初任高校教学秘书的认知、心得与使命

摘要：教学秘书是高校教务管理的主要参与者、服务者，对教学工作能否顺利进行起着至关重要的作用。因此，如何更好、更快地认识教学工作、融入教学工作及承担起教学秘书的使命成为初任高校教学秘书的重中之重。

关键词：高校教学秘书；认知；教务管理；认知与心得

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）04-0033-03

作为高校教学管理的参与者、服务者，教学秘书是紧密连接教与学、教师和学生的重要桥梁。作为新入职的教学秘书，如何在短时间内认识、了解、熟悉教学工作，如何很好地承担起教学秘书的重大责任是保证高校管理工作高效运行的重要环节。

一、初任高校教学秘书的认知

1.教学秘书工作的主要内容。教学秘书是学校教务处管理下的院（系）的教学管理人员，是反映高校教学质量好坏、衡量教学水平高低的重要文明窗口之一。因此，作为新入职的教学秘书，必须首先清楚并熟悉教学秘书的工作：①常规工作：开学情况日报表反馈、教学任务的分配与协调、提前考试申请及审核、三学期制教材征订与核对、学生选课疑难问题解决与汇总、课程认定与抵充、监考安排、考试周试卷抽查、毕业设计（论文）及实践课程的安排与协商、毕业生毕业审核、延长学籍学生档案管理、试卷归档、学生大档案及小档案归档管理等。②非常规工作：教师出现临时意外状况调课及代课、教师申请教室、教师对学生学习反馈；学生漏错选课、学生办理病缓考、学生成绩查询及教学工作中其他临时性工作等。同时，作为高校的教学秘书，需要协调好与辅导员及其他部门管理者的关系，其中在日常生活中辅导员是和学生联系最紧密的人员，辅导员可以更好地从思想及生活中影响学生、教育学生；相对于教学工作，辅导员可以提供学生有关学习的相关情况，保障教与学顺利地进行。

2.教学秘书工作的特点及对策。①工作繁杂琐碎。教学工作具有不定时不定量的特征，工作内容繁杂琐碎，但与教师及学生的利益息息相关，教学工作能否顺利进行关系着整个学校的教学环节能否顺利开展1]。面对常规工作及非常规工作，新入职的教学秘书要做到以下几点：首先，一定要认真、细致，对教学工作有整体的了解和认识，同时了解院（系）学科分类、熟悉专业特点；其次，从身边其他专业的教学秘书那吸取经验，聆听他们的工作感想，边工作边总结边学习；最后，教学秘书要适应在信息化时代计算机的使用，通过教务处平台和学院平台，高效、正确、无误地处理教学工作。如利用计算机可以更好地安排日常教学工作中教材征订、主监考优化安排、学生毕业归档等。②服务对象的多样性、特殊性。作为本科生的教学秘书主要接触的是知识渊博、治学严谨的高校教师；充满活力、个性张扬、追求创新的新生代；学生家长及亲属等。同时教学工作中的毕业审核关系到学生能否顺利毕业，一旦延长学籍会影响学生就业，从而影响学生的职业规划等。这就要求教学秘书具有较好的协调沟通能力，同时在踏实工作的基础上，把《教育学》、《心理学》、《管理学》等课本中的知识灵活地运用到教学工作中，站在教师和学生的角度用心去工作，对待工作真诚、热情。③工作的重复性。“爱一行，干一行；干一行，爱一行”说的都是同一个道理。在周而复始的学期中，教学工作具有明显的重复性、单调性和规律性。这就要求教学秘书具有良好的心态和较高的职业素养，从平淡中吸取工作的精华，在工作中边学习边总结，不断地提高工作效率，在服务师生的过程中实现作为一名教学秘书的社会价值。

