就是对任务完成情况的实时跟踪了。仅通过我们的大脑或纸笔不时地记录工作进展情况，不仅繁琐，还容易混乱，这时，Project的优越性就显示出来了。

如果是一个协同工作小组，组员之间还可以通过Project Server（Project服务器）在网上提交工作进度，将使得项目进展一目了然。不过，因为本项目不是很大，并且所有合作者都在一个办公室之内，所以就由责编手动进行进度更新了。

在用传统的纸笔记录项目流程的时候，我们得时不时地翻阅厚厚的笔记本来查找相关的进度，而有了Project，一切都已不同。

嫌在屏幕上看流程比较累？或是老板要检查工作？没关系，打印一份报表吧。

通过Project，小编得以随时掌控各项任务的进程，把握了主动权，使得工作顺利展开。当然，它强大的功能不可能通过一个实例就能完全展示，如果感觉它会给你的工作带来帮助，就找一些专业书籍深入学习一下吧，非常值得的。

Project帮你做什么？

第一步：启动Project，新建一个文档。在“任务名称”列输入所有的任务名称（第一行“电脑爱好者冬季版光盘”为项目总名称）。所有任务输入完毕，拖动鼠标全选这些行，再单击工具栏上的“”按钮，则第二行及以下各行都自动缩进，全部变成了第一行的子任务了（见图1）。

第二步：在“工期”列，为每个子任务设定计划使用的时间，直接输入数字即可。右侧会出现相应的蓝色条，蓝条的长短代表了工期的长短。接着设置每项任务的“开始时间”、“完成时间”、“资源名称”等项。资源名称实际上就是指相关任务的责任人名称。双击任务行，在打开的任务信息对话框中（见图2），不但能设置以上各项信息，还可以设置其他一些细节。工期及开始、完成时间，还可以通过拖拉右侧蓝色任务条来调整。

第三步：如果设置的两项任务的首尾时间相连时，会弹出一个对话框询问是否将它们关联，暂且选择“移动XXX，不增加任何新的链接”项，因为在后面我们可以随时改变它：在某一任务蓝条中心按住鼠标左键拖出一个箭头引向下一个任务，放开鼠标键后，这两个任务自动建立为“完成-开始”关系。双击两个任务之间的箭头连线，还可以打开一个对话框重新设置任务之间的关系（见图3）。

第四步：单击项目向导（如果“项目向导”没有显示，可执行“视图工具栏项目向导”命令）上的“跟踪”按钮，在左侧打开跟踪任务窗格。单击“准备跟踪项目进度”进入下一页，选择“否”，再点击下方的“保存并前往第2步”链接进入“跟踪方法”页。根据提示选择一种跟踪方法，这里我选择的是“一直通过输入完成工时的百分比跟踪”，然后在右侧，根据实际情况手动调整“工时完成百分比”的数值，右边的甘特图中会同步显示出调整的结果，它以黑色粗线表示出任务完成的进度（见图4），最后单击左下方“保存并完成”结束本次调整。

第五步：在“跟踪”任务窗格中，单击“检查项目进度”进入“检查状态”页，如果要查看项目今天的状态，可将状态日期设置为今天的日期。如果要查看项目以前的状态，比如，你过去的某天收到的时间表，可将状态日期设置为其他日期。在右侧的视图中可以检视各项任务完成的状态，共有“已完成任务”、“按时的任务”和“延迟的任务”三种状态，如果某任务显示为“延迟的任务”状态，那你就得好好分析一下原因，并及时调整计划了。

第六步：单击项目向导上的“报表”按钮，在打开的报表窗格中，单击“选择视图或报表”，在接下来的页面中，选择“打印项目报表”项，再单击“显示报表”打开报表对话框，根据需要选择某个报表类别，比如我想查看工作分配的情况，双击“工作分配”，再双击“谁在何时做什么”进入打印预览，如果是你所想要的，打印即可。