如何做好电力企业档案管理工作

[摘 要]随着我国电网建设的快速发展，对于电力各个部门在进行电网建设过程中所产生的档案资料如何保存与管理？如何利用档案促进城市建设等等？这些都是当今档案管理者所需要思考的问题之一。本文对电力系统的档案管理现状分析，并提出有效措施，提高档案管理水平。

[关键词]电力系统；档案管理；措施

中图分类号：F426 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0210-01

前言

随着我国电力系统的深化改革，对于经营与企业管理提出更高要求。档案管理作为企业改革发展的重要基础资料，传统的档案管理方法已远远满足不了当今发展的需求。提高档案管理水平，为企业的快速发展提供助力。

1、电力档案管理的意义

档案管理运用现代化管理方式，注重对不同阶段档案之间的关联实行管理，充分体现了档案管理制度、方法、内容等方面的递进衔接关系，实施档案管理能明确人员的职责，提高整体的管理效率。一方面，实施电力系统档案管理，能提高人员的工作积极性和主动性，优化人力、物力资源整合配置，对档案实行细致的管理，明确阶段工作重点，减少不必要的劳动[1]；另一方面，实施电力系统档案管理后，按照阶段工作特点，制定详细的规范，明确本阶段的具体任务，促使每位员工在各尽其职的基础上，不会出现工作职能的交叉和重叠，防止权责不明、越职管理的事件发生。

2、我国电力系统档案管理存在的问题

2.1缺乏领导层次的重视

电力系统的档案管理工作，严重缺乏高层领导的重视，他们认为档案管理工作可有可无，相反的却极其重视市场产品质量、占有率、售后服务等内容，这样就使得下层员工对档案管理工作缺乏积极性。正是由于这个原因，很多电力系统单位对档案管理的资金投入少条件差、管理手段落后，档案设施不完整；没有建立完善的材料收集制，造成档案数量不全内容缺失，对电力系统无法提供高效能高质量的服务，何况是档案管理的目标、规章制度建立。

2.2缺乏专业的管理人员

电力系统档案管理缺乏专业部门和专业人员的管理，有些负责档案管理的工作人员根本不懂得如何去管理档案，把档案管理看成是简单的分类收集，由于管理人员的责任意识差、专业水平低，导致档案管理停滞不前；部分电力系统采用库房兼备做成档案室，更严重的甚至有些电力系统根本没有设立档案室；电档案管理的随意性比较大，存在抽调档案资料，任意涂改的情况；许多电力公司档案保管不合理，流失很多宝贵的资料，为日后的发展带来很多不便之处，因为没有科学的保管期限和归档范围的界定，致使非常多没有保存价值的资料被长期保管，这种情况严重增加了经营管理的成本。

2.3缺乏先进的指导理论

档案管理工作是当前情况下电力系统部门面临的重要难题，急需相关方面的政策指导和理论知识，尤其要特别注意以下几方面问题：电力系统档案的法律地位和产权特征；产权变更电力系统档案的流向；如何鉴定有保存价值的档案，这些问题的解决都需要档案管理部门进行探讨研究，在具体工作中完善电力公司的档案管理模式，国家颁布相关的政策法规，引导档案管理工作持续稳步发展。

2.4档案管理存在的隐患

电力系统档案管理建设常见的安全隐患有：库房布局不合理、库房建设不符合安全防护的规定等。

3、提高电力系统档案管理水平的具体措施

3.1加强单位管理层的重视

对电力系统档案的管理，首先要提高领导的重视程度，政府制定相关规定政策，在宏观上加强对档案管理的要求；企业内部建立监督机制，对档案管理进行严格监管，提倡建立完整的档案管理系统；管理层坚持档案管理和市场占有率并举的原则，促进对档案的管理。

3.2对管理人员进行培训

对档案管理人员进行严格的选拔，保障每个人都持有从业资格证才能上岗工作；考核员工的综合素质，增强他们的责任意识；定期展开培训，选择优秀的人员到外国进修学习，掌握先进的理念技术，为我国电力系统档案管理作出更大的贡献。

3.3增强理论指导

电力系统档案管理的相关单位和专业人员，对其进行深刻的探讨研究，制定符合我国国情的档案规范，用统一的标准对各单位的档案实行管理，便于档案的规范和查阅。健全档案的保存机制，对作用重大的档案进行整合分类，对于时间年限久远，价值小的档案实行销毁，避免占据大量的空间和资源，浪费管理成本。

3.4合理设计档案室

根据档案资料数量大、种类多、繁琐复杂的特性，合理设计档案室，在电力企业，规划独立的正规的档案室，便于对企业资料的管理和查阅。

3.5具体的档案管理过程

电力系统档案管理，主要分为四个环节，分别是档案收集、档案分类、档案保管和档案应用，每个环节之间既是相互独立的个体，却又存在紧密的联系，体现档案管理的效能。

3.5.1档案收集。进行档案管理的首要步骤就是收集资料，这就要求对电力企业中每个部门的发展历史、研究成果，进行系统的鉴定，收集保存价值重大信息资料。在具体的实施中，第一，建立健全管理制度，鉴别有价值的资料，进行归档保存；第二，规定各部门转却记录发明创新和生产活动，便于对档案信息的采集；第三，进行交流沟通，对各部门的档案定期收集。

3.5.2档案分类。把收集的档案资料按照内容进行科学分类，并编码记录，系统的进行排列，形成平行或从属的档案数据库；档案管理部门加强对登记、分类机制的完善，对档案的时间、范围做出详细要求；采用复合型方法进行分类，可以按照部门平行分类，或者根据时间纵向分类。

3.5.3档案保管。在档案保管中，要贯彻落实岗位责任制，第一，设定统一的规范和目标约束管理人员的行为，对资料的数量、格式和规格进行标准化要求，规范档案的目录、标题、时间等工作。第二，建内部控制制度，对工作人员进行监管，把具体工作落实每个人身上，掌握了解档案的库存情况，进行档案保管时，实行相互制约相互监督的模式，促使人们严格按照标准操作。当出现管理人员退休或调动前，需对其承担的档案管理实行全方位的检查，确定没有问题后，才可以办理相关手续，这样可以很好地的保护电力系统档案资料。第三，把档案管理纳入到业绩考核范围内，对于管理出现人为失误情况，进行处罚，严重的辞退，对于管理工作完善的人员，进行奖金、福利等奖励。

3.5.4档案利用。前三个环节的一切管理工作都是为利用打下基础的，通过借出、交流、阅览询等方式，发挥电力系统成果的余热，推动电力企业的技术改革。在档案查阅借出等环节都要进行如实的记录，保证档案的完整和安全。

4、结束语

综上所述，在新时期下，加强档案管理，对电力公司的发展和运营有重要的作用，通过加强单位管理层的重视、培训管理人员、增强理论指导、合理设计档案室等措施系统高效的进行档案管理，切实管理好档案收集、档案分类、档案保管和档案应用四个环节，促进电力系统档案管理发挥巨大的意义。

参考文献

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[4] 张琦，朱桂兰.关于电力系统档案管理的研究[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2012，11：53-54.