新时期事业单位档案的数字化管理

【摘 要】目前，在信息产业经济的大背景下，通信技术、信息技术等以计算机辅助作业为首的产业技术体系得以不断完善，计算机所具备的强大功能价值及其技术辅助手段已经受到了人们的广泛认可。所以，对我国的事业单位来说，要想在当前的信息产业时代得以长足且稳定的发展，那么就应当顺应信息时代的发展趋势，满足时展的要求，加强自身的数字化管理及信息化建设。本文结合我国事业单位档案管理工作的现状，对新时期事业单位档案的数字化管理进行了简要探析，旨在促进事业单位档案管理效率的进一步提高。

【关键词】新时期；档案管理；事业单位；数字化

档案信息资源是一种事业单位、行政机关、企业等组织机构以及个人在工作、生活中的价值文献历史记录，可以说档案资源是信息含量丰富、价值含量高的一项重要的信息资源。然而，就事业单位当前的档案管理来说，经常性的存在档案繁冗及积聚量大等问题，并且人员保管意识差、查找搜索效率低。而随着以计算机、信息产业技术为首的产业化发展，数字化的档案管理模式所具备的价值、功能和作用日趋显现，并且受到了个人及社会组织机构的大力推崇，并且在日常的学习和工作中得以普遍应用。所以，事业单位应当积极的响应信息时代的号召，结合自身的管理需求，来对数字化的档案管理予以实行且推崇，只有这样才能够使单位的档案管理工作变得更为数字化、现代化和效率化。

一、事业单位档案数字化管理的作用

（一）提高档案利用率。正是因为以往传统档案基本上均在档案馆以及档案室存放、保管，并且绝大多数的档案载体都是纸张，这将在利用上带来不便。而数字化档案管理则能够使档案利用者将所查找的档案更加准确、便捷的查找到，而且档案管理数字化的实现，还能够大大的消除空间上和时间上的束缚，以此促进档案利用率的提高。

（二）提高经济效益。尤为迅速的社会经济发展使得庞大的信息量与滞后的办公方式之间有了尖锐矛盾的形成，过去采取的一直是粗放型的档案管理模式，也就是以办公费用和办公人员的增加来作为将此类问题解决的唯一手段，这便在很大程度上增加了事业单位的管理成本。而富有现代化气息的档案数字化管理，则将以往纸质载体的档案转变为机读档案，不但使得占地空间得以节省，有效的节约了档案保管费用，并且使得档案的查阅更为迅速、方便，从而防止了资料反复印制所导致的人员浪费、纸张浪费，经济效益也由此得以提高。

（三）提高办公效益。事业单位档案的数字化管理能够实现档案资料的及时归档，而且可以尽可能快的得以利用。就人事档案管理而言，因事业单位有着相对较为繁多的管理对象，管理对象的流动性较强，比如员工调动、退休等，要想对这些变动及时准确的进行统计，要想对这些情况动态的加以了解，那么就需要借助于以计算机网络为管理媒介的数字化档案来将当期的情况准确反映出来，并且在查询档案数字化资料上也更加快捷简单。由于档案信息的超时空流动，事业单位的档案库便由以往的保管文件实体的基地转变为提供信息的控制中心，事业单位的办公效益得以大大提高。

二、新时期事业单位档案数字化管理的强化策略

（一）树立档案数字化管理意识。事业单位的档案管理人员应当尽快的将档案数字化管理意识树立起来，不断的学习新知识和新技能，转变档案管理理念，创新档案管理手段，摒弃滞后的档案管理模式，并且始终随着时代的进步及信息技术的发展来更新自身的知识体系机构，从而以良好的素质及较强的专业技术能力，高效率的将档案的数字化管理工作做好。

（二）实现文书及归档处理的数字化。文书工作是事业单位尤为基本的一项工作，文书管理执行的好坏以及文书工作质量的优劣往往会直接影响到档案的整体成果。所以，为了更好的适应事业单位当期的工作需求，事业单位便难以避免的要对大量的电子文件进行处理，并且发文处理过程还需要通过网络来进行。所以，事业单位应当让拟稿人员在计算机中输入稿件，然后经过审核、签发、修改、盖章、分发以及归档的过程，来节省文书及归档处理的时间，最大限度的减轻档案管理人员的劳动负荷强度以及工作量。

（三）制定科学的管理体制及体系。事业单位应当切实的根据具体的数字化档案管理特点，构建及制定出与自身实际管理需求、办公需要相适应的一个档案管理机制，这便需要事业单位充分的确保档案保密机制、档案工作制度、档案使用机制、档案安全机制逐渐的相互联系，以便于将档案一体化建设文章实现。

（四）提高档案信息安全程度。应当严格的确保事业单位重要档案信息以及重要文件数据的网络使用安全，以此避免影响或者破坏档案信息的使用价值、文件数据的利用价值，促使单位再次将建设档案数字化的进程突破。因此，事业单位应当在目前的档案数字化模式下，切实的立足于档案管理实际，全方位、多角度的做好重要档案及数据的备份、电脑软件的更新及杀毒、杀毒软件的安装以及后续防火墙的访问设置及维护等诸多工作，以此防止因意外情况的出现所导致的损失。另外，事业单位还应当想方设法的做好档案文件的保密工作，要对数字化档案管理机制加以实行，确保档案数字化建设能够真正的遵章办事，大幅度的提高档案信息的保密安全程度，从而减少人为破坏文件、意外事件破坏文件的发生几率，最大限度的保证系统、档案及重要文件的使用安全。

三、结语

总而言之，在新时期、新时代的发展背景下，事业单位应当从自身的管理实际出发，尽可能满足网络信息时代的发展需求，持续不断的强化档案数字化建设及档案信息化建设，彻底的摆脱传统纸质档案的管理的工作负荷，提高档案的价值及功能，充分的将档案价值体现出来，促进档案信息职能的转化以及信息采集、管理的实现，促进事业单位档案数字化管理水平的提高。

参考文献

[1] 李坤.当前事业单位档案的数字化管理[J].科技致富向导，2012（20）.

[2] 张薇.试论事业单位档案数字化建设与管理[J].东方企业文化，2012（24）.