对施工企业项目物资信息化管理的见解

摘要：文章以信息化管理在建筑工程项目物资管理中的运用为主题，通过对当前项目物资在信息化管理过程中存在的不足、项目物资信息化管理必要性的分析和探讨，提出了对当前建筑工程项目物资信息化管理的一些见解。

关键词：施工企业；项目物资信息化管理；见解与分析

随着市场和信息技术的发展，建筑工程项目物资管理日趋重要，物资管理工作任务也越来越繁重。为了实现项目物资管理的规范化、标准化、制度化和科学化，确保项目施工生产顺利进行，提高物资管理的整体效益，需要对施工过程中出现的有关物资管理的各种业务数据进行系统、有效的收集、整理、分析和处理。在此过程中，如何利用现代信息技术和网络优势来有效地进行物资信息化管理便成了与时俱进的课题。

一、工程项目物资管理信息化的必要性

当今时代是信息时代，任何脱离现实环境的管理都将成为过去，传统的管理模式和方法随着信息时代的到来必须迎来一场阵痛的蜕变。越来越膨胀的业务数据和纵横关系要求对建筑工程项目物资管理业务进行信息化处理，这样才能适应新时期物资管理高工作效率和高质量的要求。利用信息及网络技术创新物资管理模式和方法，可以有效提高施工企业的市场竞争力。

（一）加快沟通速度，提高沟通效率，提升管理水平

以网络化、系统化、集成化为特点的现代施工企业工程项目物资信息化管理模式，畅通了工程项目物资管理信息沟通渠道，解除了传统工程项目物资管理中信息沟通过程中的诸多障碍， 使得项目内部平行部门之间、项目与上级业务部门之间、项目与外部市场之间的沟通速度、深度和广度均得到了质的提高，有利于工程项目物资管理实现现代化，能有效地提升项目管理水平和企业核心竞争力。

（二）可实现物资业务数据动态化管理

建立项目物资信息化管理平台，利用电子及网络技术，将物资管理从计划、合同签订、采购、检查验收、入库、出库、使用到废旧物资处理等物资管理全过程进行信息化管理，各业务部门和人员使用计算机终端，及时将各项数据准确录入和传输，各种物资数据得到了实时传输、物资管理实现了动态化管理。传统的通过人工传递数据的时间较长，传递过程中妨碍因素多，导致传递数据的准确性、及时性得不到保障。通过建立物资信息化管理平台，利用互联网传输，信息处理的效率马上得到了提高。比如，通过信息化平台，企业上级管理部门可及时查询、统计、汇总所属各级的物资使用情况、库存情况、收支情况，以及库存成本、各工程耗用物资成本等信息，以便适时地分析，为领导层决策提供可靠的依据

（三）利用信息化管理，使项目物资管理更加规范化、标准化

利用物资管理信息平台，建立企业内部统一的、标准的物资计划、采购、供应、收发料、消耗分析、周转料管理、废旧物资回收等物资管理模块，各管理模块详细规定了物资管理的流程和步骤，提出了卡控要点和措施，简单实用，易于操作。各项目物资管理统一按此标准程序和模式进行操作，减少了随意性、人为性和盲目性，使施工企业项目物资管理的规范化、标准化水平得到质的提升。

（四）项目物资管理信息化能减少人的劳动量

项目物资管理信息化使人从众多杂乱、烦琐、耗时、耗力的传统管理事务中解放出来，大大提升了工作的效率和质量。此外，“电子化”的办公方式在节约办公用品的同时减少了人力成本。

二、项目物资管理过程中存在的问题

（一）管理模式和手段落后，缺乏对信息化管理的重视

目前很多的建筑工程物资管理模式及手段多停留在传统意义上粗放式的管理阶段，不重视项目物资管理信息化建设，仅注重一线生产，认为施工现场的主要任务是工期、质量和安全，工程顺利完工交验就大功告成。殊不知，物资管理工作的好坏，既直接关系到工程的工期、质量和安全目标是否顺利的实现，也直接决定了项目管理的成败。企业的最终目的就是获得价值，项目更不例外。众所周知，目前建筑工程的物资成本占工程全部成本的比例已经达到60%～70%，也就是说项目成本管理主要在物资管理上。因此，加强项目物资的控制和管理，利用物资信息化管理系统对项目物资的统计、核算和经济活动分析进行系统的、全面的、科学的、实时的分析和评价，能够及时掌握项目物资管理状况、发现物资管理存在的问题、及时制定相应的处理措施并督促问题得到解决，同时有助于物资管理者及时掌握库存及消耗情况，避免现场物资出现库存过剩或物资紧缺等失控现象。

