产品研制中过程文件的管理

【摘 要】为保证产品研制过程中有价值文件资料不丢失，确保过程文件规范化管理、合理利用，本文结合实际情况，梳理过程文件现状并分析存在问题，明确了过程文件管理信息系统、过程文件管理内容、以及具体管理控制要求。

【关键词】过程文件；规范化管理；信息系统

产品研制中形成大量表征产品功能、性能相关的文件资料，该类文件资料是各单位管理控制的重点，无论编制内容、书写要求、审签级别、更改控制等，均有整套完整的管理制度进行约束。但是随着产品研制工作的展开，各种会议汇报、排故攻关、试制跟产、对外技术交流等过程中，还会存在较多与产品相关的过程文件，该过程文件不管理会资源缺失，直接按产品文件管理又存在诸多不适应之处。

如何管理该类过程文件？本文将结合单位研制情况，分析过程文管理中存在问题，并提出初步的解决措施。

1 产品研制中过程文件的主要内容

在产品研制中形成的、或获取的不具备归档条件（指纳入产品数据管理系统、质量信息系统）但具有参考价值的文件资料，本文统一简称为“过程文件”。该文件数量多、涉及范围广泛，主要包括如下内容：

1）论证文件，指论证过程形成的各版本论证方案、论证报告，有价值的参考文献、经验总结，疑难问题，内外部交流研讨记录等；

2）汇报文件；

3）会议文件，指会议材料、会议记录、会议纪要、意见或问题落实情况记录等；

4）申报文件；

5）培训文件，指培训计划、培训总结、培训讲义等；

6）设计试验文件，设计试验制造过程中形成的问题协调记录、跟产记录、有价值文献资料和工作记录等；

7）其他过程文件。

2 产品研制中过程文件的现状和存在问题分析

2.1 现状

产品研制是一项系统工程，各专业主责产品的局部设计工作，设计人员计算机中存储大量的过程文件。因个人保存文件不安全易丢失或损坏，且存在历次过程文件版本不方便追溯等原因，已多次暴漏出过程文件无法及时提供现象。

梳理汇总过程无法提供现象，主要原因如下：

――工作调动或离职，过程文件未存档或交接无法获取；

――人员计算机损坏，过程文件不能恢复无法获取；

――人员存储方式问题或机器清理，过程文件被覆盖或丢失无法获取。

随着各单位产品数据管理系统的应用，数据的存储和发放已实现数字化管控，信息共享为产品设计提供极大便利。上述现象的出现，反映出过程文件统一管理的必要性。

2.2 问题分析

――产品研制单一或不够深入，过程文件较少；

――产品管理粗旷，未关注过程文件管理；

――没有相关管理制度，没有提供归档平台。

3 解决措施

加强过程文件的规范化管理，为有参考价值文件资料的共享或追溯奠定基础，将促进产品中相关技术知识的积累或继承。规范过程文件管理，重在制定合理有效的管理制度，提供可操作性信息平台。结合单位实际情况，应重点考虑如下方面问题：

3.1 研究分析，确认过程文件依托信息平台

随着单位信息技术的开发使用，已存在诸多信息管理系统，如PDM系统信息管理系统、质量信息管理系统、兰台档案资源信息管理系统、知识管理信息系统等。上述信息系统用途不同，各自存在不同类型文件资料，特别是知识管理系统，该系统的开发是为存在知识积累相关文件，目前在试运行使用阶段，因过程文件管理的空白，有人尝试将无法在PDM系统归档资料放在该系统进行管理，如培训材料；产品研制中，与产品直接相关的会议或汇报材料，有人尝试将其作为文件附件在PDM系统归档，文件正文仅简单说明附件来源、时间等概要信息。

依托现有信息系统平台，哪个更适合开展过程文件管理？经多个部门研究分析，确认过程文件依托平台――兰台档案资源信息管理系统（简称：兰台系统），梳理总结如下：

――过程文件内容广泛，现有知识管理系统不能满足需求，另外知识管理系统存放的是相对成熟文件资料，而过程文件重在管理产品研制中形成或收集的一切有价值文件资料，过程文件纳入知识管理系统不合适；

――过程文件形式多样，PDM系统存放的文件从格式模板、书写规范化，到电子审签归档均有严格要求，前期尝试将过程文件以文件附件形式纳入PDM系统归档，发现存在如下弊端：重点不突出、多版本存在不能产生关联，不方便查询利用。目前PDM系统主要管理产品直接相关的文件和图样的编写、审签、归档、发放及更改过程文件，实现与产品相关数据的电子化管理过程。过程文件形式没必要符合现有文件规定，纳入PDM系统不合适；

――兰台系统是归档文件的平台，存在档案部门接收的单位内部和外单位所有文件资料，过程文件是单位内部产生的特殊类型的文件资料，该类文件管理重点是存放、查询使用，纳入兰台系统较为合适。

3.2 梳理过程文件内容，确认与其他平台存在文件关系

经过调研，初步确定过程文件的内容，凡不能纳入PDM系统、质量信息系统、知识管理系统归档的论证相关文件、汇报相关文件、会议相关文件、申报相关文件、培训相关文件、设计试验过程相关文件、合同相关文件等文件资料（含记录）均按过程文件依托兰台系统进行管理。

对已纳入其他信息系统的上述文件资料，暂不变动，存在个人电脑中的上述过程文件，逐步纳入兰台系统，归档过程中发现超出上述定义的文件，需要及时补充完善过程文件定义内容。

3.3 制定管理制度，明确具体实施规则

过程文件规范化管理，需从如下方面明确操作规则：

――明确兰台系统中如何规范建立过程文件存放层次结构树，各单位如何按类存放过程文件；

――明确兰台系统各单位文件管理员权限，过程文件导入形式、时间要求、后续管理工作内容；

――明确兰台系统通用过程文件的管理单位、导入规则，杜绝过程文件信息冗余；

――为满足集中存放、查阅方便，详细规定“文件级”和“案卷级”分级管理原则、分级编号要求、命名要求、导入必备信息记录要求等；

――根据过程文件特点，明确文件格式、字体、字号、是否审签等可保留原有形态，但应保证内容清晰、版本正确，促进文件归档；

――明确兰台系统过程文件维护利用要求，确保存放的文件管控，推动过程文件有效利用。

4 应用情况简介

过程文件管理制度实施后，各单位文件管理员积极组织有关过程文件导入工作，已将部分过程文件顺利纳入兰台系统。新编管理制度基本可满足现行管理需求。

下一阶段工作目标是逐步完善过程文件数据库，确保过程文件规范化归档、有效查询利用，杜绝过程文件丢失或混乱存在。