二、教学工作中的心得与使命

教学秘书作为教学管理工作中的重要角色，其工作的核心和宗旨都是更好地服务于师生。在工作中，教学秘书要充分领会四种身份、四种意识、四种用心、四种能力。

1.四种身份：参与者、领导者、服务者、管理者。教学秘书熟悉教学计划安排，是教学工作的重要参与者，在工作中要及时地通知教师及学生有关教学工作中的安排或者变化，如高校里面实行的三学期的选课制度，有部分新生不熟悉教学计划或者不熟悉选课系统，教学秘书作为领导者要发挥引导作用，使得学生有计划地进行选课和学习；在平常的教学工作中，教师和学生面临疑难问题，教学秘书要及时发挥好服务者的作用，第一时间为他们解决问题；每学期的考试试卷整理、每学年毕业生信息的审核、日常工作内容汇总等都会有大量的资料和信息，教学秘书需要准确无误地整理、分类，教学秘书必须成为一个好的管理者。

2.四种意识：主动意识、奉献意识、团结意识、保密意识。初任高校教学秘书，面对教师和学生，要急师生所急、急师生所需，站在教师教学、学生学习的立场去主动参与教学工作，而不是被动、按部就班地工作；教学工作具有琐碎繁杂、重复性等特征，教学秘书要有很好的奉献意识，热爱工作、乐于奉献，在工作中收获快乐和成长；作为教学秘书会经常接触教学院长、教学主任、其他专业的教学秘书、辅导员等，这就要求教学秘书具有良好的团结意识，较高的团队协作精神；教学秘书在日常工作中会接触到教师及学生的隐私信息及上级下发的重要文件，这就要求教学秘书具有较强的保密意识，在工作中做好保密工作。

3.四种用心：耐心、细心、爱心、责任心。教学秘书是高校教务管理的主要参与者、服务者，对教学工作能否顺利进行起着至关重要的作用。要想把教学工作做好，教学秘书必须认真仔细、有耐心，如学生在选课时没有按照教学计划中的课程号来选课，从而造成选课错误或者选的课不能认定学分，此时需要教学秘书耐心地讲解教学计划及及时帮学生解决选课的问题；教学工作琐碎繁杂，小到一个通知大到整个学校的教学秩序，教学秘书对待工作必须细心、细致，工作中的点点滴滴都不能出现差错；教师是园丁、学生是祖国的花朵，教学秘书在工作岗位上，热爱工作，热爱教师及学生，如：给予新进教师指导或者教学工作中的注意事项，帮助新进教师尽快进入角色，在学生遇到困难时给予学生鼓励和关怀，做学生的知心朋友，站在学生的角度上去思考问题和工作，具有太阳般的爱心，通过自己的一言一行为教育事业做贡献；教学秘书是高校教学工作的主要参与者、服务者，是连接教与学、教师和学生的重要桥梁，教学秘书要有较强的责任心、较好的职业素质，从而更好地为师生服务。

4.四种能力：良好的沟通能力、较好的管理能力、不断创新的能力、信息计算机的运用能力。教学秘书在和教师及学生接触的工作中，需要具备良好的沟通能力，很好地处理日常工作；教学秘书作为教学工作的主要参与者、服务者，对教学工作能否顺利进行起着至关重要的作用，使得教学秘书必须具备较强的管理与创新能力：教学秘书要听从领导的工作安排，统筹教师的上课安排，协调教师与学生间教与学的关系，同时教学秘书要保持头脑清醒、工作思路清晰、把握教学中的最新动态、努力更新知识、不断地发现新规律、不断地拓宽视野以适应新时期形势发展的需要；在信息化时代，快捷的计算机取代纸质办公方式使得教学工作更加高效、快捷，如：提前考试申请及审核、学期教材征订与核对、课程认定与抵充、监考安排、毕业设计（论文）及实践课程的安排与协商、毕业生试卷归档，学生档案管理、电子邮件等都借助于计算机进行，这需要教学秘书具有较好的计算机运用能力。

初任教学秘书，在日常工作中一定要时时刻刻用行动去证明、去领会、去应用四种身份、四种意识、四种用心、四种能力，相信一定可以将教学工作做得有声有色，保证教学管理工作的良好运行。

参考文献：

[1]杨雪.高校教学秘书工作浅谈[J].才智，2011，（32）.

作者简介：许万美（1986-），女，上海人，上海大学理学院大类通识教学教学事务中心、数学系教学秘书。