新形势下事业单位会计档案管理研究

[摘 要]事业单位档案管理主要是应用会计档案管理工作，随着会计电算化的发展，档案管理工作中出现了诸多问题。为完善会计档案工作中出现的薄弱环节，应建立和完善一套健全的会计档案管理制度，规范管理实施细则，加强会计档案管理。

[关键词]会计；档案管理；事业单位

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0209-01

1 会计档案的分类

会计档案主要记录与单位业务经济相关的重要资料、各种收据和历史记录等，方便单位查证和核算，包括会计账簿、会计凭证以及财务相关报告。主要有以下几类。

（1）会计凭证类：汇总凭证、账目凭证、原始凭证以及其他会计凭证。

（2）会计账簿类：日记账、辅助账簿、明细账目、总账目、固定资产卡以及其他会计账簿。

（3）财务报告类：年度、季度和月度的财务报告，包括会计报表、附注、附表和相关文字说明等。

（4）其他类：银行对账单、银行款项调节表、会计档案流向清册、会计档案注销清册、会计档案托管清册以及其他需要留档的会计核算相关资料。

2 当前会计档案管理中存在的问题

2.1 电子数据档案应用不广

随着会计电算化的推进，大部分事业单位都放弃了旧式手工纸质记账方式，而采用电算化进行会计工作，给会计核算工作带了诸多便利。财政部门专门颁布的《会计电算化工作规范》，进一步明确了会计电算化的重要性，并详细定义了电算化会计档案内容，规范了电算化会计档案的管理防护工作，要求做好防潮、防火、防尘和防磁细节，养成备注双份重要会计档案的自主意识，以备查证。但是，目前仍有很多单位因为电子设备和工作人员自身问题等各种原因，忽视电子数据备份的重要性，只是把计算机打印的账本和凭单等归纳到会计档案进行保管，没有做好双份备注工作。也有些单位单纯依赖计算机电子数据备份，一旦电脑出现故障就可能造成备份数据丢失，或者财务软件更新后未保存原有数据，致使电子数据无法查阅。

2.2 部门预算方法新形势的要求

《会计档案管理办法》于1999年1月1日实施，随着科学技术的迅猛发展，其中的部分规定已无法适应新形势需求。2002年，我国已经开始全面实行部门预算，所有事业单位都实行了编制部门预算方法，这种部门预算方法在事业单位中得到广泛接受和实施，并取得良好反响。部门预算方法统一和规范了编制预算办法，使财政保障的程度显著升高，有效促进社会经济事业的和谐发展。在事业单位实行部门预算方法时，进行的“二上二下”编程会产生一系列对应的输出表，是部门预算的相关细则业务材料，在会计工作中的意义重大，有着较强的可比性和连贯性，如果只是保存其文书档案的话，无法对财务情况进行准确、有效地分析利用。

2.3 会计档案管理工作主管部门不明确

很多企业的会计档案管理的主管部门是由出纳兼任的，明显违反了行业规则。在实际会计工作中，主管部门很少关注《会计档案管理办法》，档案部门的年度档案业务培训也没有将会计档案人员包括在内，会计档案管理处于无人管束的境地。企业的会计工作很受重视，每年都会投入资金对会计人员进行业务培训，这些培训虽然偶尔会涉及会计档案管理内容，但大都偏重于理论方面，缺乏实践指导意义。这导致企业会计档案管理质量不高，档案封面信息填写不齐全，装订不够规范，档案分类归纳不够到位，很多档案没有目录或者目录不够详细，使得会计档案管理的处于混乱状态。

2.4 单位财务部门和档案部门职责不明确

《会计档案管理办法》规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂且由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”很多单位虽然设立了档案机构单位，但是会计档案仍然由会计机构进行保存，由于档案机构处理的档案比较繁多，很难及时对会计档案进行及时归档和整理，会计档案是国家档案的重要组成部分，这样的处理方法明显不妥，影响到档案的处理有效性。

3 如何解决会计档案管理问题

3.1 加强对会计电子档案的管理

会计的信息化程度越来越高，电子档案比纸质档案有更多的优势，很多档案都以电子档案的形式保存，但把纸质档案转换为电子档案，并不意味着档案管理工作的结束，还应严格按照《会计电算化工作规范》的要求，对电子档案数据进行备份，根据档案重要性的不同，选择电子档案的存储介质。载有会计档案数据的光盘和磁盘应该放在防潮防磁的容器里。

3.2 修订会计管理办法的规范操作制度

应该扩大对账单的定义，不仅仅局限于银行出具的对账单，部门预算表也应该纳入会计档案中，使会计档案起到还原企业经济活动和组织活动历史画面的作用。

3.3 加强会计档案管理人员的技能培训

人才是企业发展的源动力，对于会计部门也是如此。财政部门和档案部门应定期对档案人员进行培训，规范会计档案管理人员档案分类、立卷、装订、移动、编写目录等具体操作，把会计档案管理纳入企业日常工作检查中。

主要参考文献

[1]孔万生.浅谈事业单位会计管理的有效途径[J].行政事业资产与财务，2012（14）.

[2]窦淑娟.新会计制度与事业单位会计改革研究[J].企业研究，2011（14）.