（二）物资管理的软硬件投入不够

因为建筑工程点多面广，项目分散，既不固定，也无法集中，它可能存在于人迹罕至的无人区，也可能在毫无通讯的大山里，或许在空气稀薄的高原上。它与工厂信息化管理比较而言有天生的不足，其临时性、流动性的机构和人员更注定了工程的不稳定性。

这正是很多项目物资信息化管理的障碍。比如，很多项目没有建立网络，有网络的没有相应的物资管理信息软件。殊不知，这恰恰能体现我国的网络和信息优势，只要建立起流畅的网络，建立起共有、统一、实用的信息化管理平台，就能在大江南北同时实现数据共享，实现信息化管理。

（三）人力资源严重不足

一是物资管理人员严重紧缺，很多项目物资人员在超负荷工作，既要不时地完成一些具体的、基本的现场物资管理工作，如催货、收料、验收、发料、物资清查、保管、堆码、文明施工等工作，同时又要兼顾计划、招投标、合同管理、物资账务、核算、供应商管理、供应商付款、清算、物资核算、成本分析等繁琐而又必要的工作。二是物资信息化管理人员严重不足。物资管理人员要懂信息化管理和操作，才能顺利完成相关统计、录入及管理业务，但由于大部分物资管理人员文化素质不高、年龄偏大，要按照物资信息化管理要求去完成工作是很难的。另外，物资管理培训不到位，大部分物资管理工作者都是边干边学，基本没有参加过正规的学习，应付繁重的物资管理工作已经非常吃力，就更别说信息化管理了。目前的物资管理人员基本是一些具有丰富现场经验的老同志，但要他们按照现行的信息化管理要求来做，他们做不到，而更多的年轻人喜欢现代网络和信息化，但他们大多不熟悉物资管理业务。由此可见，物资管理培训不仅要针对不懂信息化的老同志，更要针对对物资管理业务不熟悉的年轻工作者，要培养复合型物资管理人才。

三、项目物资信息化管理的措施

（一）改变管理模式，建立科学的项目物资管理信息平台

项目物资管理者特别是施工企业管理者应充分、准确认识到项目物资管理的方法已由传统的制度化和程式化转向了模块化。简明、精确、快速的模块化电子管理程序使得传统的职能计划和信息处理变得异常简单，信息化在建筑生产与项目物资管理中发挥着越来越大的作用。因此，应努力创造良好的信息化管理氛围，有效实施建筑信息化战略。积极建立项目物资管理信息平台，以电子化的方式快捷、及时、全面地反映物资的种类、规格、数量、单价、采购、入库、出库、库存、使用情况。同时，可利用其强大的查询及报表功能及时、准确地掌握所需数据，为项目的决策提供准确、便捷的支持平台，帮助建筑企业更有效、更全面地管理物资。

（二）加大软硬件投入，建立物资管理电算化系统和项目综合信息管理系统

工程项目信息化管理系统的推广应用是强化项目管理和提高企业运行效率的迫切需要，为了更全面地实现建筑工程物资管理水平信息化建设，需要从项目物资管理电算化和项目综合信息化系统两个方面进行设计，建立统一的、标准的、相互衔接的信息系统。

1. 建立项目物资管理电算化系统。物资管理电算化系统是结合国内众多大型建筑企业的成功管理经验开发的专业物资系统管理软件，将物资管理的各项功能进行模块化设计，将物资计划、合同管理、采购、入库、出库、库存等各个工作环节进行整合，建立了一个完整的数据库，通过自动登账、汇总生成所需要的各种台账、报表和信息资料。使用者通过基层收料、发料、调拨、调整、退料等原始单据的录入，自动生成物资卡片、物资动态、工号台账、库存汇总、消耗汇总及相关的核算资料，大大减轻了现场物资管理人员的工作强度，避免了人工计算错误，能确保核算准确；同时系统有强大的EXCEL报表生成功能，使得所产生的报表和数据都能自动生成EXCEL报表，方便日常管理和信息传递。系统提供各种数据接口，可以通过OA（办公自动化系统）、INTERNET（互联网）、E-MAIL（电子邮件）、U盘（USB设备）等多种方式传输数据，即使是边远山区没有通讯的项目也能将本系统数据进行及时、方便、安全、高效的传送和共享。物资电算化管理的前提是设置统一管理规则和标准，如统一的物资分类、物资编号、物资目录、收发料单格式、报表要求及格式、工程工号或成本科目设置要求、结账流程等，各工程根据自身管理要求在权限范围内进行设置。

