浅谈交通企业科技档案管理的若干问题

【摘 要】随着国民经济的快速发展，交通事业的不断进步，交通企业科技档案管理的发展却没能跟上建设的步伐。本文阐述了交通企业科技档案管理存在的几个主要问题，提出了几点完善措施，便于更好地为日常档案管理提供服务。

【关键词】交通企业；档案管理；科技档案

前言

当今社会，随着经济体制的不断转轨、现代企业制度的逐步建立及电子信息技术的高速发展，我们见证了一个经济、技术、政治等全面发展与改革的时代。因此，深化企业档案管理工作改革，探索企业档案管理工作现代化发展之路显得尤为重要。

交通企业科技档案的基本种类有：科技项目研究档案、工程项目监理档案、工程项目咨询档案、工程项目施工档案、工程项目检测档案、基本建设档案等等。一个工程项目从开工到结束要经历很多的环节，如合同的签订、项目前期的研究、做工程可行性研究、初步设计、施工图设计、竣工验收等等，项目的设计、施工期间设计文件也会经过反复的修改和变更。因此交通科技档案具有时间跨度大、来源广泛、信息含量大的特点。

1.交通企业科技档案管理存在的主要问题

1.1档案管理工作边缘化

档案是我们国家和民族文化建立历史记忆，传承文明的重要载体，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。有人曾说“一个国家如果没有档案，将失去历史而变成传说”。档案的重要性可见一斑。同样，档案作为企业生产、技术、科研和经营等活动的直接真实记录，承载了大量高价值的信息[1]。然而，目前很多企业对档案的重要性认识不足，对档案管理工作不够重视，多只考虑经济效益，把控制工程投资、进度和质量作为工作中心任务，而对科技档案的收集、整理、归档及档案人员的培训等工作不够重视。使得档案管理工作越来越趋于边缘化。

1.2管理体制和管理手段滞后

交通企业科技档案管理体制和管理手段远远滞后于当今科学技术的发展。特别是电子信息技术快速发展后，这种差别变得尤为明显。

随着电子信息技术的飞速发展，互联网和手机上网给人们提供了方便快捷的沟通和信息服务，电子商务几乎可以取代传统实体商店。而如今交通企业科技档案的存储介质仍然是纸张，电子档案和电子签名尚未能得到完全推广和认可，这就存在以下几个不足：

首先，纸质档案的收集、整理、归档和利用工作量大、成本高、效率低下。交通企业形成的工程设计、施工档案数量多，内容细致庞大，往往一本图纸几百页，形成的纸质档案非常重，搬运和折叠起来放进档案盒都非常不便。更有些图纸由于精细的要求，需要用A1或A2的纸打印，根本就不能放进常规的档案盒，这对于档案的整理和归档是十分不利的。

其次，纸质档案不利于保存，在查询和利用过程中，纸质档案需要反复地翻阅和复印，对档案会造成不同程度的损害，尤其是复印，像本单位的工程设计档案有些都特别厚，如若整本复印，必须要拆、切割、复印完后再次装订。不仅操作十分不方便，还会损害档案。

最后，纸质档案在形成过程中往往会使用大量纸张，这就造成纸张木材资源的巨大浪费，有需求就有消费，这也意味着大量的树木被砍伐，对环境造成严重的破坏，这与我们建设资源节约型、环境友好型社会的要求是极不相符的。

1.3档案的价值未能得到有效利用

目前，科技档案尚远远没有能发挥其应有的信息、技术和经济价值。对于大多数交通企业而言，其工程设计、建设档案只是偶尔需要时查询，这不仅与档案承载了该项目的建设经验、教训、总结等丰富成果不相符，反而大量的档案贮存造成了对建筑空间资源的巨大浪费。

2.解决交通企业科技档案管理有关问题的对策

2.1要充分认识交通企业科技档案在实现可持续发展战略中的重要地位和基础作用

科技档案对于该工程项目日后的管理、使用、维护、改扩建起着不可或缺的作用。这是我们总结汲取过去的经验教训，少走或不走弯路的宝库，一个企业要想做好档案管理，首先要得到领导的重视和大力支持，原因如下：

⑴大型交通企业人员、部门众多，由不同的分管领导管理，各部门档案形成相对独立，但又存在交叉和相互联系，分管领导难以进行全面把控，如果领导不重视档案管理的工作，这项工作就很难有序地进行；

