浅析管理信息系统在办公自动化中的应用

摘要: 在信息时代，运用现代计算机和网络技术，很多行业领域已经通过网络实现管理和服务职能的转移。网络能够让办公超越时间、空间、部门的限制，轻松实现信息资源共享和工作流程的优化，使服务变得优质高效而且规范。在经济和信息全球化高速发展的今天，办公信息化已经成为提高企业和部门的一个重要要素。近十多年信息化建设在我国迅速发展，各企业推行办公自动化、网络化、电子化、信息共享，以利用Internet技术来增强各部门的科学决策、监管控制，提高办公效率。而如何全面实行办公自动化管理，提高办公效率和网络信息安全，是信息化建设过程中的巨大挑战。本文详细讨论了管理信息系统在办公自动化中的应用。

关键词:管理信息系统；办公自动化；应用

中图分类号：TN948.61文献标识码：A 文章编号：

1、引言

21世纪是一个高效率、高科技、信息化的时代，办公自动化是实现办公高效率的基础。随着现代信息技术、网络技术、计算机技术的飞速发展，为办公信息系统的建设提供了非常先进的技术手段。当代经济社会的高速发展，为能够全面、准确地反映在信息社会和网络经济环境下办公自动化的时代特征，对管理的网络化、信息化都提出了新的要求。本文针对如何通过完善管理信息系统，使管理办公自动化，提高办公效率。

办公自动化这一概念的含义是在办公体系中综合运用现代电子科学技术和管理理论，融组织、控制、情报、通信、协同工作为一体，实现办公信息化，信息采集、传递、处理自动化和决策方法科学化。办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就大都叫OA，即办公自动化。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。企业网上办公自动化将人从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了单位办事效率和对信息的可控性，降低办公成本，提高执行力，使管理趋于完善。

2、信息自动化管理

传统的企业信息系统通常是基于数据库开发的一个独立系统,所以对于计算机操作不是很熟悉的新员工来说培训工作是在所难免的。管理信息系统（Management Information System，简称MIS）是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。管理信息系统油决策支持系统（DSS）、工业控制系统（CCS）、办公自动化系统（OA）以及数据库、模型库、方法库、知识库和与上级机关及外界交换信息的接口组成。

办公自动化（OA）系统提供信息化手段解决企事业单位、政府机关繁琐的日常事务处理所造成的人员成本、办公成本居高不下而办事效率低下等问题，实现单位内部各个岗位上的工作人员的协同交流，整合单位内、外各类信息系统和信息资源，实现通用日常办公流程的高效管理，同时用户通过系统提供的丰富的流程定制工具，可以迅速搭建起面向具体业务的办公环境。派得办公自动化（OA）系统真正实现了政府及企事业单位无纸化、无距离远程协同办公的新概念。

OA办公系统与企业现有ERP、CRM、HR、财务等系统相融合集成。OA办公系统有五大特性包括：开放性、易用性、健壮性、严密性和实用性。只有具备开放性的OA办公系统，才能与其他信息化平台进行整合集成，帮助用户打破信息孤岛、应用孤岛和资源孤岛。如今，大部分组织内部人员年龄跨度较大，众口难调，只有易用性高的OA办公系统才能获得用户的一致青睐。而OA办公系统的严密性和健壮性是衡量软件优劣的重要指标，也是反映OA软件厂商实力差距的重要方面。此外，不实用的OA办公系统，无论看起来功能多丰富，性价比多高，都可能造成与企业和行业发展的不配套，无法达到提升效率的目的。从万户OA在诸多用户中的表现来看，其在开放性、易用性、严密性、健壮性和实用性上达到了极致。

3、信息技术与办公自动化

信息技术是研究信息的获取、传输和处理的技术，由计算机技术、通信技术、微电子技术结合而成，有时也叫做“现代信息技术”。也就是说信息技术是延长人的思维器官处理信息和决策的功能，利用计算机进行信息处理，利用现代电子通信技术从事信息采集、存储、加工、利用以及相关产品制造、技术开发、信息服务的新学科。

办公自动化，office automation，简称oa，是将现代化办公和网络联系起来，结合在一起的新型的办公方式，是当前比较具有生命力的技术，是社会信息化的产物。随着中国加入WTO及全球经济一体化进程的加快，世界经济已由工业化经济逐步进入网络信息化时代。在信息时代来临之季，各企业都紧跟时代的脚步，转变着企业的经营模式、管理模式，从传统的人工管理体制，向信息自动化管理体制过渡。与此同时，企业的传统式的办公管理模式也在逐步向自动化办公管理模式转变。网络自动化办公系统就是在这样的大背景下应运而生的。

办公自动化是20世纪70年代中期发达国家迅速发展起来的一门综合性技术，我国OA经过80年代末至今10多年的发展，已从最初提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。

4、信息自动化管理在办公发展中的应用及特点

对于办公室及办公自动化发展，相信很难有一个准确统一的构思和描述，所谓智者见智，仁者见仁。但从信息技术的发展趋势所见，本人认为信息技术在办公自动化的发展具有以下几个特点：

4.1办公的非专业化

在现在的商务环境下，一般的事务职员也能熟练处理文件，因此办公环境需要设计完善，使普通用户可以通过输入数据和知识，然后制作出能读的文件，可以即时检索，瞬间向全世界传送。虽然作出的数据和知识比专家的质量会差，但是数量却远远多于专家。如今在互联网上的内容大约有数千亿页，这样庞大的信息可以通过检索高效地选择。

4.2办公自动化的内涵和外延

从办公性质来看，办公自动化应定位于数字化办公，应该是一信息化建设的基础。办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的，通过办公自动化，可以优化管理组织，提高效率，协同办公能力也得到增强。强化决策的一致性。办公自动化基础是对管理的理解和对信息的积累，技术只是一种手段，必须熟悉业务，对管理有深刻的理解，才会发挥办公自动化的作用。当然办公自动化离不开软件，硬件只是一个坏境保障，数字化办公在保障安全性的前提下，进行共享信息。 我国的网络工程建设逐步完善，对办公自动化起了一定推动作用。

4.3无限的无线办公场所

随着像Wi-Fi等无线技术的发展，基于网络的通讯方式迅速在工作领域兴起，这些通过手机、笔记本电脑等实现的通讯方式包括电子邮件、即时通讯、视频会议等应用得到了一次技术性的飞跃。封闭办公室的概念已经不复存在，人们可以在大厅、咖啡馆、机场、宾馆甚至于车上随时办公。

4.4视频技术的大量应用

未来办公室的另一大进化是大量视频技术的利用，视频的感性表现力大，所以在重要场合中被使用，随着视频技术和压缩技术的发展，诸如视频会议等得到大力推广。在微软总部举行的未来办公用品展上推广之一就是通过摄像头全方地看到与会者参加会议的情况，甚至还可以看到每一位发言人的面部表情，并进行互动式的讨论。

5、结语

一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段，发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段，对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

随着信息技术的快速发展，让我们看到了未来办公室的发展方向。我们相信，未来的办公室能以人为本地不断进化，灵活地组织，能够实现更快的决策。同时，这种全新的办公室将会提供我们更为顺畅的工作环境，创造有个性而且多样化的工作方式。

参考文献：

[1] 办公自动化概论[M]北京清华大学出版社，2004 8

[2] 办公自动化技术与设备[M]西安西安电子科技大学出版，2006 4

[3] 最新电脑办公自动化实用教程[M]北京航空工业出版社，2004 4

[4] 曾明．网络工程与网络管理[M]北京．电子工业出版社，2003