日常办公中Excel函数的应用技巧探讨

摘 要：目前在人们日常办公过程中，Excel软件扮演着极为重要的角色。该软件在国内以及国际中的运用频率相对较高。Excel软件具有较为强大的性能，其运行速度相对较快，对函数问题的处理能力相对较高。本文对Excel函数的相关概念进行阐述，并结合笔者自身的实践经验，将Excel函数应用的部分技巧进行介绍。

关键词：日常办公；Excel函数；应用

中图分类号：TP391.13 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2014） 02-0000-02

一、前言

在现行办公软件当中，Excel软件的使用频率以及使用范围相对较高，尤其是在对数据进行处理的方面，该软件发挥着重要的作用。然而在日常使用的过程中，多数工作人员仅仅运用Excel软件对表格进行简单数据处理，而对该软件深层次的运用价值并没有深入研究。本文针对Excel函数的相关概念以及Excel软件在数据查找、分类等方面的运用进行介绍。

二、函数的定义以及分类

在Excel软件日常工作的过程中，其所包含的函数实质为部分预定义的计算公式，根据既定的相关参数对输入的数据进行准确的处理。工作人员可以通过这些预定义的公式，对指定区域内的数据进行相关处理，例如求和、计算平均值、排序等。Excel函数共有11类，其中常用函数为日期与时间函数、财务函数、逻辑函数、数学与三角函数、查找与引用函数、文本函数。本文主要介绍以下五种函数：

（一）AND函数

当工作人员所输入的数据全部满足某种预定条件时，则其结果将显示为TURE，反之则显示为FALSE。在该函数中，所使用的参数应是逻辑数据，或者将逻辑数据包括在内的一系列数据。

（二）ROUND函数

ROUND函数在操作的过程中主要是对函数的返回值进行取整操作，确保取到对数据需要取到的位数。在对ROUND函数进行运用的过程中，ROUND（数值，位数）中位数明确后，即可以对数值进行四舍五入，确保得到需要的小数位或整数位的数值，进行后续数据处理。

（三）COUNT函数

COUNT函数的功能是统计指定区域中包含数值的个数，只对包含数字的单元格进行计数。COUNT函数使用时，先选定需要统计个数的单元格，插入COUNT函数，再选定包含数值的区域，点击“确定”，即将统计结果显示在选定的单元格中。

（四）SUMIF函数

SUMIF函数是一种常见的求和运算。SUMIF函数可以对选定区域依照指定条件进行求和，完成对数据的处理。在SUMIF函数应用的过程中要对选取区域的条件进行明确，常见条件主要是由数字、逻辑表达式等组成。

（五）F函数

在Excel正常工作的过程中，该类函数能够对数据的真假值进行处理，并根据处理的真假值进行不同结果的显示，因而该类函数又被称作为条件函数。该类函数的使用范围相对较广，其中包括运用IF函数对所输入数据的真假以及计算条件进行检验。

三、Excel函数的应用

笔者结合自身实践经验，对Excel函数及办公技巧的应用在以下五个方面进行介绍。

（一）将公式结果转化成数值

在完成公式计算后，如果要利用含有公式的单元格的数据，可以将包含公式的单元格中的数据转换为数值形式。选中包含公式的单元格，点击鼠标右键，选择“复制”，然后选中需要使用数据的单元格，点击鼠标右键，选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中选择“数值”，即可实现将含有公式的单元格数据转换为数值。

（二）数据对比分析

EXCEL中数据透视表是一种可以从源数据列表中快速提取并汇总大量数据的交互式表格，在对数据进行对比分析的过程中要对数据透视进行合理应用，要对各项数据进行合理归类，保证各项数据能够有效对比。Excel软件操作的过程中要对数据透视表工具进行合理应用，通过数据处理，完成各项数据操作。

数据对比是要将光标定位在“数据表”，通过数据表中的“插入数据透视表”内容，插入数据透视区域。在上述操作的过程中要对报表的筛选字段、行标签、列标签字段以及值字段进行合理选取。透视表建设的过程中要对报表的字段数据筛选范围进行明确，通过数据公式完成对比分析。用EXCEL建立趋势分析时要建立数据透视表并选择要分析的字段，适当情况下可以辅助图片直观地进行分析。将光标定位在数据透视表内，单击“插入折线图”或其他图形模板，制作出专业的图表。

（三）将数据进行等级分类

在编程的过程中，IF语句是使用频率相对较为广泛的语句，而在Excel软件中，IF函数也发挥着极其重要的功能。运用该语句能够对数字的等级进行准确的分类。例如在对学生的成绩进行录入时，传统的录入过程往往需要人工进行操作，对其优秀、通过等级别分类，因而出现错误的几率相对较大。而在运用Excel软件对学生的成绩进行录入进行级别分类，可以从根本上避免这一问题。例如，学生的成绩在表格的C列，选中需要返回等级的单元格，输入=IF（C2

（四）使用VLOOKUP函数垂直查询数据

VLOOKUP函数可以搜索指定单元格区域的第一列，然后返回该区域相同行上任何指定单元格中的值，例如，学生基本情况表（sheet1）中已包含学号，姓名及年龄等信息，在新建的学生成绩统计表（sheet2）中已有学号一列信息，姓名的信息可以通过VLOOKUP函数查询出来，不需要逐一输入姓名，选中姓名列单元格输入公式=VLOOKUP（A2，Sheet1！$A$2：$C$18，2）查询出学号所对应的姓名，然后向下复制公式，使其他单元格也能得出与学号相对应的姓名。

（五）使用rank函数排序

对某些数列值进行排序时，用户可能不希望打乱表格原有数据的顺序，而只需要得到一个排列名次。如统计学生考试成绩排名，在学生成绩一览表中已有学号，姓名，数学，语文，英语，总分，平均分几列，现增加名次一列，通过总分（F列）进行排名，选中名次第一个单元格，输入公式=RANK（F2，$F$2：$F$21），得到第一行总分所对应的名次，向下复制公式，得到其他总分所对应的名次，这样按照原来学号、姓名的顺序就可以计算出学生总分所对应的名次。

四、结束语

Excel函数是目前办公过程中使用频率以及使用范围相对较广的软件之一，该类软件的操作相对较为简单，对数据能够较为准确、迅速的处理，对文本能够正确的编辑，运用该类软件所储存的文件格式相对较为统一，因而企业以及政府均可以运用该类软件对相关信息进行处理。然而在对Excel软件进行工作的过程中，由于工作人员对其熟练程度相对较差，因而将会出现使用错误的现象，因而只有工作人员加强对Excel软件的熟悉程度，才能使得Excel软件更好的为使用者服务。

参考文献：

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[作者简介]汤文洁（1965-），女，江苏常州人，工程师，专科，主要从事网络维护及计算机教学工作。