⑵档案可能涉及到单位的最高机密，若没有最高领导去管，将无法确保单位的核心竞争力的安全；

⑶档案管理是一项复杂且精细的工作，应建立独立档案管理部门和专职的档案管理人员，各部门也应指定兼职档案人员负责日常档案的管理，配合专职档案人员做好企业的档案管理工作。如果领导不重视，则其档案管理人员大多数是兼职人员，也得不到专业的培训，这对于档案的利用和发展必然存在局限性，结果是使档案管理工作边缘化。

2.2创新档案管理体制和管理手段

随着电子信息技术的飞速发展，档案管理也应紧跟时展的步伐，逐步实现科技档案编制电子化、存储数字化、管理自动化和利用网络化。

建议立法部门和档案管理部门要加强对新形势下档案管理工作的战略立法和体制研究，建立档案电子信息化的法律、法规和标准规范体系，使电子档案、电子签名等与纸质档案有同等的法律地位。项目建设部门要研究开发建立高速公路固定模式的档案自动编制（生成）和网络归档系统，使档案能够在第一现场、第一时间自动生成电子档案，不但可以大大提高工程管理和档案归档效率，而且可最大限度确保档案的原始性和真实性，更加有效实现工程“三大控制”目标。对已归档档案要逐步数字化，向社会提供扫描后的电子档案，以利于提高利用效率和档案的保护。同时，还要充分利用信息网络的传递优势，整理档案信息资源，分密级开展档案的网络利用，力争实现“鼠标一点，档案立现”[2]。

2.3做好科技档案的开发利用工作

随着我国交通基础设施建设事业的不断发展，交通企业的业务范围逐渐扩大，形成了大量的交通科技档案。然而现有的科技档案更多是注重贮藏和保密，而疏于利用。如何做好科技档案的开发利用工作，为交通企业设计、科研、生产、经营等业务提供高效服务，是交通企业档案管理部门要认真思考的一项重大议题。档案是我们留给历史的一笔宝贵的财富，也可以说是一部长生不老的活资源。若要充分发挥档案的价值，就要变被动使用档案为主动研究档案，从档案中吸取经验和教训，总结创新新材料、新技术、新工艺和新的管理模式。

档案管理部门应当综合、透彻了解企业所属各部门的需求，根据档案室藏的情况，积极提供档案的查询和利用服务。档案管理人员应加强与各部门的沟通，积极主动地使用多种宣传工具展示所藏档案的信息资源和工作成果，让企业员工能充分了解档案保管的范围以及在企业中发挥的作用。

（1）在企业通讯设备如腾讯通（RTX）和QQ、网站中，刊登企业本年度获取的工程设计、科技成果、管理荣誉奖项等信息；

（2）使用专业的档案管理软件，将各门类的档案信息录入到软件中，由于档案管理软件只能授权档案管理人员使用，为了给广大的企业员工提供便利，还应利用企业局域网络，建立档案查询的网页，将档案管理软件的资源共享给员工使用；

（3）除传统的查找、摘录外，还需借助电脑、复印机、传真机、扫描仪等电子设备，使纸质、声像及各种电子文件得到方便的查阅及复制；

（4）做好档案的编研工作，为了更好地利用档案资源，还应对企业组织机构、管理办法、企业大事、科技论文、工程设计成果等按照不同内容的专题进行收集整理、编辑成册。使档案工作成果得到更好的利用[3]。

档案工作最终目的是档案资料的利用。不仅要求档案管理部门要积极提供档案利用，使档案发挥其经济效益，更要确保档案的安全和信息保密。档案借用者对所借的档案应负有安全、保密责任，技术档案不能自行转借，污损、丢失，特别严谨擅自在档案上添注、涂抹、改字、加字、圈点、抽取和拆散。

3.结束语

总之，档案工作是一项复杂的系统工程，也是交通企业管理基础工作之一，它为企业的经营决策、技术创新、提高技术水平、生产水平以及各项管理工作提供信息和依据，科技企业的档案管理工作只有适应企业整体经济发展的需要，才能发挥自身优势，成为科技企业走向成功的坚实基础。

参考文献：

[1]杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社，2004.

[2]赵巍.试论文书档案管理的信息化[J].黑龙江史志，2012（12）.

[3]汪锦莹.关于做好企业科技档案的思考[J].经济师，2009，（6）：161.