2. 建立与物资电算化系统相衔接和兼容的工程项目综合管理信息系统。工程项目综合管理信息系统是集工程（含调度、技术）、物资、机械设备、安全质量、成本管理等工程项目管理各项功能于一体的工程综合信息化管理手段，它将传统的工程管理进行系统化、信息化和网络化管理，是现代大型施工企业提高企业管理水平、提升核心竞争力的有力手段。目前，很多大型施工企业特别是国际性施工企业以基本建立或正在建立综合管理信息系统，可以说它已经成为施工企业信息化管理的发展方向。但在此过程中，出现物资电算化系统与项目综合信息管理系统互相独立、或不兼容、或工程重复的现象，造成项目综合信息化系统中物资管理功能模块脱离实际，可操作性差，甚至在使用过程中得不到操作者的认可。这就需要企业管理者特别是系统管理者足够重视，优化功能设计，考虑和改进物资管理电算化系统平台与综合信息化管理平台的使用和兼容，充分发挥项目综合管理信息系统和物资管理电算化系统的信息化管理功能，切实提高企业管理水平。

3. 要实现上述目标，还需要企业管理者加大对物资信息化管理的软硬件投入，根据自身项目的实际情况配置足够的信息化软硬价设备。

（三）加强领导、明确责任是保障信息化管理工作顺利推进的前提

为保证物资管理信息化管理工作的有序推进，企业管理者需要周密部署，强力推进。一是健全机构，加强领导。成立由总经理、总工程师及相关部门负责人组成的领导小组，全面负责物资信息管理系统的组织领导和协调工作。二是制订推进计划，明确责任。按照企业总体部署制周密的推进计划，严格落实责任领导、责任人，确保此项工作按期完成。三是强化培训，提高相关人员素质。按照项目物资信息管理系统的要求组织物资、设备、安全质量、成本管理、工程等部门和相关人员，采用理论学习和实际操作相结合的方式进行集中强化培训，培训可涉及系统管理、工程、计价、安质、物资机械管理、工经管理、生产调度等内容。通过培训可有效加深参训人员对项目物资管理信息系统的了解，不但掌握了工作的重点和要点，而且增强了各项目物资管理信息系统工作人员的责任心和紧迫感，有力地促进了综合管理信息系统各项工作的全面推进。

（四）加强人员的管理和培训、提升物资管理人员的数量和质量。

物资管理在工程项目管理中的地位不言而喻，而加强对物资管理人员的管理和培训更是实现物资管理特别是物资信息化管理的基本前提。针对目前物资管理人员的现状，本文重点从以下两方面谈谈加强物资管理工作。

一方面，加大物资管理人员的投入和引进。针对目前很多施工项目现场物资管理人员配备严重不足、人员结构老化、文化综合素质低等情况，各施工企业应加强专业物资管理人才的引进工作，壮大物资管理队伍，加大人才储备。首先，应改变过去只重工程、不重物资的管理理念，提高物资管理人员的待遇、地位和发展空间，使物资管理“能招到人、能留住人、能吸引人”。其次，物资管理人才的引进既有外部引进，也有内部调整，在人员引进时，应重视其综合素质、业务能力和职业操守方面的发展。

另一方面，加强既有物资管理人员的培训，提升其文化素质和业务素养。首先，定期或不定期组织培训班，对项目物资管理人员进行文化教育和业务技能培训，特别是对物资管理信息化知识加强学习，达到理论与实际相结合，使项目物资管理者对项目物资管理信息化建设的意识和信息化管理业务能力的掌握都得到不断提高，保证信息化构建的实用性和长期性。其次，定期或不定期地举行物资管理技术比武，在企业内部或企业之间加强物资信息化管理的技术交流活动，相互学习，取长补短，对技术比武中表现突出的技术骨干要给予奖励，在企业内部形成你追我赶的物资管理信息化比武热潮和氛围。

（五）加强物资管理信息化管理的检查和考核

施工企业应建立物资信息化管理检查和考核机制，落实责任人，定期或不定期对项目物资信息化管理进行检查，过程中必须留下检查、整改及处理记录，发现的问题要及时分析原因、及时处理，对责任人要奖罚分明，实施激励机制。

总之，在信息经济时代，建筑物资信息化管理就是利用现代管理理念和技术，改变建筑物资的传统管理模式，把建筑项目物资管理进行优化，把信息化管理的价值潜力发挥出来，这样才能提高建筑企业经营效率和管理效益，为建筑企业创造竞争优势。

（作者单位：中铁八局集团第四工程有限公司）